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Dokumente digitalisieren | Belege Buchhaltung scannen | Akten Ordner einscannen | Scanservice für Firmen

Dokumente digitalisieren | Belege Buchhaltung scannen | Akten einscannen

Warum Dokumente digitalisieren, Akten und Belege einscannen? 

Im Geschäftsalltag werden täglich zahlreiche Dokumente erstellt, gedruckt, empfangen und versendet.

Die Mehrheit dieser Dokumente erstellen bzw. erhalten Sie sicher bereits in elektronischer Form. Diese digitalen Dokumente werden zumeist lokal im PC oder Netzwerk gespeichert oder auf externen Datenträgern archiviert.

Auf eingehenden Papierdokumenten werden im Rahmen der weiteren Bearbeitung oft  handschriftliche Notizen angefertigt. Zur langfristigen Aufbewahrung und Archivierung werden diese in Aktenordnern oder Archivsystemen abgelegt.

Durch diese getrennten Ablagesysteme entsteht zum einen ein erhöhter Verwaltungsaufwand, z.B. bei der Suche nach einem benötigten Dokument.
Zum anderen besteht für Sie die Aufgabe, alle Papier Dokumente entsprechend der → gesetzlichen Aufbewahrungsfristen langfristig und sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser oder Diebstahl zu lagern.

Warum also nicht alle Papier Dokumente digitalisieren und gemeinsam mit den elektronischen Dokumenten in einem System verwalten und archivieren?

Durch diese Optimierung sparen Sie viel Zeit bei der Organisation Ihrer Dokumente. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand und Ihre Aktenablage und schaffen die Grundlage für die langfristig rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente.

Dokumente digitalisieren – Ihre Vorteile:

Sichere Aufbewahrung und Archivierung wichtiger Unterlagen

  • Optimierung Ihrer Dokumentenablage – nach der Digitalisierung der Papierdokumente können alle Dokumente in einem System verwaltet werden
  • Schutz Ihrer Dokumente vor Verlust, Beschädigung oder Veränderung
  • Ihr Verwaltungsaufwand und somit die Personalkosten werden reduziert, denn es muss nicht lange nach einem bestimmten Dokument gesucht werden
  • Digitalisierung Ihrer Buchhaltung – Übergabe der digitalen Belege an Ihren Steuerberater oder direkte Übertragung in DATEV-Anwendungen

 

Digitales Aktenarchiv

Wie umfangreich ist Ihr Archiv mit Papierakten? Ist Ihr Aktenarchiv sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Einbruch? Welche Kosten verursacht das Archiv?

Durch die Umstellung auf ein digitales Aktenarchiv sparen Sie Platz und Geld, denn:

  • Altakten, welche Sie in der täglichen Arbeit nicht mehr benötigen, können zur langfristigen, platzsparenden → Archivierung als PDF-Datei in einer von Ihnen vorgegebenen Ordnerstuktur gespeichert werden.
  • Bestandsakten, also Dokumente, welche im Rahmen der Geschäftstätigkeit nicht ständig benötigt werden, können mittels → OCR-Texterkennung als durchsuchbare PDF-Datei gespeichert werden. Dadurch ist es möglich, in diesen Dateien schnell nach bestimmten Begriffen zu suchen.
  • Alle digitalisierten Akten können in einem Dokumenten-Management-System rechtssicher langfristig archiviert werden.

Digitale Buchhaltung


Nach dem Scannen übergeben wir Ihnen die digitalen Belege in dem von Ihnen benötigten Dateiformat.
Sie oder Ihr Steuerberater können diese zur Erstellung der Buchhaltung sofort in eine DATEV-Anwendung importieren.
Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen der GoB können die digitalen Belege ebenso in einem Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und langfristig sicher archiviert werden.

Belege Buchhaltung rechtssicher scannen nach GoBD

Mit Schreiben vom 14. November 2014 hat das Bundesministerium der Finanzen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formuliert.

Im Rahmen der Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen ist in den GoBD festgehalten, dass die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Absatz 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden können.

Voraussetzung dafür ist die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB).

Weiterhin muss gewährleistet sein, dass die Wiedergabe oder die Daten:

  • mit dem empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchhaltungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Ausgenommen von dieser Regelung sind u.a. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Zolldokumente, sowie amtliche und notarielle Urkunden.

Die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente, z.B. auch im Rahmen des – ersetzenden Scannens, erfordert die umfassende Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.

Unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen der GoBD und der Dokumentationspflichten können die Originalen Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden.

Ersetzendes Scannen, was beschreibt dieser Brgriff? Was ist beim Scannen zu beachten?

Ersetzendes Scannen - was beschreibt dieser Begriff? Wie ist die Rechtssicherheit? Können die Originalbelege nach dem Scannen vernichtet werden?

Verfahrensdokumentation


In einem weiteren Beitrag erfahren Sie mehr zum Thema → Verfahrensdokumentation erstellen. Dieser Beitrag beinhaltet auch einen Link zu der von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) erstellten Muster-Verfahrensdokumentation.

Akten einscannen lassen – wie ist der Ablauf ?

In einem persönlichen Gespräch beschreiben Sie uns die Aufgabenstellung:

  • Welche Unterlagen sollen gescannt werden (Art der Belege) ?
  • Wie liegen diese Unterlagen vor (z.B. sortiert in Ordnern) ?
  • Anzahl der Ordner bzw. Belege ?
  • Für welchen Verwendungszweck sollen die Unterlagen gescannt werden ?

Auf dieser Grundlage können wir Ihnen – ggf. nach einer persönlichen Besichtigung der Unterlagen bei Ihnen vor Ort – ein speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Angebot erstellen.

Nach der Auftragserteilung senden Sie uns Ihre Unterlagen zu bzw. bringen diese in unser Büro. Auf Wunsch holen wir die Unterlagen gegen eine geringe Kilometerpauschale (abhängig vom Auftragsvolumen) auch bei Ihnen ab.

Wir scannen Ihre Dokumente und speichern die Daten in dem von Ihnen benötigten Dateiformat. Diese übergeben wir Ihnen auf einem Datenträger. Sie allein entscheiden über die weitere Verwendung und Verarbeitung Ihrer digitalen Daten und sind für die Erstellung und Aufbewahrung von Sicherungskopien verantwortlich.

Der Inhalt Ihrer Papier Dokumente wird beim einscannen „abgetastet“ und als digitale Datei gespeichert – Ihre Unterlagen werden dabei nicht beschädigt.
Die Papier-Dokumente erhalten Sie nach dem Scannen von uns zurück, oder wir übernehmen auf Wunsch die datenschutzgerechte Vernichtung der Unterlagen.

Dokumente digitalisieren – unsere Leistungen:

Sie wollen Ihre Akten einscannen, Dokumente digitalisieren lassen? SOS Scanservice unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen mit folgenden Dienstleistungen:

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen.

Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt oder kopiert.

Wir digitalisieren Ihre Unterlagen nach ihren Vorgaben in Schwarzweiß, Graustufen oder in Farbe mit einer Auflösung von bis zu 600dpi und übergeben Ihnen die digitalen Daten in dem für die geplante Verwendung notwendigen Dateiformat.

Zur langfristigen Aktenarchivierung erfolgt die Digitalisierung in der Regel im Farbmodus mit einer Auflösung von 300 dpi. Entsprechend der Struktur Ihrer Aktenordner, werden die Daten in mehrseitigen PDF-Dateien gespeichert.

Buchhaltungsunterlagen, welche in eine DATEV-Anwendung importiert werden sollen, werden Schwarzweiß mit einer Auflösung von 300 dpi digitalisiert und als TIFF-Datei (optional auch als JPG oder PDF) gespeichert.

Durch die OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.

Im Rahmen der Indexierung speichern wir die digitalisierten Belege individuell nach Ihren Vorgaben. In der Regel soll bei der Archivierung von Papierakten die Struktur der bestehenden Aktenordner übernommen werden. Durch die manuelle Vergabe entsprechender Dateinamen (z.B. 2018-05-Eingangs-Rechnungen-K) und Einrichtung einer verständlichen Verzeichnisstruktur ist es im Bedarfsfall auch ohne OCR-Texterkennung möglich, Dokumente am PC schnell zu finden.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Unsere Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente:


  • Abholung der Akten
  • Belegvorbereitung
  • Digitalisierung
  • Indexierung
  • OCR-Texterkennung
  • SOS Cloud-Service
  • Aktenvernichtung

Preise Scanservice | Belege zum scannen vorbereiten, Unterlagen digitalisieren

Für eine erste Kalkulation finden Sie hier unsere Leistungen und Preise. Gern erstellen wir Ihnen kostenlos ein zu Ihren Anforderungen passendes Angebot.


→ Leistungen und Preise

Schutz Ihrer Daten

SOS Bürodienste ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen. Im Rahmen der Auftragsbearbeitung haben nur der Inhaber und dessen Ehefrau Zugriff auf Ihre Unterlagen.

Zum Schutz Ihrer Daten haben wir weitere technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, welche den Zugriff dritter Personen auf Ihre Daten ausschließen.  

Nach Auftragserteilung schließen wir mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung ab. In dieser sind alle Arbeiten, welche wir in Ihren Auftrag übernehmen und unsere  Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz umfassend dokumentiert.

Weiterhin erstellen wir eine Verfahrensdokumentation für die Belegdigitalisierung, welche unsere Arbeitsschritte zur Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Belege und die dabei eingesetzten technischen Verfahren beschreibt.

Kontakt SOS Scanservice | Dokumente scannen, Akten digitalisieren - gern beantworten wir Ihre Fragen

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig
Dipl.-Verwaltungswirt (FH)

beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90 oder über unser → Kontaktformular