Private Unterlagen scannen | Verträge, Urkunden digitalisieren | Akten einscannen |Scanservice für Privat

Private Unterlagen scannen | Akten, Papiere digitalisieren

Warum private Unterlagen scannen und digital archivieren?

Im privaten Bereich müssen zahlreiche Papier Dokumente über einen sehr langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden.
Notarielle Urkunden und -Kaufverträge, Steuerunterlagen, Versicherungsverträge, Nachlassdokumente, Ausbildungs-Nachweise sowie Ihre Rentenunterlagen müssen ein Leben lang aufbewahrt werden..

Von Ihren Dateien auf dem PC erstellen Sie regelmäßig eine Datensicherung. Doch wie sichern Sie wichtige Papier-Unterlagen langfristig vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Diebstahl oder Elementarschäden?

Wie viele Ordner mit wichtigen Unterlagen haben Sie aktuell zu Hause? Wo stehen diese Aktenordner – in einem feuerfesten Stahlschrank, oder in der Wohnung bzw. im Keller verteilt?

Welche Vorteile bieten digitale Dokumente?

Wenn Sie private Unterlagen scannen, können Sie die digitale Kopie dieser Papierdokumente platzsparend und mehrfach gesichert über einen langen Zeitraum aufbewahren.

Wie lange müssen Sie suchen, um ein bestimmtes Papierdokument für einen Behördenantrag oder für die Steuererklärung zu finden?

Reduzieren Sie Ihren Such-, Sortier- und Ablageaufwand durch die Umstellung auf digitale Dokumente.

In digitaler Form können Sie Ihre Unterlagen leicht thematisch am PC ordnen und verwalten. Zusätzlich können Sie die digitale Kopie wichtiger Papierdokumente platzsparend, mehrfach gesichert und langfristig geschützt auf verschiedenen Medien speichern.

Private Unterlagen selbst scannen oder einen Dienstleister beauftragen?

Handelsübliche Multifunktionsgeräte verfügen oft auch über eine Scan-Funktion und können somit zur Digitalisierung persönlicher Dokumente verwendet werden.

Jeder, der mit diesen Geräten schon einmal Dokumente gescannt hat wird mir zustimmen, dass sich diese aufgrund der Scangeschwindigkeit nur zur Verarbeitung kleiner Mengen eignen.
Wenn Sie schon ein digitales Archiv persönlicher Dokumente haben und z.B. nur einmal im Monat aktuelle Papierdokumente scannen und dem Archiv hinzufügen wollen, ist dies mit Multifunktionsgeräten oder mit einer San-App auf Ihrem Smartphone leicht realisierbar.

Wenn Sie jedoch erst neu mit der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente beginnen, rechnet sich die Beauftragung eines externen Dienstleisters.

SOS Bürodienste digitalisiert auch Ihre privaten Unterlagen

Egal, ob Sie 5, 10 oder 20 Ordner digitaliseren lassen möchten, wir übernehmen gern die fachlich korrekte und datenschutzgerechte Ausführung Ihres Auftrages.

Private Unterlagen scannen lassen – unser Angebot:

Vertrauen Sie unserer Erfahrung – wir bieten Ihnen kompletten und fachkundigen Service günstigen Festpreis

Unsere moderne Dokumentenscanner verarbeiten Ihre Papierdokumente im Einzugsverfahren. Dabei wird ein Papierstapel in den automatischen Dokumenteneinzug des Scanners eingelegt. Der Scanner zieht jedes Blatt einzeln ein und scannt dabei den Inhalt.

Es können nur einzeln einzugsfähige Blätter in den Scanner eingelegt werden – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen.
Im Rahmen der → Belegvorbereitung müssen daher alle Seiten vor dem Scannen einzeln wie folgt vorbereitet werden:

  • alle Heft- bzw. Büroklammern entfernen
  • beschädigte Seiten kopieren
  • Belege aus Klarsichtfolien entnehmen
  • Haftnotizen entfernen

Gern können Sie hier entsprechende Vorarbeit leisten und die zuvor beschriebene Vorbereitung der Belege zum Scannen selbst übernehmen. Sie sparen Geld und können unser Angebot „Scan-Privat Basic“ nutzen.

Bei gebundenen Dokumenten – z.B. Notarielle Verträge oder bestimmte Versicherungspolicen – wo die Bindung nicht entfernt werden kann, werden alle Seiten einzeln auf einem Flachbettscanner verarbeitet.

Da dies mit einem weitaus höheren Zeitaufwand verbunden ist, muss der Scanservice nach Aufwand und Anzahl der Seiten kalkuliert werden.

Lesetipp:

Dokumente digitalisieren lassen - erstellen Sie eine digitale Kopie, lassen Sie wichtige Dokumente digitalisierten
SOS Scanservice für Privat | Wir digitalisieren Ihre Belege und Akten

Private Unterlagen scannen lassen – wie ist der Ablauf?

Ihre Papierdokumente werden digital – gern übernehmen wir folgende Arbeiten:

  • Abholung Ihrer Unterlagen im Grossraum Leipzig. Dafür berechnen wir 0,35 € pro gefahrenen Kilometer. Alternativ können Sie uns die Unterlagen auch mit einem Paketdienst Ihrer Wahl zusenden.
  • Belegvorbereitung – Heft- und Büroklammern entfernen, kleine Belege aufkleben oder kopieren, u.s.w.
  • Digitalisierung Ihrer Unterlagen und speichern auf einem von Ihnen bereitgestellten Speichermedium (USB-Stick oder externe Festplatte)
  • Indexierung der digitalisierten Daten nach dem mit Ihnen besprochenen Systen
  • Bereitstellung der Daten in der SOS-Cloud zum Download
  • Aktenvernichtung – in Zusammenarbeit mit zertifizierten Partnern übernehmen wir die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen

 

Nach dem Abschluß der Digitalisierung erhalten Sie unsere Rechnung. Diese können Sie per Banküberweisung oder PayPal begleichen.
Nach Zahlungseingang auf unserem Konto übersenden wir Ihnen Ihre Papierdokumente im Original zusammen mit den digitalen Daten zurück. Dafür berechnen wir die DHL-Versandkosten (zuzüglich 19% Mehrwertsteuer) und eine Pauschale in Höhe von 4,50 € pro Paket. (inclusive 19% Mehrwertsteuer)

Nach dem Eingang der digitalen Daten bei Ihnen überprüfen Sie die Daten und bestätigen uns den Erhalt. Erst nach Ihrer Bestätigung vernichten wir Ihre Papierakten (sofern beauftragt) und löschen die Sicherungskopie Ihrer digitalen Daten auf unseren Systemen. Nach der Übergabe der Daten sollten Sie daher unbedingt eine Datensicherung vornehmen.

Wie schützt SOS Bürodienste meine persönlichen Daten?

SOS Bürodienste ist ein inhabergeführtes Einzelunternehmen. Egal, ob wir Ihre Dokumente sortieren oder digitalisieren, nur der Inhaber und dessen Ehefrau bearbeiten Ihre Unterlagen.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten gemäß der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung ist dabei Grundlage unserer täglichen Arbeit.

Ihre persönlichen Daten wie Name, Adresse und eMail werden nur zur Bearbeitung Ihres Auftrages gespeichert und verwendet. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie erhalten von uns keine Werbesendungen per eMail oder Post.

Ihre digitalisierten Daten werden nicht auf unseren PC-Systemen gespeichert. Die Sicherung erfolgt auf einer externen Festplatte, welche unter Verschluss aufbewahrt wird. Nach Abschluß des Auftrages wird diese Sicherungskopie restlos gelöscht.

Starten Sie jetzt zum günstigen Festpreis

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente kostet in der Regel weniger, als die Wiederbeschaffung der durch Feuer, Wasser, Einbruch, Vandalismus oder Elementarschäden beschädigten oder vernichteten Dokumente.

Alle nachfolgend genannten Preise für Privatpersonen gelten pro Aktenordner mit Dokumenten ausschließlich im Format DIN-A4 und beinhalten die gesetzliche Mehrwertsteuer in Höhe von 19%.

Wir scannen Ihre privaten Akten, Belege und Papiere

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig,  Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90
oder über unser → Kontaktformular

Kontakt SOS Scanservice | Dokumente scannen, Akten digitalisieren - gern beantworten wir Ihre Fragen