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Scandienstleistungen – Ihre Papierdokumente werden digital

 

SOS Bürodienste – unsere Scandienstleistungen helfen bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente.
Wenn aus einem Papierdokument ein digitales Dokument enstehen soll, sind – insbesondere im Rahmen der Belegvorbereitung – mehrere Arbeitsschritte notwendig.
Einen Teil dieser vorbereitenden Arbeiten können Sie gern selbst übernehmen.


Das eigentliche Scannen Ihrer Papierdokumente stellt im gesamten Digitalisierungsprozess nur einen Teil der Arbeit dar. 
Die Vor- und Nachbereitung Ihrer Unterlagen bedarf mehrerer Arbeitsschritte, die vielfach nicht bedacht werden.

Im Rahmen der Vorbereitung von Papierdokumenten auf das Einscannen beachten Sie bitte folgende Fragen:

 

  • Wie gut sortiert übergeben Sie uns Ihre Unterlagen?
  • Übergeben Sie uns entheftete und entklammerte Dokumente?
  • In welchem physischen Zustand sind Ihre Unterlagen (Brüche, Risse, Eselsohren, PostIts)
  • In welchem Format sind Ihre Unterlagen?
  • Haben Sie sich schon Gedanken über die Struktur beim Speichern gemacht?

 

SOS Scanservice – gern übernehmen wir für Sie das Sortieren der Unterlagen, den sicheren Transport Ihrer Unterlagen, die physische Aktenaufbereitung, sowie das Anlegen einer Ordnerstruktur und das Erstellen eines Bezeichnungssystems.

Da die zu verarbeitenden Unterlagen und deren Aufbereitung sehr verschieden sind, kann ein konkretes Preisangebot erst nach Besichtigung Ihrer Unterlagen abgegeben werden.

Scandienstleistungen – Unterlagen zum Scannen vorbereiten

Die meiste Zeit wird in der Regel für die Vorbereitung der Dokumente zum Scannen benötigt.

Die Belegvorbereitung beinhaltet u.a. das Entfernen von Büro- und Heftklammern, Haftnotizen, das Aus- und Rückheften, entklammern, entfalten, glätten, ggf. kleine Dokumente auf A4 kopieren, aufstoßen, ausrichten und die Nachbereitung Ihrer Unterlagen, da nur einzelne Seiten – so, wie Sie diese in einen Drucker einlegen – über den automatischen Dokumenteneinzug des Scanners verarbeitet werden können.

Gern können Sie hier entsprechende Vorarbeit leisten und optimal für das Scannen vorbereitete Dokumente bereitstellen.

Für den automatischen Stapelscan biten wir Ihnen bei größeren Mengen günstige → Staffelpreise an.

Bei gebundenen Dokumenten – z.B. Notarielle Urkunden und Verträge, oder bestimmte Versicherungspolicen – wo die Bindung nicht entfernt werden kann, werden alle Seiten einzeln auf einem Flachbettscanner verarbeitet. Da dies mit einem weitaus höheren Zeitaufwand verbunden ist, muss der Scanservice nach Aufwand und Anzahl der Seiten kalkuliert werden.

 

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