Bürodienstleistungen seit 1989
Scan Service Privat | Private Unterlagen scannen

Private Unterlagen scannen, Papiere digitalisieren

Private Unterlagen scannen, wer hilft mir?

SOS Scanservice digitalisiert auch private Unterlagen. Wir bieten individuelle Scandienstleistungen für Ihre privaten Papiere, Lohnabrechnungen, Ausbildungsnachweise, Kaufbelege, Notarielle Urkunden, Studienunterlagen oder für Ihr Familienarchiv.

Warum private Unterlagen scannen, Verträge, Urkunden digitalisieren?

Im privaten Bereich müssen zahlreiche Papier Dokumente über einen sehr langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Notarielle Urkunden und -Kaufverträge, Steuerunterlagen, Versicherungsverträge, Nachlassdokumente, Ausbildungs-Nachweise sowie Ihre Rentenunterlagen müssen ein Leben lang sicher aufbewahrt werden.

Von Ihren Dateien auf dem PC erstellen Sie regelmäßig eine Datensicherung. Doch wie sichern Sie wichtige Papierunterlagen langfristig vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Diebstahl oder Elementarschäden?
Wie viele Ordner mit wichtigen Unterlagen haben Sie aktuell zu Hause? Wo stehen diese Aktenordner – in einem feuerfesten Stahlschrank, oder in der Wohnung bzw. im Keller verteilt?

Welche Vorteile bieten digitale Dokumente?

Wenn Sie private Unterlagen scannen, können Sie die digitale Kopie dieser Papierdokumente platzsparend und mehrfach gesichert über einen langen Zeitraum aufbewahren.

Wie lange müssen Sie suchen, um ein bestimmtes Papierdokument für einen Behördenantrag oder für die Steuererklärung zu finden? Reduzieren Sie diesen Such-, Sortier- und Ablageaufwand durch die Umstellung auf digitale Dokumente.

In digitaler Form können Sie Ihre Unterlagen leicht thematisch am PC ordnen und verwalten. Zusätzlich können Sie die digitale Kopie wichtiger Papierdokumente platzsparend, mehrfach gesichert und langfristig geschützt auf verschiedenen Medien speichern.

Private Unterlagen selbst scannen oder einen Dienstleister beauftragen?

Handelsübliche Multifunktionsgeräte verfügen oft auch über eine Scan-Funktion und können somit zur Digitalisierung persönlicher Dokumente verwendet werden.

Jeder, der mit diesen Geräten schon einmal Dokumente gescannt hat wird mir zustimmen, dass sich diese aufgrund der Scangeschwindigkeit nur zur Verarbeitung kleiner Mengen eignen.
Wenn Sie schon ein digitales Archiv persönlicher Dokumente haben und nur einmal im Monat den aktuellen Posteingang scannen, ist dies mit Multifunktionsgeräten oder mit einer San-App auf Ihrem Smartphone leicht realisierbar.

Wenn Sie jedoch erst neu mit der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente beginnen, rechnet sich die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Egal, ob Sie 5, 10 oder 20 Ordner digitaliseren lassen möchten, wir übernehmen gern die fachlich korrekte und datenschutzgerechte Ausführung Ihres Auftrages.

Private Unterlagen scannen, welche Dokumente sollten Sie digitalisieren?

Wenn Sie mit der Digitalisierung Ihrer privaten Unterlagen beginnen, müssen Sie nicht alle Unterlagen sofort scannen. Vielmehr sollten Sie zunächst die Dokumente nach Ihrer persönlichen Relevanz und entprechend der Aufbewahrungsfristen auswählen.

Als kleine Entscheidungshilfe habe ich Ihnen nachfolgend eine Auswahl der aus meiner Sicht wichtigen privaten Dokumente zusammengestellt:

  • Versicherungs- | Rentenunterlagen
  • Garantieunterlagen
  • Zeugnisse | Urkunden
  • Ausbildungsnachweise
  • Arbeitsverträge
  • Gehalts- | Lohnabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Impfausweise
  • Geburts-, Heirats-, Sterbe- Urkunden
  • Kaufverträge (Auto, Grundstück, Haus)
  • Vertragsunterlagen
  • Steuerunterlagen und -bescheide
  • Arztbefunde
  • Bauunterlagen
  • Studienunterlagen
  • Immatrikulationsbescheinigungen

Bewerten Sie Ihre persönlichen Unterlagen mit den folgenden Fragen:

  • Wie lange muss ich diese Unterlagen sicher aufbewahren?
  • Wie wichtig sind mir diese Belege persönlich?
  • Kann ich diese Unterlagen bei Verlust oder Beschädigung leicht wieder beschaffen?
  • Werden die Unterlagen zur Rentenberechnung/Kontenklärung benötigt?

Legen Sie jetzt den Grundstein für Ihr privates digitales Dokumentenarchiv.

Machen Sie es wie viele meiner Kunden und senden Sie mir jeden Monat 2 Aktenordner mit Dokumenten Ihrer Wahl zum digitalisieren. Schon nach kurzer Zeit werden Sie auf die Vorteile Ihrer digitalen Dokumentenverwaltung nicht mehr verzichten wollen.

Vertrauen Sie unserer Erfahrung. Wir bieten Ihnen den kompletten und fachkundigen Service rund um Ihre Dokumente.

Die Mehrzahl Ihrer privaten Unterlagen können wir über unsere moderne Dokumentenscanner schnell und kostengünstig digitalisieren.

Gebundenen Dokumente, z.B. Notarielle Verträge oder bestimmte Versicherungspolicen, wo die Bindung nicht entfernt werden kann, werden einzeln auf einem Flachbettscanner verarbeitet. Da dies mit einem weitaus höheren Zeitaufwand verbunden ist, muss der Scanservice nach Aufwand und Anzahl der Seiten kalkuliert werden.

Private Unterlagen scannen lassen – wie ist der Ablauf?

  • Abhol- und Lieferservice: Im Grossraum Leipzig bieten wir einen Abhol- und Lieferservice für Ihre Unterlagen. Dafür berechnen wir 0,55 € pro gefahrenen Kilometer. (Preise incl. 19% MWSt.)
  • Versand der Unterlagen. Alternativ können Sie uns die Unterlagen auch mit einem Paketdienst Ihrer Wahl zusenden. Bitte fügen Sie Ihrer Sendung einen schriftlichen Auftrag und ggf. einen Datenträger zum speichern der digitalisierten Dokumente bei.
  • Belegvorbereitung: Wir bereiten Ihre Dokumente zum Scannen vor. Alternativ können Sie diese Arbeiten gern selbst übernehmen und Geld sparen. Bitte informieren Sie sich, welche Arbeiten die Belegvorbereitung beinhaltet.
  • Digitalisierung: Wir scannen Ihre Aktenordner zum günstigen Festpreis
  • Indexierung: Wir speichern die Daten in mehrseitigen PDF-Dateien, welche wir entsprechend Ihrer Ordnerstruktur benennen.
  • Datensicherung: Die digitalen Daten werden auf einem von Ihnen bereitgestellten Speichermedium (USB-Stick/externe Festplatte/DVD) gesichert. Preis: 6,50 € (Preise incl. 19% MWSt.)
  • SOS-Cloud: Auf Wunsch stellen wir Ihnen die digitalen Daten in einem geschützten Bereich auf unserem Cloud-Server zum Download bereit. Preis: 6,50 € (Preise incl. 19% MWSt.)
  • Aktenvernichtung: In Zusammenarbeit mit für die Aktenvernichtung zertifizierten Partnern übernehmen wir nach der Digitalisierung gern die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Altakten zum Preis von 1,75 € pro Aktenordner. Die Vernichtung erfolgt erst, nachdem Sie die digitalen Daten geprüft und uns die Freigabe zur Vernichtung erteilt haben.
  • Rückversand Ihrer Unterlagen: Sofern die Unterlagen nicht vernichtet werden sollen, senden wir Ihnen diese mit DHL zurück. Dafür berechnen wir die DHL-Versandkosten (zuzüglich 19% Mehrwertsteuer) und eine Pauschale in Höhe von 4,50 € pro Paket. (inclusive 19% Mehrwertsteuer)

Nach dem Abschluß der Digitalisierung erhalten Sie unsere Rechnung. Diese können Sie per Banküberweisung oder PayPal begleichen. Nach Zahlungseingang auf unserem Konto übersenden wir Ihnen Ihre Papierdokumente im Original zusammen mit den digitalen Daten zurück.

Nach dem Eingang der digitalen Daten bei Ihnen überprüfen Sie die Daten. Erst nach Ihrer Bestätigung vernichten wir Ihre Papierakten (sofern beauftragt). Anschließend löschen wir die Sicherungskopie Ihrer digitalen Daten auf unseren Systemen. Nach der Übergabe der Daten sollten Sie daher unbedingt eine Datensicherung vornehmen.

Starten Sie jetzt zum günstigen Festpreis

Private Unterlagen scannen lassen kostet in der Regel weniger, als die Wiederbeschaffung der durch Feuer, Wasser, Einbruch, Vandalismus oder Elementarschäden beschädigten oder vernichteten Dokumente.
Informieren Sie sich jetzt in unserer Preisliste Scanservice zu den günstigen Festpreisen für die Digitalisierung privater Aktenordner, sowie zu weiteren Leistungen rund um Ihre privaten Dokumente.

Wie schützt SOS Bürodienste meine persönlichen Daten?

SOS Bürodienste ist ein inhabergeführtes Einzelunternehmen. Egal, ob wir Ihre Dokumente sortieren oder digitalisieren, nur der Inhaber und dessen Ehefrau bearbeiten Ihre Unterlagen.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten gemäß der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung ist Grundlage unserer täglichen Arbeit.

Ihre persönlichen Daten wie Name, Adresse und eMail werden nur zur Bearbeitung Ihres Auftrages gespeichert und verwendet. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie erhalten von uns keine Werbesendungen per eMail oder Post.

Ihre digitalisierten Daten werden nicht auf unseren PC-Systemen gespeichert. Die Sicherung erfolgt auf einer externen Festplatte, welche unter Verschluss aufbewahrt wird. Nach Abschluß des Auftrages wird diese Sicherungskopie restlos gelöscht.


Diese Themen könnten Sie auch interessieren:

Digitale Kopie wichtiger Dokumente erstellen
Aufbewahrungsfristen für Dokumente.
Wie lange müssen Dokumente, Verträge und Belege aufbewahrt werden?
Zeugnisse scannen | Studienunterlagen digitalisieren | SOS Scanservice

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig, Dipl.-Verwaltungswirt (FH) beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90
oder über unser → Kontaktformular