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Private Unterlagen scannen
Nachlass Dokumente und
Familienarchive digitalisieren

 

Sichern Sie wichtige persönliche Dokumente und Erinnerungen vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Einbruch oder Elementarereignisse

Warum Private Unterlagen scannen, digitalisieren?

Im privaten Bereich müssen zahlreiche Papier Dokumente über einen sehr langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden.
Notarielle Urkunden und -Kaufverträge, Steuerunterlagen, Versicherungsverträge, Nachlassdokumente, Ausbildungs-Nachweise sowie Ihre Rentenunterlagen müssen ein Leben lang aufbewahrt werden..

Von Ihren Dateien auf dem PC erstellen Sie regelmäßig eine Datensicherung. Doch wie sichern Sie wichtige Papier-Unterlagen langfristig vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Diebstahl ..?

Wie viele Ordner mit wichtigen Unterlagen haben Sie aktuell zu Hause? Wo stehen diese Aktenordner – in einem feuerfesten Stahlschrank, oder in der Wohnung bzw. im Keller verteilt?

Wie lange müssen Sie suchen, um ein bestimmtes Dokument für einen Behördenantrag oder für die Steuererklärung zu finden?

Reduzieren Sie diesen Such-, Sortier- und Ablageaufwand und lassen Sie jetzt private Unterlagen scannen.

In digitaler Form können Sie Ihre Unterlagen leicht thematisch am PC ordnen und verwalten. Zusätzlich können Sie die digitale Kopie wichtiger Papierdokumente platzsparend, mehrfach gesichert und langfristig geschützt auf verschiedenen Medien speichern.

Private Unterlagen scannen – welche Dokumente sollten digitalisiert werden?

  • Versicherungs- | Rentenunterlagen
  • Garantieunterlagen
  • Zeugnisse | Urkunden
  • Ausbildungsnachweise
  • Arbeitsverträge
  • Gehalts- | Lohnabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Impfausweise
  • Geburts-, Heirats-, Sterbe- Urkunden
  • Kaufverträge (Auto, Grundstück, Haus)
  • Kfz.-Briefe
  • Steuerbescheide
  • Arztbefunde
  • Bauunterlagen
  • Studienunterlagen
  • Immatrikulationsbescheinigungen

Private Unterlagen scannen – wie erfolgt das digitalisieren Ihrer Dokumente?

Beim Scannen wird der Inhalt der Papier-Dokumente lediglich “abgetastet” und als Textbild gespeichert. Ihre Unterlagen werden dabei nicht beschädigt.

Anschließend speichern wir die Dokumente in einer Ordnerstuktur ab.  Diese Ordnerstruktur legen wir vorab bei der Sichtung Ihrer Unterlagen im gemeinsamen Gespräch mit Ihnen fest. Versicherungsdokumente können so z.B. sortiert nach den einzelnen Sachversicherungsarten geordnet werden.
Nach der Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit speichern wir diese als PDF-Datei auf einem Datenträger für Sie.

Zusammen mit dem Datenträger, auf welchen Ihre Unterlagen in digitaler Form gespeichert sind, erhalten Sie auch Ihre Papierdokumente im Original zurück.
Alle beim Scannen auf unserem PC gespeicherten Daten werden mit Übergabe der Unterlagen an Sie gelöscht. Wir fertigen keine Sicherungskopien Ihrer Daten an – das ist Ihre Aufgabe.

Sofern Sie sehr viele Dokumente verwalten müssen, empfiehlt sich der Einsatz eines Dokument-Management-Systems. Damit ist es leicht möglich, größe Datenmengen auf dem PC zu sortieren und zu verwalten. Die von uns digitalisierten Dokumente können schnell in diese Programme importiert werden.

Private Unterlagen scannen – Ihre Vorteile:

  • Schneller Zugriff auf Ihre Dokumente über Ihren PC – kein aufwändiges suchen in Ordnern
  • Die Dokumente sind vor Verlust durch Feuer, Wasser, Diebstahl geschützt
  • Keine Investition in zusätzliche Hard- oder Software notwendig
  • Sie können weitere Sicherungskopien Ihrer Daten anlegen
  • Jährliche Aktualisierungen von Versicherungen oder Steuerunterlagen können ergänzt werden

Private Unterlagen scannen lassen – wird das nicht zu teuer?

Da die zu verarbeitenden Unterlagen und deren Aufbereitung sehr verschieden sind, kann ein konkretes Preisangebot erst nach Besichtigung Ihrer Unterlagen abgegeben werden. Die meiste Zeit wird in der Regel für die Vorbereitung der Dokumente zum Scannen benötigt.

Die Belegvorbereitung beinhaltet u.a. das Entfernen von Büro- und Heftklammern, Haftnotizen u.a.m., da nur einzelne Seiten – so, wie Sie diese in einen Drucker einlegen – über den automatischen Dokumenteneinzug des Scanners verarbeitet werden können.

Gern können Sie hier entsprechende Vorarbeit leisten und die → Belegvorbereitung der Dokumente selbst übernehmen. Dadurch sparen Sie beim digitalisieren Ihrer wichtigen Unterlagen viel Geld.

Bei gebundenen Dokumenten – z.B. Notarielle Verträge oder bestimmte Versicherungspolicen – wo die Bindung nicht entfernt werden kann, werden alle Seiten einzeln auf einem Flachbettscanner verarbeitet.

Da dies mit einem weitaus höheren Zeitaufwand verbunden ist, muss der Scanservice nach Aufwand und Anzahl der Seiten kalkuliert werden.

Sie denken, die Kosten sind zu hoch – bitte bedenken Sie auch:

  • Wie hoch ist der Aufwand und die Kosten für die Wiederbeschaffung verlorener oder beschädigter Dokumente?
  • Alte Dokumente, z.B. aus dem Familienarchiv können nicht ersetzt werden, diese sind im Schadensfall für immer verloren.

 

Starten Sie jetzt Ihre Dokumentenvorsorge

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente kostet in der Regel weniger, als die Wiederbeschaffung der durch Feuer, Wasser, Einbruch, Vandalismus oder Elementarschäden beschädigten oder vernichteten Dokumente.

Bedenken Sie auch die finanziellen Nachteile welche entstehen können, wenn Sie Ihr Eigentum bzw. das Kaufdatum hochwertiger Elektrogeräte und Einrichtungsgegenstände gegenüber der Versicherung im Schadensfall nicht nachweisen können.

Hinzu kommen die zahlreichen persönlichen Dokumente Ihrer Familienchronik  von hohem ideellem Wert für Sie, welche bei Verlust oder Beschädigung nicht wiederbeschafft werden können. Diese, für künftige Generationen wichtige Zeitzeugen sind für immer verloren.

Sorgen Sie jetzt vor !  So, wie Sie die Jahresbeiträge zu Ihrer Hausrat- oder Wohngebäudeversicherung oft gestaffelt bezahlen, können Sie auch Ihre Dokumenten-Vorsorge entsprechend Ihrer Möglichkeiten staffeln.
Sortieren Sie Ihre Dokumente nach Wichtigkeit und lassen Sie jeden Monat z.B. zwei Ordner digitalisieren. In Abhängigkeit von der Anzahl der Ordner haben Sie so innerhalb weniger Monate eine digitale Kopie von allen wichtigen Papierdokumenten.

Sie haben Fragen zum Angebot?
Rufen Sie mich an, oder senden Sie mir eine Mail.

Ihr Ansprechpartner:

Thomas Flämig
Dipl.- Verwaltungswirt (FH)

Sie erreichen mich per
Telefon 0341 / 652 32 90 oder über
unser → Kontaktformular

Preise Scanservice

Für eine erste Kalkulation finden Sie hier unsere Preisliste.
Gern erstellen wir Ihnen kostenlos ein zu Ihren Anforderungen passendes Angebot.

SOS Ratgeber-Blog

Im Blog Ratgeber und Aktuelles beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um das Thema Dokumente digitalisieren und informieren Sie zu aktuellen News und Angeboten der Firma SOS-Bürodienste.

Private Unterlagen sortieren - Lust oder Frust?

Fehlt Ihnen noch die passende Ablagestruktur für Ihre Akten, Unterlagen und Belege?
Auch hierbei können wir Ihnen helfen.


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