Preise Dokumente scannen | Akten Belege digitalisieren

Preise Scanservice Scandienstleistungen

Die Preise für das Scannen von Dokumenten und Akten sind abhängig:

Die Art und der Zustand Ihrer Akten und Dokumente bestimmt, mit welchen Scanverfahren die Digitalisierung durchgeführt werden kann.

Inhalt:
> Aktenordner digitalisieren
> Verträge, gebundene Urkunden digitalisieren
> Personal-, Patientenakten digitalisieren
> Optionale Leistungen
> FAQ Scanservice

Preise Akten Ordner digitalisieren lassen

Die Belege Ihrer Aktenordner werden in der Regel auf modernen Einzugsscannern digitalisiert.
Dabei wird ein Stapel mit Dokumenten in den automatischen Dokumenteneinzug des Scanners gelegt – so, wie Sie Papier in den Drucker legen. Die Dokumente werden vom Scanner einzeln eingezogen und digitalisiert.

Vorteil:

  • hohe Scangeschwindigkeit
  • schnelle und kostengünstige Digitalisierung der Dokumente

Nachteil:
Auf Einzugsscannern können nur einzeln einzugsfähige Seiten verarbeitet werden. Daher müssen vor dem Scannen alle Dokumente manuell geprüft und vorbereitet werden.
Im Rahmen dieser Belegvorbereitung müssen u.a. alle Heft- und Büroklammern von den Belegen entfernt werden. Beschädigte Dokumente werden kopiert, zerknitterte Belege werden geglättet.

Für einen Aktenordner mit Lieferscheinen, mit Ein- bzw. Ausgangsrechnungen oder mit Dokumentationen im Format DIN-A4 wird für diese Arbeiten weniger Zeit benötigt, als für einen Ordner mit Kassenbelegen, Quittungen oder Reisekostenabrechnungen in verschiedenen Formaten. Für diese aufwändige Belegvorbereitung werden bis zu 60 min. pro Aktenordner benötigt.

Kleine Belege (z.B. Tank- oder Kassenbelege) müssen aufgeklebt oder einzelne Belege aus Folien entnommen werden. Diese vorbereitenden Arbeiten sind in der nachfolgenden Preisübersicht im Punkt „Belegvorbereitung“ zusammengefasst.

So unterschiedlich wie Ihre Unterlagen, sind auch die notwendigen Vor- und Nacharbeiten zur Erstellung digitaler Dokumente. Daher verstehen Sie bitte die nachstehenden Preise lediglich als eine erste Kalkulationsgrundlage.

Alle nachfolgenden Angebote sind gültig für Firmen, Vereine, Handwerker und Freiberufler. Alle Preise sind Nettopreise, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer in Höhe von 19%.

Leistungen Aktenordner digitalisieren: Preise (zuzügl. 19% MWSt.)
Aktenordner mit bis zu 400 Blatt im Format DIN-A4
– einzeln einzugsfähigen Vorlagen scannen
– in einer mehrseitigen PDF-Dateien speichern
13,55 € pro Ordner
Belegvorbereitung
– Heft- und Büroklammern entfernen
– kleine Belege kopieren oder aufkleben u.s.w.
8,50 € pro Ordner
Scannen der Dokumente in Farbe / Auflösung 300 dpi inclusive
Duplexscan (beidseitiger Scan der Seiten) inclusive
Heft- bzw. Büroklammern nach dem Scannen wieder anbringen oder einzelne Dokumente in Folien abheften 3,50 € pro Ordner
Gemischtes Beleggut verarbeiten
Im Ordner befinden sich Dokumente verschiedener Größe, z.B. Kassenbelege bei Buchhaltungsunterlagen
3,50 € pro Ordner
Indexierung
Übernahme der bestehenden Struktur der Papierordner.
Für jede Trennung im Ordner (Register bzw. Trennblatt)
wird eine mehrseitige PDF-Datei erstellt.
Alternativ erfolgt die Indexierung gern individuell nach Ihren Vorgaben.
3,50 € pro Ordner
Bitte informieren Sie sich hier zu unseren optionalen Leistungen

Preise gebundene Urkunden, Verträge digitalisieren

Gebundene Dokumente, Notarielle Verträge und Urkunden, alle Unterlagen die nicht getrennt werden können, sowie ältere oder beschädigte Dokumente können nicht mit Einzugsscannern verarbeitet werden.

Diese Unterlagen digitalisieren wir im manuellen Einzelscan auf einem Flachbettscanner.

Vorteil:

  • schonendes Scannen dieser Dokumente
  • es ist keine aufwändige Belegvorbereitung notwendig

Nachteil:

  • Jede Seite muss einzeln auf den Scanner aufgelegt, ausgerichtet und gescannt werden
  • Da dieses Verfahren viel Zeit erfordert, sind hier die Preise höher als bei der Digitalisierung mit Einzugsscannern.
- Auflösung: 200 dpi bis 300 dpi
- Scan zu ein- oder mehrseitigen PDF-Dateien
- Grundpreis: 0,35 € pro erstellte PDF-Datei
- Alle Preise sind gültig pro Seite und beinhalten 19% MWSt.
MengeDIN-A4DIN-A3
1 bis 99 Seiten0,30 €0,50 €
100 bis 199 Seiten0,25 €0,45 €
ab 200 Seiten0,20 €0,40 €

Preise Personal-, Patientenakten digitalisieren

Die Digitalisierung von mehrseitigen Personal-, Patienten- oder Mitgliederakten, sowie von Maschinenakten kann in Abhängigkeit von der Art und vom Zustand der Belege in der Regel auf Einzugsscannern erfolgen. Lediglich ältere oder sehr dünne Belege (Thermo- oder Durchschlagpapier) müssen schonend auf einem Flachbettscanner digitalisiert werden.

In der Regel ist vor dem Scannen die im Abschnitt Aktenordner digitalisieren beschriebene Vorbereitung der Belege zum Scannen notwendig. Dabei entfernen wir alle Heft- und Büroklammern und glätten beschädigte Belege.

Beim Scannen arbeiten wir nach dem 4-Augen-Prinzip und können so garantieren, dass das digitale Dokument der Original Akte entspricht.

Gern erstelle ich Ihnen nach einer persönlichen Abstimmung bzw. Besichtigung ein kostenloses und individuell auf Ihre Anforderungen passendes Angebot.

Scanservice – optionale Leistungen:

> Abholung und Rücklieferung der Unterlagen

Im Großraum Leipzig, Halle, Dresden und Chemnitz holen wir die Aktenordner gern bei Ihnen ab und liefern die Unterlagen nach dem Scannen wieder zurück.
Dafür berechnen wir pro gefahrenen Kilometer 0,55 € (Preise incl. 19% MWSt.)

> Versand und Rückversand per Paketdienst

Kleinere Mengen können Sie uns gern mit einem Paketdienst Ihrer Wahl zusenden. Bitte fügen Sie Ihrer Sendung einen schriftlichen Auftrag und einen Datenträger zum Speichern der digitalisierten Dokumente bei.
Für den Rückversand Ihrer Originale berechnen wir die DHL-Versandkosten (zuzüglich 19% Mehrwertsteuer) und eine Pauschale in Höhe von 4,50 € pro Paket. (inclusive 19% Mehrwertsteuer)

> Indexierung der digitalisierten Daten

Bei der Digitalisierung von Aktenordnern kann die Struktur der Papierordner auch für die digitalen Daten übernommen werden.
Für jede Trennung (Trennblatt/Register) im Papierordner wird dazu eine mehrseitige PDF-Datei erstellt und entsprechend der Trennung benannt.

Beispiel:   Aktenordner Eingangsrechnungen mit Register A-Z
Alle Eingangsrechnungen eines Registers werden in eine mehrseitige PDF-Datei gescannt.

> Was kostet OCR-Texterkennung?

OCR-Texterkennung – PDF-Dokumente werden durchsuchbar.
Dafür berechnen wir 0,03 € pro Seite. Bitte beachten Sie, dass ältere Maschinenschriften oder handschriftliche Dokumente nicht indiziert werden können.

> Bereitstellung der digitalisierten Daten?

Nach dem Scannen übergeben wir Ihnen die digitalisierten Daten auf einen von Ihnen bereitgestellten Datenträger.

Für das Speichern der  Daten auf dem Datenträger berechnen wir:

  • Erstellung einer DVD:   6,50 €/Stck.
  • Speichern auf USB-Stick:  6,50 €/Stck.
  • Speichern auf externe Festplatte:  9,50 €/Stck.

Alternativ stellen wir Ihnen die digitalen Daten zum Download auf unserem SOS Cloud-Server bereit. Für die Einrichtung und Bereitstellung berechnen wir einmalig 6,50 € (alle Preise inclusive 19% MWSt)

> Datenschutzgerechte Vernichtung der Akten?

In Zusammenarbeit mit zertifizierten Partnern können wir Ihnen die fachgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen nach dem Scannen anbieten. Der Preis richtet sich dabei nach der Menge der Unterlagen.

Scanservice – oft gestellte Fragen:

> Was versteht man unter Belegvorbereitung?

Die Dokumente werden mit einen Einzugsscanner verarbeitet. Um Papierstau und damit Beschädigung der Dokumente und des Scanners zu vermeiden, sind im Rahmen der Belegvorbereitung u.a. folgende Arbeiten notwendig:

  • Heft- und Büroklammern, sowie Haftnotizen vom Papier entfernen
  • Die Löcher der Heftklammern müssen geglättet werden
  • Heftstreifen / Prospekthüllen entfernen
  • Beschädigte Dokumente und Belege kleiner DIN-A5 werden kopiert
  • Dokumente glätten / Eselsohren entfernen …

Somit entstehen einzeln einzugsfähige Vorlagen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen.

> Was versteht man unter einzeln einzugsfähigen Vorlagen?

Moderne Dokumentenscanner verarbeiten die Dokumente im Einzugsverfahren, d.h., die Unterlagen müssen so vorbereitet sein, wie Sie einen Stapel Papier in den Drucker einlegen siehe auch unter Belegvorbereitung

> Scannen Sie Dokumente auch in Farbe?

JA – Ihre Unterlagen können SW, im Grauraster oder in Farbe gescannt werden.

> Duplex-Scan | Dokumente beidseitig scannen?

JA – Dokumente können auch im Duplex-Verfahren eingescannt werden. Dabei wird die Vorder- und Rückseite des Dokumentes gleichzeitig digitalisiert, Leerseiten werden automatisch gelöscht.

> Digitalisiert SOS-Bürodienste auch für Privatpersonen?

JA, unser Familienunternehmen digitalisiert auch für Privatpersonen. Wir scannen Ihre privaten Versicherungsunterlagen, Notarielle Kaufverträge, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Ausbildungs- und Qualifikationsnachweise, Einkommens- und Steuerunterlagen u.v.a.m. – siehe auch Scanservice für Privatpersonen.

Wir scannen Ihre Akten und freuen uns auf Ihren Kontakt

Herr Thomas Flämig
Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90
oder über unser → Kontaktformular