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Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Empfehlungen für Firmen und Privatpersonen

 

Aufbewahrungsfristen für Dokumente – Empfehlungen für Firmen

Jeder Selbstständige oder Gewerbetreibende der zur Buchhaltung verpflichtet ist, unterliegt bestimmten Aufbewahrungspflichten.

Sie müssen Geschäftsdokumente zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen geordnet aufbewahren, so dass sie bei Bedarf eingesehen werden können. Die Rechtsgrundlagen zu Aufbewahrungspflichten und -zeiträumen regeln vornehmlich das Handelsrecht mit dem Handelsgesetzbuch (HGB) und das Steuerrecht in der Abgabenordnung (AO).

Je nach Art der Unterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs oder zehn Jahren. Wichtig ist, dass Ihre Unterlagen über den gesamten Zeitraum lesbar (insbesondere bei Belegen auf Thermopapier), unveränderbar sind und geschützt vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit aufbewahrt werden.

Im Folgenden stellen wir Ihnen eine kurze Übersicht zu Aufbewahrungsfristen und Dokumentenarten zusammen.

10-Jährige Aufbewahrungsfrist für:

– Inventare
– Eröffnungsbilanzen inklusive der zum Verständnis erforderlichen Unterlagen
– Bilanzen
– Lageberichte
– Buchungsbelege
– Ein- und Ausgangsrechnungen
– Bücher und Aufzeichnungen
– Jahresabschlüsse

Hierzu zählen Dokumente wie:
Zwischenbilanz, Warenbestandsaufnahme, Vermögensverzeichnis, Zusammenstellung der Verbindlichkeiten, Umsatzsteuervoranmeldungen, Überweisungsbelege, Spendenbescheinigungen, Rechnungen, Quittungen, Nachnahmebelege, Lohnbelege, Lieferscheine, Kontoauszüge, Gutschriften, Rechnungen, Buchungsbelege, Bankbelege, Abschreibungsunterlagen, Überweisungsbelege usw.

6-Jährige Aufbewahrungsfrist für:

– Handelsbriefe und Geschäftsbriefe auch in Form von Emails
– Kopien abgesandter Briefe
– Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Hierzu zählen Dokumente wie:
Versand- und Frachtunterlagen, Schadensunterlagen, Protokolle, Preislisten, Mahnungen und Mahnbescheide, Kassenzettel, Geschenknachweise, Bestellunterlagen, Angebote mit Auftragsfolge usw.

Für viele Unterlagen genügt eine Aufbewahrung als Wiedergabe. Das heisst, Sie können Ihre Geschäftsdokumente als bildliche Wiedergabe auf einem Datenträger, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht, aufbewahren.

Es muss sicher gestellt sein, dass die Daten lesbar sind und in Bild und Inhalt exakt dem Original entsprechen, wenn sie lesbar gemacht werden.

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Wie sichern Sie wichtige Papier Dokumente vor Verlust oder Beschädigung?

Für eine digitale Archivierung sind ebenso die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU zu beachten. Bestimmte Dokumente (wie z.B. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen) müssen jedoch nach gesetzlicher Vorschrift im Original aufbewahrt werden.

Zusätzlich sollten Sie sich immer fragen, ob die Aufbewahrung des Originals zu Beweisgründen notwendig sein könnte. Dies ist der Fall, wenn Ihr Dokument speziell pigmentierte Stempel enthält, die digital nicht abgebildet werden können. Bitte informieren Sie sich in jedem Fall bei Ihrem Steuerberater.

Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Rechtskräftigkeit. Diese Aufstellung ist eine Empfehlung, die wir nach bestem Wissen und Gewissen erstellt haben.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente – unsere Empfehlungen für Privatpersonen

→ Kaufverträge, Rechnungen, Kassenbons

Eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 2 Jahre gilt für Kaufverträge, Rechnungen, Kassenbons. Solche Dokumente sollten Sie mindestens bis zum Ablauf der Garantie- und Gewährleistungszeit aufbewahren. Das sind in der Regel 2 Jahre. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Verjährungsfrist von 3 Jahren vor.

→ Bankunterlagen, Kontoauszüge, Versicherungspolicen

Bankunterlagen und Kontoauszüge sollten mindestens bis zum Laufzeitende des jeweiligen Vertrages aufbewahrt werden, das heißt also mindestens bis das Sparguthaben ausgezahlt ist oder der Kredit abgezahlt ist.

Eine längere Aufbewahrung dient Ihrer eigenen Sicherheit. Kontoauszüge dienen bei einmaligen Zahlungen 2 Jahre lang als Nachweismittel, für regelmäßige Zahlungen (wie zum Beispiel Mietzahlungen) 4 Jahre als Nachweismittel. Versicherungspolicen und deren Nachträge sollten Sie über die gesamte Laufzeit bis zur vollständigen Auszahlung oder Beendigung des Vertrages aufbewahren. Je nach Versicherungsart kann das eine lebenslange Aufbewahrung bedeuten.

→ Handwerkerrechnungen

Handwerkerrechnungen, insbesondere bei größeren Bau-, Umbau und Renovierungsvorhaben, die in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, müssen vom Gesetzgeber verordnet, 2 Jahre aufbewahrt werden. Sinnvoll ist jedoch eine Aufbewahrung über mindestens 5 Jahre, da dies der Zeitraum für Gewährleistungsansprüche ist.

→ Steuerunterlagen

Eine explizite Vorschrift zur Aufbewahrung von Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen nicht. Allerdings lassen sich aus dem Prozedere der Steuererklärung und der Bedeutung des Steuerbescheids Aufbewahrungsfristen ableiten.

Der Steuerbescheid gilt vielfach als Einkommensnachweis und wird beispielsweise für die Festsetzung von Pflegegeldzahlungen, Elterngeld oder BaFöG-Ansprüchen herangezogen.

Desweiteren werden viele Steuerbescheide vorläufig erteilt und sollten bis zu ihrer endgültigen Rechtkräftigkeit aufbewahrt werden. Wir empfehlen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

→ Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten

Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten sollten Sie 30 Jahre aufheben.

→ Lebenslange Aufbewahrung

Eine lebenslange Aufbewahrungsfrist gilt für sämtliche amtliche Urkunden. Dazu zählen Dokumente wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Taufschein, Scheidungsurkunde, Sterbeurkunde von Angehörigen, Schwerbeschädigtennachweis, Ausweise, Führerschein usw.

Weiterhin sollten Sie alle Unterlagen, die in irgendeiner Form relevant für Ihre Rentenansprüche sind, lebenslang aufbewahren.

Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen, Sozialversicherungsnachweise, Immatrikulationsbescheinigungen usw. Ebenfalls empfehlen wir eine lebenslange Aufbewahrung für Ärztliche Gutachten, Ausbildungsurkunden, Qualifikationszertifikate, Zeugnisse usw.

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Aufbewahrungsfristen – betrachten Sie Ihre Belege stets mit Augenmaß

→ Handelt es sich um höherwertige Güter?

Wir empfehlen Ihnen, die Belege höherwertiger Güter (wie bspw. Küchenausstattung) generell länger aufzubewahren, um bei Verlust oder Verkauf einen Nachweis über den Neuwert des Gutes zu haben.

→ Handelt es sich um steuerrelevante Belege?

Haben oder wollen Sie einige Belege bei Ihrer Steuererklärung mit einbringen, dann empfehlen wir eine Aufbewahrungszeit von 10 Jahren. Das entspricht der Festsetzungszeit. Zu solchen Dokumenten zählen beispielsweise auch Verträge mit der Tagesmutter und dem Kindergarten

→ Handelt es sich um Behördenbescheide?

Bei Behördenbescheiden empfehlen wir Ihnen generell den Inhalt und die Rechtsbehelfsbelehrung zu beachten. Darin finden Sie zumeist Informationen über Wirksamkeit des Bescheides und eventuell zu erwartende Rückforderungen, Pflichten oder Ansprüche. Im Zweifel empfehlen wir Ihnen eine lebenslange Aufbewahrung solcher Dokumente. Im digitalisierten Format fallen diese Unterlagen in Ihrer Schrankwand gar nicht auf.

Hinweis:   Bitte beachten Sie, dass die obigen Ausführungen Empfehlungen sind, die wir nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt haben. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte immer ratsuchend an einen Steuerberater.

Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Rechtskräftigkeit. Diese Aufstellung ist eine Empfehlung, die wir nach bestem Wissen und Gewissen erstellt haben.

 

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