Papiere ordnen – wegwerfen oder aufheben?
Wenn Sie Ihre Papiere ordnen, steht oft die Frage, was kann ich wegwerfen, was muss ich noch aufheben? Welche Aufbewahrungsfristen und -Pflichten sind zu beachten? Dieser Artikel gibt Empfehlungen und zeigt weitere Alternativen.
In regelmäßigen Abständen müssen Sie Ihre Papiere ordnen, denn täglich werden neue Dokumente erstellt, empfangen und versendet. All diese Papiere müssen geordnet und strukturiert abgelegt werden.
Ob in kleinen Firmen, oder im privaten Bereich, zunehmend werden die Aktenordner voll und so manches Ablagesystem stößt an seine Grenzen.
Welcher Typ sind Sie? Halten Sie gern Ordnung in Ihrer Aktenablage, oder sind Sie eher der „Sammler“? Nur nichts zu schnell wegwerfen, dafür finde ich schon noch einen Platz?
Papiere ordnen, was muss ich aufheben?
Bei der Aktualisierung Ihrer Aktenablage sollten vor der abschließenden Entsorgung von Unterlagen immer
- die gesetzlichen Aufbewahrungs-Pflichten
- und die Aufbewahrungs-Fristen für Dokumente
beachtet werden. Diese beschreiben recht eindeutig, wer welches Dokument wie lange aufbewahren muss.
Nachdem ich für Kunden Unterlagen sortiert habe, gebe ich im abschließenden Gespräch bei der Übergabe der sortierten Unterlagen immer Hinweise, welche Papiere und Belege entsprechend der o.g. Pflichten und Fristen entsorgt werden können.
Oft kommt an dieser Stelle die Frage „.. sind Sie sicher, kann ich das entsorgen?“ oder „und wenn ich diese Unterlagen doch nochmals brauche?“
Papiere ordnen, wegwerfen auf Probe?
Papiere wegwerfen auf Probe, wie geht das?
Im 3. Teil meiner Artikelserie zum Thema Private Ablage organisieren empfehle ich, auf allen Dokumenten vor dem Abheften im Ordner das „Ablaufdatum“ zu vermerken. Dieses Datum errechnet sich aus der Aufbewahrungsfrist und bezeichnet den Zeitpunkt, nach welchen dieser Beleg entsorgt werden kann.
Wenn Sie Ihre Dokumentenablage aktualisieren wollen, entnehmen Sie zunächst alle Belege aus dem Ordner, welche gemäß aktueller Aufbewahrungsfristen und nicht länger aufgehoben werden müssen. Das schafft Platz und erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten im Ordner.
Sortiert nach Kategorien heften Sie diese Papiere am besten auf Heftstreifen ab. Auf ein Deckblatt vermerken Sie den Inhalt des jeweiligen Stapels, z.B. Kontoauszüge 2014 und das Datum, wann diese Unterlagen aussortiert wurden.
HINWEIS
Danach kommen alle aussortierten Papierstapel in einen Karton. Diesen beschriften Sie an der Stirnseite mit einem kurzen Inhaltsverzeichnis und dem aktuellen Datum.
Mit diesem Kompromiss haben Sie Ihre Aktenordner aktualisiert, Sie haben nicht mehr benötigte Dokumente aussortiert, aber noch nicht entsorgt.
Dies kann jedoch nur eine Zwischenlösung sein. Spätestens, wenn Sie nach einem Jahr Ihre Aktenordner wieder nach den Aufbewahrungsfristen aktualisieren, sollte der Karton mit den Unterlagen vom Vorjahr entsorgt werden.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich fragen, wie oft habe ich in den letzten 12 Monaten die Unterlagen im Karton gebraucht?
Papiere ordnen und digital aufbewahren?
Zahlreiche persönliche Papierdokumente müssen ein Leben lang sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Einbruch, Vandalismus, Feuer, Wasser oder Elementarschäden aufbewahrt werden. Keine Versicherung ersetzt Ihnen den Verlust wichtiger Papierdokumente oder persönlicher Urkunden. Doch nicht jeder von uns hat zu Hause die entsprechenden Aufbewahrungsmöglichkeiten.
Treffen Sie Vorsorge und erstellen Sie eine digitale Kopie wichtiger Papierdokumente mit lebenslanger Aufbewahrungsfrist. Die Digitalisierung dieser wichtigen Dokumente ist kostengünstiger als die Wiederbeschaffung verlorener Belege.
Mein Lesetipp:
Wie schützen Sie wichtige Papierdokumente vor Verlust oder Beschädigung?
Im Schadensfall müssen Sie der Versicherung Ihr Eigentum an den beschädigten oder verlorenen Dingen nachweisen.
Private Unterlagen ordnen – Schritt für Schritt zum Erfolg
In dieser dreiteiligen Artikelserie erfahren Sie, wie Sie private Papiere ordnen, eine sinnvolle Ordnerstruktur erstellen und mit kleinen Tipps langfristig Ordnung halten.
Vorteile einer digitalen Papierablage
- Einmal digitalisierte Dokumente können unabhängig von Aufbewahrungsfristen platzsparend und langfristig sicher aufbewahrt werden. Sie müssen nicht überlegen, ob Sie einen bestimmten Beleg nochmals brauchen.
- Kaufbelege hochwertiger Einrichtungs- oder Elektrogeräte können zusammen mit digitalen Fotos archiviert werden. Im Schadensfall können Sie gegenüber der Versicherung jederzeit Ihr Eigentum nachweisen.
- Digitale Dokumente können bei Bedarf in mehreren Kategorien abgelegt und so schnell gefunden werden. Alle Belege für die Steuererklärung werden zunächst in der passenden Kategorie, z.B. „Arbeit und Beruf“ abgelegt. Eine zusätzliche Kopie wird im digitalen Ordner “Steuer“ ablegt. So ersparen Sie sich die Suche nach bestimmten Unterlagen bei der Erstellung der Steuerunterlagen
Gern unterstützt Sie SOS Scanservice bei der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente. Hier erfahren Sie mehr:
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