Verfahrens-Dokumentation GoBD erstellen?

Was ist eine Verfahrens-Dokumentation? Wer muss diese Dokumentation wann und wofür erstellen? Was ist dabei zu beachten?

In den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) hat das Bundesministerium für Finanzen festgelegt, dass für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Belegdigitalisierung bzw. der Belegablage im Unternehmen eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation GoBD notwendig ist.

Alle System- bzw. Verfahrensänderungen müssen inhaltlich und zeitlich lückenlos in dieser Verfahrensdokumentation dokumentiert werden. Es muss sich daraus ergeben, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden.

Weiterhin muss die Verfahrens-Dokumentation verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Die Verfahrens Dokumentation gehört zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und ist über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren aufzubewahren.

Wer muss eine Verfahrens-Dokumentation erstellen

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gehört zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Nach den Festlegungen der GoBD ist jedes steuerpflichtige Unternehmen zur Erstellung einer vollständigen und verständlichen Dokumentation verpflichtet – unabhängig von seiner Größe.

In dieser Dokumentation werden alle Abläufe und Strukturen, die bei der Erfassung, Bearbeitung, Absicherung und Reproduzierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten relevant sind zusammengefasst.

Sie als Unternehmen müssen nachvollziehbar offen legen, wie Daten und Unterlagen gegen Verlust oder Verfälschung abgesichert werden. Weiterhin müssen Sie darstellen, ob und wie Sie Unterlagen entsorgen, so z.B. nach der Digitalisierung von Papierdokumenten oder dem → ersetzenden Scannen.

In der Dokumentation sollten die folgenden Informationen über das Unternehmen und seine Buchführung enthalten sein:

• Wie erfolgt die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten und Belegen?
• Welche Software und IT-Systeme werden dabei eingesetzt? (alle Programme auflisten)
• Welche Maßnahmen werden zum Schutz der Daten eingesetzt? Wie sind die Systeme abgesichert? Wer hat Zugriff?
• Dokumentation zu allen Verarbeitungsprozessen für digitale Belege und Papierdokumente

Die Umsetzung der Anforderungen der GoBD bringt somit auch für Kleinbetriebe zusätzliche Dokumentationspflichten. Dennoch ist es ratsam sich damit zu beschäftigen, bevor sich der Betriebsprüfer angekündigt hat.

Verfahrens-Dokumentation GoBD zur Beleg-Digitalisierung

Die Papierberge im Unternehmen werden immer größer? Zahlreiche geschäftliche Unterlagen oder die Buchhaltung müssen entsprechend der gesetzlichen → Aufbewahrungsfristen teilweise bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden.

Warum nicht einfach alle wichtigen Belege scannen und das ganze Papier entsorgen?

Durch das „ersetzende Scannen“ werden die Papierberge endlich weniger. Digitale Dokumente werden schneller gefunden und selbst große Datenmengen können platzsparend archiviert werden.

Auch für das ersetzende Scannen ist eine Verfahrensdokumentation notwendig.

Diese Verfahrensdokumentation muss genau beschreiben, wie ein Papierbeleg im Unternehmen in einen digitalen Beleg umgewandelt wird und sollte folgende Informationen enthalten:

• Wer darf im Unternehmen welche Belege wie scannen?
• Muss der digitale Beleg mit dem Original bildlich und inhaltlich übereinstimmen?
• Wer übernimmt die Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit?
• Wie werden Fehler protokolliert?

Nach den Vorgaben der GoBD gilt, das eine sachkundige Person (Betriebsprüfer) die Verfahrensdokumentation in angemessener Zeit prüfen und verstehen muss.

Wenn SOS Scanservice für Sie Akten und Belege digitalisiert, erstellen wir für den Bereich „Belege digitalisieren“  natürlich eine Verfahrensdokumentation, in welcher alle unsere Arbeitsschritte und Verantwortlichkeiten genau beschrieben sind.

Ersetzendes Scannen – was beschreibt dieser Begriff? Wie ist die Rechtssicherheit? Können die Originalbelege nach dem Scannen vernichtet werden?
Hier erfahren Sie mehr..

Muster Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung
Die Bundessteuerberaterkammer hat gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster Verfahrensdokumentation zur Beleg-Digitalisierung entwickelt und kostenlos zum → Download bereitgestellt.

Verfahrens-Dokumentation zur Belegablage

Die Verfahrensdokumentation zur Belegablage soll dabei helfen, eine Ablage für alle Art von Belegen einzurichten, die den handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit entspricht.

In der Verfahrensdokumentation gilt es, den gesamten organisatorischen und technischen Prozess zu erfassen, wie Belege abzulegen sind, die:

• originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden
• originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden und gescannt (digitalisiert) werden
• in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden

Mit anderen Worten – der Weg jedes Beleges im Unternehmen muss beschrieben werden:

Angefangen von der Entstehung, der Indizierung und Speicherung, bis hin zur Archivierung und der Absicherung gegen Verlust, Beschädigung oder Verfälschung müssen in der Verfahrensdokumentation alle Maßnahmen dokumentiert werden..

Ziel ist, die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege zu sichern und gegen Verlust zu schützen.

Bevor die nächste Betriebsprüfung ansteht, sollte sich daher jeder Unternehmer – unabhängig von der Firmengröße – die dringende Frage stellen, ist in meinen Aufzeichnungen der Weg meiner Belege im Unternehmen ersichtlich und nachvollziehbar dargestellt?

Das BFH hat mit entsprechenden Urteilen die Rechte der Betriebsprüfer gestärkt und diese forden vermehrt auch die Vorlage einer Verfahrensdokumentation.

Muster Verfahrensdokumentation zur Belegablage
In Zusammenarbeit mit Wirtschaftskammern und -verbänden hat die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) Muster Verfahrensdokumentation zur Belegablage entwickelt und zum kostenlosen → Download bereitgestellt.

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