Papiere sortieren, in 3 Schritten zum Erfolg

Die Theorie kennt jeder – eingehende Rechnungen, Vertragsänderungen, Briefe u.a.m. sollten nach Themen und Datum sortiert und regelmäßig in Ordner abgelegt werden. Damit bestimmte Belege schnell gefunden werden, ist ein gut strukturiertes Ablagesystem notwendig.

Doch wie ist es oft in der Praxis? Sie konnten sich aus persönlichen Gründen nicht regelmäßig um den  Papierkram kümmern? In den Ordnern ist keine Struktur mehr? Papiere wurden überall abgelegt, nur nicht im Ordner – das Chaos regiert.

In dieser Situation wenden sich viele Kunden mit der Frage an mich: Ich muss meine Papiere sortieren, doch wie fange ich an und wie gehe ich am besten vor? Ich habe schon mehrmals angefangen, finde aber kein System und höre dann frustriert wieder auf.

In diesen Beitrag werde ich in einzelnen Schritten darstellen, wie ich Unterlagen und Papiere sortiere. Auf diese Grundlage erhalten Sie eine leicht verständliche Anleitung, wie Sie in 3 Schritten Ihre Papiere sortieren können. Nur Mut, warum sollte meine, auf praktischen Erfahrungen aufgebaute Vorgehensweise nicht auch bei Ihnen zum Erfolg führen?

Papiere sortieren, was brauche ich?

Die richtige Vorbereitung ist der halbe Erfolg. Suchen Sie zunächst alle Belege in der Wohnung, im Haus, im Auto oder in der Garage zusammen und sammeln Sie diese in einem Karton oder Wäschekorb. Vergessen Sie nicht Ihre Aktenordner, Hängetaschen, Mappen, Folien u.a.m.

Papiere sortieren – das brauchen Sie?

• Zeit: Papiere richtig sortieren kostet Zeit. Das ist in der Regel keine Arbeit, welche mal schnell zwischen Kaffeetrinken und Sonntagsfilm erledigt ist
• Platz: zum Ablegen der Papiere und Dokumente brauchen Sie viel Platz.  Achten Sie darauf, dass keine Kinder oder Haustiere Ihnen die Arbeit nicht erschweren ..
• weiterhin: Schreibblock, Filzstift, Büro- oder Heftklammern, Klebeband und einen Papierkorb

Papiere sortieren, wie starte ich?

In der Praxis erlebe ich oft folgende Situation:
Es sind einige Aktenordner vorhanden, wo die Unterlagen mehr oder weniger sortiert abgeheftet wurden. Aus persönlichen Gründen konnte dann dieses Ablagesystem nicht weiter geführt werden. Daher erhalte ich außer Aktenordner auch mehrere Kartons mit losen Papieren – Versicherungsunterlagen,  Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge, Kontoauszüge, Rechnungen …

Im ersten Schritt müssen nun alle Unterlagen – egal ob im Ordner oder lose – nach Themen vorsortiert werden.  Dafür brauchen Sie viel Platz.

Wo lege ich die Papiere ab?

Ich nutze für die Ablage der vorsortieren Dokumente stapelbare Briefablagen, welche ich nach Themen beschrifte.  Welche alternativen Möglichkeiten können Sie nutzen?

• die Unterlagen können auch auf mehreren Tischen nach Themen abgelegt werden
• Sie haben ein Bücherregal o.ä.? Räumen Sie dieses vorübergehend aus. Regale sind eine ideale Ablagemöglichkeit für diese Arbeiten.

Papiere sortieren, was sind Kategorien?

Die Papiere werden zunächst nach Themen, z.B. Versicherungen oder Gesundheit vorsortiert. Diese Themen bilden die Grundlage für die spätere Kategorie-Struktur im Aktenordner.

Erstellen Sie sich aus Papier kleine Schilder und beschriften Sie diese mit den Themen Ihrer Unterlagen – so z.B.:
Persönliche Dokumente | Beruf  | Versicherungen | Wohnen / Immobilien | Finanzen / Steuern | Fahrzeuge | Gesundheit

Nachdem diese Kategorieschilder an den Briefablagen, am Regal oder auf dem Tisch (im Abstand von ca. 25 cm, entspricht der Breite eines DIN-A4 Blattes) mit einem kleinen Klebestreifen angebracht sind, kann die eigentliche Arbeit beginnen.

Nehmen Sie jedes einzelne Dokument in die Hand und ordnen Sie es einer der nachfolgend  genannten 7 Kategorien zu. Da es sich zunächst – auch aus Platzgründen – um eine grobe Vorsortierung der Papiere handelt, müssen Sie innerhalb der Kategorien nicht auf Unterthemen oder Datum achten.

Tipp 1:  Viele Briefe z.B. vom Jobcenter oder von Versicherungen bestehen aus mehreren Seiten. Suchen Sie alle Seiten eines Briefes zusammen. Sortieren Sie die Belege entsprechend der Seitennummerierung  und heften Sie diese gleich mit einer Büro- oder Heftklammer zusammen.

Tipp 2: Im Rahmen dieser Vorsortierung können Sie auch entscheiden, welche Unterlagen muss ich aufbewahren bzw. welche Belege können entsorgt werden? Gern können Sie sich dabei an den Aufbewahrungsfristen für Dokumente orientieren.
Wenn Sie sich nicht sofort entscheiden können, ist das auch kein Problem. Nach dem Abschluss der Sortierung liegen alle Unterlagen nach Kategorie und Datum sortiert vor Ihnen. In diesem Zusammenhang ist es oft leichter zu entscheiden, welche Unterlagen entsorgt werden können.

Mein Lesetipp:

• Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Rechnungen, Belege
  Wie lange müssen Verträge, Rechnungen und Kaufbelege aufbewahrt werden? Hier unsere Empfehlungen zu den Aufbewahrungsfristen für Firmen und Privatpersonen.
• Akten digitalisieren, Aktenordner scannen, Aktenscan
  Welche Kosten verursacht Ihr Aktenarchiv? Wie sicher lagern Ihre Akten im Archiv? Ist die Luftfeuchtigkeit im Archiv ideal für die langfristige Lagerung von Papierakten? Jetzt Kosten sparen und Akten digitalisieren. Wir unterstützen Sie bei der Aktendigitalisierung und bei der datenschutzgerechten Entsorgung von Altakten.
• Studienunterlagen digitalisieren, Zeugnisse scannen?
  Studienunterlagen digitalisieren, Zeugnisse und Ausbildungsnachweise scannen und eine digitale Kopie langfristig sicher archivieren.

Welches Dokument gehört in welche Kategorie?

1. Persönliche Dokumente
Heirats- und Geburtsurkunden, Familienstammbuch, Reisepass, Meldebestätigungen, Lebenslauf, Testament, Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Meldungen zur Sozialversicherung

2. Beruf
Zeugnisse, Studienunterlagen, Diplome, Arbeits- und Ausbildungsverträge, Fortbildungsmaßnahmen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen

3. Versicherungen
Versicherungsverträge jeder Art, Versicherungsnachträge, Unterlagen zur privaten und gesetzlichen Rentenversicherung

4. Wohnen oder Immobilien
Mietverträge, Belege für Kaution, Nebenkostenabrechnungen, Verträge mit Versorgungsträgern (Strom, Gas, Wasser) und Telefonanbietern, Rundfunkbeiträge, Kaufbelege Wohnungseinrichtung und Elektrogeräte, Notarielle Verträge und Urkunden zum Eigenheim bzw. zur   Eigentumswohnung,  Grundbuchauszug, Rechnungen zu Reparaturen und Modernisierung

5. Finanzen und Steuern
Steuererklärungen, Steuerbescheide, Kontoeröffnungen, Kontoauszüge, Freistellungsaufträge, Vermögenswirksame Leistungen, Kreditverträge, Aktien, Geldanlagen

6. Fahrzeuge
Fahrzeugpapiere, Unterlagen Kfz-Steuer, Rechnungen Reparatur, Belege zu Unfällen, Mitgliedschaften Automobilclub, TÜV- und ASU-Belege

7. Gesundheit
Krankenversicherung, Schreiben Krankenkasse, Impf- oder Mutterpass, Auslandskrankenversicherung, Pflegeversicherung, Rechnungen zu Behandlungen, Ärztliche Gutachten

In Abhängigkeit von Ihrer Familiensituation und von Ihren Hobbys oder Freizeitaktivitäten ist es sinnvoll, bei Bedarf weitere Kategorien anzulegen. Diese könnten z.B. sein:

Kinder
Für jedes Kind wird eine Kategorie (= später ein Ordner) mit folgenden Dokumenten angelegt: Geburtsurkunde, Impfausweis, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise, Hobby, Mitgliedschaften in Vereinen

Freizeit und Sport
Verträge zu Mitgliedschaften im Fitnessstudios oder Vereinen, Kaufbelege für Sportgeräte oder –Ausrüstung

Nach Abschluss der Vorsortierung sollten Sie nun Ihre Papiere auf mind. 7 Stapel nach Kategorien sortiert haben. Glückwunsch, ein großer Teil der Arbeit ist geschafft.

Papiere sortieren, fast geschafft!

Nun geht es an die Feinarbeit. Jetzt werden die Dokumente jeder Kategorie nach Unterkategorien sortiert.

Der Stapel „Versicherungen“ beinhaltet z.B. alle Dokumente, welche Sie dem Thema Versicherungen zugeordnet haben. In dieser Form können die Unterlagen jedoch noch nicht abgeheftet werden.

Jetzt erfolgt die Sortierung nach der Art der Versicherung, nach der Gesellschaft und der Vertragsnummer. Sie erhalten mehrere kleine Stapel, jeweils mit den Belegen Ihrer Unfall-, Lebens-, Haushalt- und Haftpflichtversicherung.

Die Papiere im Stapel „Beruf“ werden in die dazu möglichen Unterkategorien Zeugnisse, Studienunterlagen, Diplome, Arbeits- und Ausbildungsverträge, Fortbildungsmaßnahmen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen sortiert.

Damit Sie hier den Überblick behalten, sollten Sie sich die Unterkategorien auf Blätter (mind. Größe A5) notieren und damit die einzelnen Unterkategorien in Stapel trennen.

Papiere nach Datum sortieren

Im letzten Schritt werden die Dokumente jeder Unterkategorie nach Datum aufsteigend sortiert. Ziel ist, das nach Datum aktuelle Dokument liegt im Stapel obenauf.

Alte Papiere aussortieren

Sofern Sie nicht schon während der Sortierung alte Dokumente aussortiert haben, ist nun der richtige Zeitpunkt dafür.

Alle Unterlagen liegen jetzt nach Datum sortiert vor Ihnen. Sie können aufgrund der Aufbewahrungsfristen leicht entscheiden, welche Unterlagen möchte ich aufheben, welche muss ich aufheben und welche können vernichtet werden?

Sie haben Angst Unterlagen zu entsorgen, welche Sie später evtl. doch noch brauchen könnten? Versuchen Sie es doch mal mit Papiere wegwerfen auf Probe.

Damit ist die Sortierung der Unterlagen abgeschlossen. Sie haben Ihre Unterlagen zunächst in Hauptkategorien sortiert. In diese wurden Unterkategorien eingefügt, wo alle Dokumente jetzt nach Datum geordnet sind.

Und so geht es weiter:

Im 2. Teil dieser Beitragsserie erstellen wir Ihre private Ordnerstruktur. Sie erfahren, welche Ordner Sie brauchen und wie Sie diese richtig beschriften. Wir legen gemeinsam die Unterkategorien im Ordner an und heften die sortierten Belege ab.