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Scandienstleistungen für Firmen
Dokumente digitalisieren
Akten Ordner scannen

 

Schaffen Sie Platz im Archiv und sichern Sie wichtige Dokumente vor Verlust oder Beschädigung.

Warum Papier Dokumente digitalisieren?

Im Geschäftsalltag werden täglich zahlreiche Dokumente erstellt, gedruckt, empfangen und versendet.

Die Mehrheit dieser Dokumente erstellen und erhalten Sie sicher bereits in elektronischer Form. Diese digitalen Dokumente werden zumeist lokal im PC oder Netzwerk gespeichert oder auf externen Datenträgern archiviert.

Auf eingehenden Papier Dokumenten werden im Rahmen der Bearbeitung oft  handschriftliche Notizen angefertigt. Zur langfristigen Aufbewahrung und Archivierung werden diese in Aktenordnern oder Archivsystemen abgelegt.

Durch diese getrennten Ablagesysteme entsteht zum einen ein erhöhter Verwaltungsaufwand, z.B. bei der Suche nach einem benötigten Dokument.
Zum anderen besteht für Sie die Aufgabe, alle Papier Dokumente entsprechend der → gesetzlichen Aufbewahrungsfristen langfristig und sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser oder Diebstahl zu lagern.

Lassen Sie daher Ihre Papier Dokumente digitalisieren und verwalten Sie alle Arten von Dokumenten künftig in einem System.
Durch diese Optimierung sparen Sie viel Zeit und schaffen die Grundlage für die langfristig sichere Archivierung wichtiger Dokumente.
In digitaler Form können Sie Ihre Unterlagen platzsparend, mehrfach gesichert und geschützt lagern.

Dokumente digitalisieren – welche Unterlagen sollten gescannt werden ?

  • Vertrags- | Auftragsunterlagen
  • Eingangs- | Ausgangsrechnungen
  • Lieferscheine
  • Lohn- | Gehaltsabrechnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Personalakten
  • Datenblätter
  • Gutachten
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten
  • Produktbeschreibungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Prozessdokumentationen
  • Produktionshandbücher
  • Krankenscheine

Dokumente digitalisieren lassen – wie ist der Ablauf ?

In einem persönlichen Gespräch beschreiben Sie uns die Aufgabenstellung:

  • Welche Unterlagen sollen gescannt werden (Art der Belege) ?
  • Wie liegen diese Unterlagen vor (z.B. sortiert in Ordnern) ?
  • Anzahl der Ordner bzw. Belege ?
  • Für welchen Verwendungszweck sollen die Unterlagen gescannt werden ?

Auf dieser Grundlage können wir Ihnen ein speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Angebot erstellen.

Nach der Auftragserteilung senden Sie uns Ihre Unterlagen zu, bzw. bringen diese in unser Büro. Auf Wunsch holen wir die Unterlagen gegen eine geringe Kilometerpauschale (abhängig vom Auftragsvolumen) auch bei Ihnen ab.

Wir scannen Ihre Dokumente und speichern die Daten in dem von Ihnen benötigten Dateiformat. Diese übergeben Ihnen auf einem Datenträger. Sie allein entscheiden über die weitere Verwendung und Verarbeitung Ihrer digitalen Daten und für die Erstellung und Aufbewahrung von Sicherungskopien.

Der Inhalt Ihrer Papier Dokumente wird beim einscannen “abgetastet” und als digitale Datei gespeichert – Ihre Unterlagen werden dabei nicht beschädigt.
Die Papier-Dokumente erhalten Sie nach dem Scannen von uns zurück, oder wir übernehmen auf Wunsch die fachgerechte Entsorgung der Unterlagen.

Dokumente digitalisieren – unsere Leistungen:

  • Belegvorbereitung
  • Digitalisieren
  • Indexieren
  • SOS-Cloud
  • Aktenvernichtung …

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen. Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt.
Diese Belegvorbereitung können Sie gern selbst übernehmen und somit Kosten sparen.

Im Rahmen der OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen übernehmen wir daher die Struktur Ihrer Aktenordner auch für die digitalen Dateien. Somit ist es im Bedarfsfall möglich, auch ohne OCR-Texterkennung Dokumente am PC schnell zu finden.

Im Rahmen der Indexierung speichern wir Ihre Unterlagen nach der Digitalisierung als mehrseitige PDF-Dateien und benennen diese entsprechend Ihrer Ordnerstuktur bzw. nach Ihren Vorgaben.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern per DHL zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Dokumente digitalisieren – Vorteile digitaler Unterlagen

Sichere Aufbewahrung und Archivierung wichtiger Unterlagen

  • Altakten, welche Sie in der täglichen Arbeit nicht mehr benötigen, können zur langfristigen, platzsparenden Archivierung als PDF-Datei in einer von Ihnen vorgegebenen Ordnerstuktur gespeichert werden.
  • Bestandsakten, also Dokumente, welche im Rahmen der Geschäftstätigkeit nicht ständig benötigt werden, können mittels OCR-Texterkennung als durchsuchbare PDF-Datei gespeichert werden. Dadurch ist es möglich, in diesen Dateien schnell nach bestimmten Begriffen zu suchen.

Effiziente Arbeitsorganisation im Unternehmen

Für alle Unterlagen und Belege, welche in der täglichen Arbeit weiterhin benötigt werden, empfehlen wir den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems. Dies ist die effektivste Art, alle Daten und Dokumente des Unternehmens zentral zu organisieren und zu verwalten.

Sie haben Fragen zum Angebot?
Rufen Sie mich an, oder senden Sie mir eine Mail.

Ihr Ansprechpartner:

Thomas Flämig
Dipl.- Verwaltungswirt (FH)

Sie erreichen mich per
Telefon 0341 / 652 32 90 oder über
unser → Kontaktformular

Preise Scanservice

Für eine erste Kalkulation finden Sie hier unsere Preisliste.
Gern erstellen wir Ihnen kostenlos ein zu Ihren Anforderungen passendes Angebot.

SOS Ratgeber-Blog

Im Blog Ratgeber und Aktuelles beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um das Thema Dokumente digitalisieren und informieren Sie zu aktuellen News und Angeboten der Firma SOS-Bürodienste.

Unterlagen sortieren - Lust oder Frust?

Fehlt Ihnen noch die passende Ablagestruktur für Ihre Akten, Unterlagen und Belege?
Auch hierbei können wir Ihnen helfen.


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