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Mitgliederakten digitalisieren | Verträge und Chronik scannen

Warum Mitgliederakten digitalisieren, Pachtverträge scannen?

Mitgliederverwaltung leicht gemacht – gleichgültig, ob Ihr Verein 20 oder 500 Mitglieder hat, für die Mitgliederverwaltung kommen oft umfangreiche Papiermengen zustande. Vereinsbuchhaltung, Pachtrechnungen, Mitgliederdaten, Wasser, Stromverbrauch – der Vorstand muss eine Menge Dinge im Auge behalten.

Hinzu kommen Schriftwechsel mit dem Vorstand, Bauanträge und -Genehmigungen und vieles andere mehr. In den meisten Fällen werden die Papiere in einem Stahlschrank aufbewahrt – teilweise seit der Gründung des Vereins vor vielen Jahrzenten. Da blickt auf Dauer niemand mehr durch. Doch wie bei vielen Dingen, ist die Lösung auch hier nur ein paar Mausklicks entfernt.

Mitgliederakten digitalisieren – Ihre Vorteile

Komfortabler Schutz der Mitgliederakten – Durch eine Digitalisierung schützen Sie Ihre Mitgliederakten, incl. der Pachtverträge, Baugenehmigungen, Vermessungsunterlagen u.a.m. wirkungsvoll vor Verlust oder Beschädigung durch Einbruch, Vandalismus, Feuer, Wasser etc.

Platz sparen – Wir scannen und speichern Ihre Dokumente, damit die Aktenordner in Zukunft nicht mehr Ihr Büro verstopfen.

Schnelles Finden – Rechnungen, Quittungen, Steuererklärungen müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Durch eine sinnvolle Strukturierung finden Sie digitale Dokumente innerhalb weniger Sekunden.

Schnelle Datenaufbereitung – Selbst das Finanzamt möchte keine Papierdokumente mehr. Wir speichern Ihre Daten in Formaten, die sich leicht exportieren lassen.

Sichere Aufbewahrung – Außerdem bieten wir Ihnen die Möglichkeit die Dokumente revisionssicher auf DVDs oder anderen Speichermedien aufzubewahren. Auf Wunsch speichern wir diese Daten für Sie auf einer externen Festplatte oder verschlüsselt in der Cloud.

Flexible Verwaltung – Die Digitalisierung macht den Verein unabhängiger von Papier und erhöht die Flexibilität der Verwaltung.

Sofort griffbereit – Im Falle einer behördlichen Prüfung durch das Finanzamt haben Sie alle Dokumente sofort griffbereit.

Vereinsgeschichte sichern – Viele Vereine haben eine lange Historie. Sichern Sie alle Dokumente und bewahren Sie die Vereinsgeschichte.

Kosten senken – Mitgliederakten digitalisieren spart Geld für Aktenordner, Schränke und Papier.

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Vereinsunterlagen scannen – unsere Leistungen:

Sie wollen Ihre Mitgliederakten digitalisieren oder die Vereinunterlagen einscannen lassen? SOS Scanservice unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen mit folgenden Dienstleistungen:

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen.

Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt oder kopiert.

Wir – digitalisieren Ihre Unterlagen nach ihren Vorgaben in Schwarzweiß, Graustufen oder in Farbe mit einer Auflösung von bis zu 600dpi und übergeben Ihnen die digitalen Daten in dem für die geplante Verwendung notwendigen Dateiformat.

Zur langfristigen Aktenarchivierung erfolgt die Digitalisierung in der Regel im Farbmodus mit einer Auflösung von 300 dpi. Entsprechend der Struktur Ihrer Aktenordner, werden die Daten in mehrseitigen PDF-Dateien gespeichert.

Durch die → OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.

Im Rahmen der Indexierung speichern wir die digitalisierten Belege individuell nach Ihren Vorgaben. In der Regel soll bei der Archivierung von Papierakten die Struktur der bestehenden Aktenordner übernommen werden. Durch die manuelle Vergabe entsprechender Dateinamen (z.B. 2017-06-Eingangs-Rechnungen) und Einrichtung einer verständlichen Verzeichnisstruktur ist es im Bedarfsfall auch ohne OCR-Texterkennung möglich, Dokumente am PC schnell zu finden.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Schutz Ihrer Vereinsdaten

SOS Bürodienste ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen. Im Rahmen der Auftragsbearbeitung haben nur der Inhaber und dessen Ehefrau Zugriff auf Ihre Unterlagen.

Zum Schutz Ihrer Daten haben wir weitere technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, welche den Zugriff dritter Personen auf Ihre Daten ausschließen.

Nach Auftragserteilung schließen wir mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung ab.

In dieser sind alle Arbeiten, welche wir in Ihren Auftrag übernehmen, sowie unsere  Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz umfassend dokumentiert.

Kontakt SOS Scanservice | Dokumente scannen, Akten digitalisieren - gern beantworten wir Ihre Fragen

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig,  Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90
oder über unser → Kontaktformular

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