SOS Scandienstleistungen für Firmen

Warum Dokumente digitalisieren, Akten und Belege scannen? 

Im Geschäftsalltag werden täglich zahlreiche Dokumente erstellt, gedruckt, empfangen und versendet.

Die Mehrheit dieser Dokumente erstellen bzw. erhalten Sie sicher bereits in elektronischer Form. Diese digitalen Dokumente werden zumeist lokal im PC oder Netzwerk gespeichert oder auf externen Datenträgern archiviert.

Zahlreiche Papierdokumente werden zur langfristigen Aufbewahrung und Archivierung in Aktenordnern oder Archivsystemen abgelegt.

Durch diese getrennten Ablagesysteme entsteht zum einen ein erhöhter Verwaltungsaufwand, z.B. bei der Suche nach einem benötigten Dokument.
Zum anderen besteht für Sie die Aufgabe, alle Papierdokumente entsprechend der → gesetzlichen Aufbewahrungsfristen langfristig und sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser oder Diebstahl zu lagern.

Dokumente digitalisieren – Ihre Vorteile:

Wie umfangreich ist Ihr Archiv mit Papierakten? Ist Ihr Aktenarchiv sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Einbruch? Welche Kosten verursacht das Archiv?

Durch die Umstellung auf ein digitales Aktenarchiv sparen Sie Platz und Geld, denn:

 

  • Altakten, welche Sie in der täglichen Arbeit nicht mehr benötigen, können zur langfristigen, platzsparenden → Archivierung als PDF-Datei in einer von Ihnen vorgegebenen Ordnerstuktur gespeichert werden.
  • Bestandsakten, also Dokumente, welche im Rahmen der Geschäftstätigkeit nicht ständig benötigt werden, können mittels → OCR-Texterkennung als durchsuchbare PDF-Datei gespeichert werden.
  • Digitalisierte Akten können in einem Dokumenten-Management-System rechtssicher langfristig archiviert werden.
  • Optimierung Ihrer Dokumentenablage – nach der Digitalisierung der Papierdokumente können alle Dokumente in einem System verwaltet werden
  • Schutz Ihrer Dokumente vor Verlust, Beschädigung oder Veränderung
  • Verwaltungsaufwand und Personalkosten werden reduziert, denn es muss nicht lange nach einem bestimmten Dokument gesucht werden
  • Digitale Buchhaltung – Übergabe der digitalen Belege an Ihren Steuerberater oder direkte Übertragung in DATEV-Anwendungen

Belege Buchhaltung rechtssicher scannen

Mit Schreiben vom 14. November 2014 hat das Bundesministerium der Finanzen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) formuliert.

Im Rahmen der Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen ist in den GoBD festgehalten, dass die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nach § 147 Absatz 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden können.

Voraussetzung dafür ist die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB).

Weiterhin muss gewährleistet sein, dass die Wiedergabe oder die Daten:

  • mit dem empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchhaltungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Ausgenommen von dieser Regelung sind u.a. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Zolldokumente, sowie amtliche und notarielle Urkunden.

Die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Dokumente, z.B. auch im Rahmen des ersetzenden Scannens, erfordert die umfassende Dokumentation aller durchgeführten Maßnahmen im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.

Unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen der GoBD und der Dokumentationspflichten können die Originalen Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden.

Verwandte Themen:

Ersetzendes Scannen gemäß Richtlinie BSI TR-03138 (Resiscan)
Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen?

Akten scannen lassen – wie ist der Ablauf ?

In einem persönlichen Gespräch oder per Mail beschreiben Sie uns bitte die Aufgabenstellung:

  • Welche Unterlagen sollen gescannt werden (Art der Belege) ?
  • Wie liegen diese Unterlagen vor (z.B. sortiert in Ordnern) ?
  • Anzahl der Ordner bzw. Belege ?
  • Wie werden die digitalisierten Daten verwendet (Archivierung / DMS)?

Auf dieser Grundlage können wir Ihnen – ggf. nach einer persönlichen Besichtigung der Unterlagen vor Ort – ein speziell auf Ihre Anforderungen abgestimmtes Angebot erstellen.

Dokumente digitalisieren – unsere Leistungen:

Sie wollen Ihre Akten einscannen, Dokumente digitalisieren lassen? SOS Scanservice unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen mit folgenden Dienstleistungen:

Abholung Ihrer Unterlagen

Im Großraum Leipzig, Halle, Chemnitz und Dresden übernehmen wir gern die Abholung und Rücklieferung Ihrer Unterlagen. Dafür berechnen wir eine Pauschale von 0,50 € pro gefahrenen Kilometer.
Kleine Mengen können Sie uns gern mit einem Paketdienst Ihrer Wahl zusenden.

Vorbereitung der Belege zum Scannen

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen.
Im Rahmen der Belegvorbereitung müssen daher u.a. von allen Dokumenten manuell die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden.

Digitalisierung der Dokumente

Wir digitalisieren Ihre Unterlagen nach ihren Vorgaben in Schwarzweiß, Graustufen oder in Farbe mit einer Auflösung von bis zu 600dpi.
Die digitalen Daten speichern wir in dem für die geplante Verwendung notwendigen Dateiformat.

Speichern im gewünschten Datenformat

Zur langfristigen Archivierung werden Ihre Belege in der Regel als mehrseitige PDF/A-Datei gespeichert.
Buchhaltungsunterlagen, welche in eine DATEV-Anwendung importiert werden sollen, werden in der Regel als TIFF-Datei gespeichert.

Indexierung Ihrer Dokumente

Im Rahmen der Indexierung speichern wir die digitalisierten Belege individuell nach Ihren Vorgaben.
Durch eine sinnvolle Verzeichnisstruktur ist es im Bedarfsfall auch ohne OCR-Texterkennung möglich, Dokumente am PC schnell zu finden.

OCR-Texterkennung

Durch die OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar.
Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.

Bereitstellung der digitalen Daten

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. In einem geschützten Bereich stellen wir Ihnen die digitalisierten Daten zum Download bereit.
Alternativ speichern wir die Daten gern auf einen von Ihnen bereitgestellten Datenträger.

Aktenvernichtung

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Origitale zurück.
Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit  zertifizierten Partnern übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung der Altakten.

Datenschutz bei SOS Bürodienste

SOS Bürodienste ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen. Im Rahmen der Auftragsbearbeitung haben nur der Inhaber und dessen Ehefrau Zugriff auf Ihre Unterlagen.

Zum Schutz Ihrer Daten haben wir weitere technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, welche den Zugriff dritter Personen auf Ihre Daten ausschließen.

Nach Auftragserteilung schließen wir mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung ab. In dieser sind alle Arbeiten, welche wir in Ihren Auftrag übernehmen und unsere  Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz umfassend dokumentiert.

Weiterhin erstellen wir eine Verfahrensdokumentation für die Belegdigitalisierung, welche unsere Arbeitsschritte zur Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Belege und die dabei eingesetzten technischen Verfahren beschreibt.


Preise und Leistungen Scanservice

Für eine erste Kalkulation finden Sie hier unsere Leistungen und Preise. Gern erstellen wir Ihnen kostenlos ein zu Ihren Anforderungen passendes Angebot.

Preise Scanservice | Belege zum scannen vorbereiten, Unterlagen digitalisieren

Wir scannen Ihre Akten und freuen uns auf Ihren Kontakt

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig
Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90 oder über unser → Kontaktformular

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