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Dokumente archivieren | digitale Archivierung

Zur Archivierung werden digitalisierte Dokumente oft im PDF-Format gespeichert und können so entsprechend der gesetztlichen Aufbewahrungsfristen langfristig und sicher archiviert werden.

Das PDF/A–Format ist ein speziell entwickelter PDF-Standard für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, der mit der ISO Norm 19005-1:2005 definiert wird. Die Idee des PDF-A Standards ist, eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit von Dokumenten und die Minimierung notwendiger Papierausdrucke. Die Regelungen dieser ISO-Norm stellen sicher, dass die Eigenschaften eines PDF-A Dokuments den Merksätzen der revisionssicheren Archivierung folgen.

Digitale Akten Archivierung

Zur langfristig sicheren Aufbewahrung großer Mengen von digitalen Dokumenten ist es sinnvoll,  auf dem PC ein → Dokumenten Management System (DMS) zu installieren. Eine solche DMS-Lösung ist mit umfangreichen Suchfunktionen ausgestattet, mit denen auch in einer großen Dokumentenmenge einzelne Schriftstücke schnell und einfach gefunden werden können.

Zur zentralen Verwaltung aller Ihrer Daten gibt es am Markt zahlreiche Anbieter mit teils unterschiedlichen Lösungen. Bitte prüfen Sie vorab, welche Software Ihre Anforderungen am besten erfüllt.

Auch sollten Sie entscheiden, ob Sie die Archivierung Ihre Daten lokal – also auf dem PC bzw. Server – speichern, oder ob für Ihr Unternehmen die Verwendung einer Cloud-Lösung vorteilhaft ist.