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Preise Dokumente scannen
Akten Ordner digitalisieren

Die nachfolgende Übersicht zu unseren Leistungen und Preisen im Bereich Scanservice soll Ihnen als erste Kalkulationsgrundlage dienen.

Gern erstelle ich Ihnen ein kostenloses, auf Ihre Aufgabenstellung ausgerichtetes Angebot.

Preise Dokumente scannen – wie erfolgt die Berechnung?

Der Preis für das Scannen von Dokumenten ist abhängig von der Art der Dokumente, vom Umfang der notwendigen → Belegvorbereitung, sowie von zusätzlichen Leistungen (z.B. → OCR-Texterkennung) und von der Anzahl der Ordner bzw. Unterlagen  (Staffelpreise).

Einzeln einzugsfähige Vorlagen werden im Stapel-Scan Verfahren digitalisiert. Dabei wird ein Stapel mit einzelnen Dokumenten in den Einzug des Scanners gelegt – so, wie Sie Papier in den Drucker legen. Die Dokumente werden vom Scanner einzeln eingezogen und digitalisiert. Daher dürfen sich bei diesem Verfahren keine Heft- oder Büroklammern an den Dokumenten befinden. Die Dokumente dürfen nicht beschädigt oder zerknittert sein. Im Rahmen der Belegvorbereitung übernehmen wir gern das entheften, entklammern bzw. glätten der Dokumente.

Gebundene Dokumente, z.B. Notarielle Kaufverträge, Unterlagen die nicht getrennt werden können, sowie ältere oder beschädigte Dokumente können nicht im Stapel-Scan Verfahren gescannt werden. Diese Unterlagen digitalisieren wir schonend im manuellen Einzelscan. Dabei wird jedes Dokument einzeln auf einem Flachbettscanner aufgelegt und digitalisiert. Da dieses Verfahren viel Zeit erfordert, sind hier die Preise höher als beim automatischen Stapel-Scan.

Für eine erste Übersicht finden Sie nachfolgend unsere Staffelpreise für die verschiedenen Scanverfahren incl. kurzer Berechnungsbeispiele.

 

Preise Dokumente scannen – einzelne Dokumente digitalisieren

Digitalisierung von einzelnen Dokumenten bzw. von Kleinserien – Zeugnisse, Ausbildungsnachweise, Beurteilungen, digitale Bewerbungsmappe u.a.m.

 

- Auflösung: 200 dpi bis 300 dpi- Preise gültig pro Seite für einzugsfähige Vorlagen
- Scan zu ein- oder mehrseitigen PDF-Dateien- optional Belegvorbereitung zuzügl. 0,05 € pro Seite
- Grundpreis: 0,35 € pro erstellte PDF-Datei- alle Preise incl. 19% MWSt.

 

MengeDIN-A4 | SWDIN-A4 | ColorDIN-A3 | SWDIN-A3 | Color
1 - 24 Seiten0,15 €0,18 €0,30 €0,40 €
25 - 99 Seiten0,13 €0,16 €0,25 €0,35 €
100 - 249 Seiten0,10 €0,13 €0,20 €0,30 €
250 - 499 Seiten0,08 €0,11 €0,16 €0,25 €

 

 

Berechnungsbeispiel 1:
Digitalisierung von Zeugnissen, Beurteilungen u.a.m – 10 Blatt scannen und jeweils in eine einzelne PDF-Datei speichern.
10 Blatt DIN-A4 | 300 dpi | Color – einzeln, einseitig scannen: 10 Seiten x 0,18 €/Seite = 1,80 €
zuzügl. 10 PDF-Dateien mit je einer Seite erstellen: 10 x 0,35 € = 3,50 €
Gesamtpreis: 5,30 €

Berechnungsbeispiel 2:
Digitalisierung von Zeugnissen, Qualifikationsnachweisen, Beurteilungen – 25 Blatt, einseitig bedruckt, scannen
und in einer mehrseitigen PDF-Datei – z.B. als digitale Bewerbungsmappe – speichern.
25 Blatt DIN-A4 | 300 dpi | Color – einseitig scannen: 25 Seiten x 0,16 €/Seite = 4,00 €
zuzügl. eine mehrseitige PDF-Datei (mit insges. 25 Seiten) erstellen:  1 x 0,35 € = 0,35 €
Gesamtpreis: 4,35 €

Preise Dokumente scannen – Mitgliederakten, Maschinenakten digitalisieren

Digitalisierung von mehrseitigen Mitgliederakten, Personal- bzw. Patientenakten, Maschinenakten, Bedienungsanleitungen u.a.m.
Es handelt sich um einzeln, einzugsfähige Vorlagen zur Verarbeitung im Stapel-Scan Verfahren. Beidseitig bedruckte Dokumente werden beidseitig gescannt, Leerseiten werden automatisch entfernt.

 

- Auflösung: 200 dpi bis 300 dpi- Preise gültig pro Seite für einzeln einzugsfähige Vorlagen
- Scan zu mehrseitigen PDF-Dateien- optional Belegvorbereitung zuzügl. 0,03 € pro Seite
- Grundpreis: 0,35 € pro erstellte PDF-Datei- alle Preise incl. 19% MWSt.

 

MengeDIN-A4 | SWDIN-A4 | ColorDIN-A3 | SWDIN-A3 | Color
500 - 999 Seiten0,07 €0,10 €0,14 €0,20 €
1000 - 1499 Seiten0,06 €0,08 €0,12 €0,18 €
1500 - 1999 Seiten0,05 €0,07 €0,10 €0,16 €
ab 2000 Seiten0,04 €0,06 €0,08 €0,14 €

Berechnungsbeispiel:
150 Maschinenmappen mit je 30 Blatt DIN-A4 | einseitig bedruckt | mit 200 dpi | SW digitalisieren
und pro Mappe eine mehrseitige PDF-Datei erstellen:
150 Mappen mit je 30 Blatt | einseitig scannen = 4500 Seiten (optional beidseitig scannen = 9000 Seiten)
4500 Seiten DIN-A4 | 200 dpi | SW digitalisieren:  4500 Seiten x 0,04 €/Seite = 180,00 €
Belegvorbereitung (entheften, entklammern, glätten): 4500 Seiten x 0,03 €/Seite = 135,00 €
Pro Mappe eine mehrseitige PDF-Datei (mit 30 Seiten) erstellen: 150 Dateien x 0,30 €/Datei = 45,00 €
Gesamtpreis:  360,00 €  bzw. 2,40 € pro Mappe

Preise Dokumente scannen – Notarielle Verträge digitalisieren

Die Digitalisierung von gebundenen Dokumenten, Notariellen Verträgen und Urkunden, Familienstammbüchern, älteren oder beschädigten Dokumenten, welche nicht über den automatischen Dokumenteneinzug des Scanners verarbeitet werden können, erfolgt manuell auf einem Flachbettscanner.

- Auflösung: 200 dpi bis 300 dpi- Preise gültig pro Seite
- Scan zu ein- oder mehrseitigen PDF-Dateien- alle Preise incl. 19% MWSt.
- Grundpreis: 0,35 € pro erstellte PDF-Datei

 

MengeDIN-A4 | SWDIN-A4 | ColorDIN-A3 | SWDIN-A3 | Color
1 bis 99 Seiten0,30 €0,35 €0,60 €0,65 €
100 bis 299 Seiten0,25 €0,30 €0,50 €0,55 €
300 bis 499 Seiten0,22 €0,24 €0,45 €0,50 €
500 bis 999 Seiten0,20 €0,22 €0,40 €0,45 €
ab 1000 Seiten0,18 €0,18 €0,35 €0,35 €

Berechnungsbeispiel – manueller Einzelscan:
Notariellen Kaufvertrag (Grundstück, Eigenheim) mit 25 Blatt DIN-A4, einseitig bedruckt, digitalisieren
und in einer mehrseitigen PDF-Datei speichern.
25 Blatt DIN-A4 | 200 dpi | SW einseitig scannen:  25 Seiten x 0,35 €/Seite = 8,75 €
Eine mehrseitige PDF-Datei (mit insges. 35 Seiten) erstellen:  1 Datei x 0,35 €/Datei = 0,35 €
Gesamtpreis:  9,10 €

Preise Akten Ordner digitalisieren

Alle Dokumente des Ordners müssen zum scannen als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie auch Papier in den Drucker einlegen.
Daher sind vor dem eigentlichen scannen teilweise umfangreiche Vorbereitungsarbeiten notwendig. Alle Seiten des Ordners müssen vor dem Scannen entheftet bzw. entklammert werden. Kleine Belege (z.B. Tank- oder Kassenbelege) müssen aufgeklebt oder einzelne Seiten aus Folien entnommen werden.Diese vorbereitenden Arbeiten sind in der nachfolgenden Übersicht im Punkt “Belegvorbereitung” zusammengefaßt.

So unterschiedlich wie Ihre Unterlagen, sind auch die notwendigen Vor- und Nacharbeiten zur Erstellung digitaler Dokumente.
Daher verstehen Sie bitte die nachstehende Übersicht unserer Leistungen und Preise lediglich als eine erste Kalkulationsgrundlage.

Gern unterbreite ich Ihnen nach einer persönlichen Abstimmung ein kostenloses und individuell auf Ihre Anforderungen passendes Angebot. Für Ihre Fragen stehe ich Ihnen per Telefon 0341 / 652 32 90 oder Mobil 0171 / 200 02 99 zur Verfügung.
Gern können Sie für Ihre Anfrage auch unser → Kontaktformular nutzen.

 

Aktenordner digitalisieren - Leistungen:Preise
(incl. 19% MWSt.)
Aktenordner mit bis zu 350 Blatt DIN-A4
einzeln einzugsfähigen Vorlagen scannen
und in bis zu drei mehrseitigen PDF-Dateien speichern
17,90 € pro Ordner
Belegvorbereitung
Entheften, entklammern, glätten der Dokumente
9,50 € pro Ordner
Rückheften
Heft- bzw. Büroklammern wieder anbringen oder
einzelne Dokumente in Folien abheften
4,00 € pro Ordner
Gemischtes Beleggut verarbeiten
Im Ordner befinden sich Dokumente verschiedener Größe,
wie z.B. Kassenbelege bei Buchhaltungsunterlagen
3,50 € pro Ordner
Scannen der Dokumente in Farbeinclusive
Duplexscan
Dokumente beidseitig scannen - Leerseiten werden gelöscht
inclusive
Indexierung
Erstellung zusätzlicher PDF-Dateien pro Ordner.
(die Erstellung von bis zu drei Dateien pro Ordner ist im Preis inclusive)
0,35 € pro Datei

Scanservice – optionale Leistungen

Abholung und Rücklieferung der Unterlagen?

 

Im Großraum Leipzig/Halle holen die Aktenordner gern bei Ihnen ab und liefern die Unterlagen nach dem Scannen wieder zurück.
Dafür berechnen wir pro gefahrenen Kilometer 0,55 € (Preise incl. 19% MWSt.)

 

Entsorgung /Vernichtung der Unterlagen nach dem Scannen?

 

In Zusammenarbeit mit zertifizierten, regionalen Partnern können wir Ihnen die fachgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen nach dem Scannen anbieten. Der Preis richtet sich dabei nach der Menge der Unterlagen.

 

Was versteht man unter Belegvorbereitung?

 

Die Dokumente werden mit einen Einzugsscanner verarbeitet. Um Papierstau und damit Beschädigung der Dokumente und des Scanners zu vermeiden, sind im Rahmen der Belegvorbereitung u.a. folgende Arbeiten notwendig:

  • Heft- und Büroklammern, sowie Haftnotizen vom Papier entfernen
  • Die Löcher der Heftklammern müssen geglättet werden
  • Heftstreifen / Prospekthüllen entfernen
  • Beschädigte Dokumente und Belege kleiner DIN-A5 werden kopiert
  • Dokumente glätten / Eselsohren entfernen …

Somit entstehen einzeln einzugsfähige Vorlagen – so, wie das Papier, welches Sie in den Drucker einlegen – welche vom Einzugsscanner verarbeitet werden können.

 

Was sind ..einzeln einzugsfähige Vorlagen?

 

Moderne Dokumentenscanner verarbeiten die Dokumente im Einzugsverfahren, d.h., die Unterlagen müssen so vorbereitet sein, wie Sie einen Stapel Papier in den Drucker einlegen siehe auch unter Belegvorbereitung

Wie werden die Dokumente nach dem scannen gespeichert?

 

Wir sichern die digitalen Dokumente auf einem Speichermedium Ihrer Wahl.
Für das Speichern auf CD/DVD berechnen wir 5,50 € pro CD bzw. DVD. Wir empfehlen die Sicherung auf USB-Stick, oder bei größeren Datenmengen auf einer externen Festplatte. Bitte übergeben Sie uns mit Ihren Unterlagen ein Speichermedium Ihrer Wahl und wir speichern Ihre Daten darauf kostenlos.

 

Scannen Sie Dokumente auch in Farbe?

 

Ja – Ihre Unterlagen können SW, im Grauraster oder in Farbe gescannt werden.

 

Scannen Sie Dokumente auch beidseitig?

 

JA – Dokumente können auch im Duplex-Verfahren eingescannt werden. Dabei wird die Vorder- und Rückseite des Dokumentes gleichzeitig digitalisiert, Leerseiten werden automatisch gelöscht.

Was kostet OCR-Texterkennung?

OCR-Texterkennung – PDF-Dokumente werden durchsuchbar. Dafür berechnen wir 0,05 € pro Seite.
Bitte beachten Sie, dass ältere Maschinenschriften oder handschriftliche Dokumente nicht indiziert werden können.

Scannen Sie auch für Privatpersonen?

Ja – unser Familienunternehmen digitalisiert – im Gegensatz zu vielen großen Unternehmen – auch für Privatpersonen.
Wir scannen Ihre privaten Versicherungsunterlagen, Notarielle Kaufverträge, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Ausbildungs- und Qualifikationsnachweise, Einkommens- und Steuerunterlagen u.v.a.m. – siehe auchScanservice für Privatpersonen.

Sie haben Fragen zum Angebot?
Rufen Sie mich an, oder senden Sie mir eine Mail.

Ihr Ansprechpartner:

Thomas Flämig
Dipl.- Verwaltungswirt (FH)

Sie erreichen mich per
Telefon 0341 / 652 32 90 oder über
unser → Kontaktformular

SOS Ratgeber-Blog

Im Blog Ratgeber und Aktuelles beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um das Thema Dokumente digitalisieren und informieren Sie zu aktuellen News und Angeboten der Firma SOS-Bürodienste.


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