Grundsätze zum Datenzugriff – 10 Merksätze der GDPdU

Was beschreiben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen?

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.

Dabei handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, in der bestimmte Rechtsnormen zur digitalen Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten konkretisiert werden.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat 10 Merksätze zu den GDPdU herausgegeben, welche die Anforderungen an den Betrieb eines elektronischen Archivs benennen.

Ihre Dokumente müssen nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher aufbewahrt werden, ob in Papierform oder digital – dies regelt der Gesetzgeber nur für wenige bestimmte Dokumente (z.B. für Urkunden, Eröffnungsbilanzen).

Revisionssicherheit ist ein Begriff, der nicht im Gesetzestext vorkommt, aber die Gesamtheit der Bedingungen, um einer digitalen Betriebsprüfung entsprechen zu können, gut umschreibt.

Die 10 Merksätze der GDPdU

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werde
• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
• Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
• Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

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