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Dokumente scannen
Verträge digitalisieren

Papier-Dokumente langfristig sicher archivieren
und vor Verlust oder Beschädigung schützen

Einbruch, Feuer, Elementarereignisse… und wie schützen Sie Ihre Papier-Dokumente?

Dokumente scannen – sorgen Sie jetzt vor!

Angesichts zahlreicher Unwetterwarnungen vor Starkregen und der damit verbundenen Gefahr von Hochwasser und Überschwemmungen stellt sich die Frage:

Wie können wichtige Papier Dokumente vor Verlust oder Beschädigung durch Elementarereignisse geschützt werden?

Sicher sind auch Ihnen noch die Bilder aus den Medien in Erinnerung, wo aus einem kleinen Bach plötzlich ein reißender Strom wird oder wo nach einem Starkregen die  Straßen, Keller und Erdgeschosswohnungen überflutet werden?

Gut, wer vorgesorgt hat und gegen solche Elementarschäden versichert ist.

Doch leider werden dabei nicht nur ersetzbare Einrichtungsgegenstände, sondern auch persönliche Erinnerungen, die Familienchronik oder das komplette Aktenarchiv mancher Firma vernichtet – haben Sie auch hier Vorsorge getroffen, denn keine Versicherung ersetzt Ihnen den Verlust persönlicher Erinnerungen oder wichtiger Papier-Dokumente.

Dokumente scannen – denn keine Versicherung ersetzt  Ihnen den Verlust wichtiger Dokumente und persönlicher Erinnerungen

Rentenunterlagen, Kaufverträge, Lohnabrechnungen, Notarielle Verträge

Private Dokumente scannen und schützen

Im privaten Bereich gibt es zahlreiche Dokumente, welche ein Leben lang sicher aufbewahrt werden sollten.

Neben den aktuellen Unterlagen und Verträgen aus den Bereichen Ausbildung, Beruf, Rente, Versicherung u.s.w., gibt es sicher viele Dokumente Ihrer Eltern und Großeltern, welche bei Verlust oder Beschädigung nicht wiederbeschafft werden können.

Prüfen Sie selbst, welche der nachfolgend genannten Dokumente haben Sie aktuell so gelagert, dass diese nicht durch Elementarereignisse beschädigt oder zerstört werden können?

Können Sie diese Dokumente bei Verlust sofort ersetzen?

  • Versicherungs- | Rentenunterlagen
  • Garantieunterlagen
  • Zeugnisse | Urkunden
  • Ausbildungsnachweise
  • Arbeitsverträge
  • Gehalts- | Lohnabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Impfausweise
  • Geburts-, Heirats-, Sterbe- Urkunden
  • Kaufverträge (Auto, Grundstück, Haus)
  • Kfz.-Briefe
  • Steuerbescheide
  • Arztbefunde
  • Bauunterlagen
  • Studienunterlagen
  • Immatrikulationsbescheinigungen

Private Dokumente scannen
hier erfahren Sie mehr

SOS Bürodienste untersützt Sie gern bei der Digitalisierung Ihrer privaten Dokumente.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema → Scandienstleistungen für Privatpersonen.

Buchhaltung, Finanzamt, Steuer, Versicherung ..

Dokumente scannen für Firmen, Vereine, Handwerker, Freiberufler ..

Geschäftliche Dokumente müssen entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen teilweise bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Da diese Aktenarchive über die Jahre sehr umfangreich sein können, befinden sich diese oftmals im Keller oder in wenig gesicherten Nebenräumen.

Wie bewahren Sie diese Dokumente auf?

  • Vertrags- | Auftragsunterlagen
  • Eingangs- | Ausgangsrechnungen
  • Lieferscheine
  • Lohn- | Gehaltsabrechnungen
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Personalakten
  • Datenblätter
  • Gutachten
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten
  • Produktbeschreibungen
  • Bedienungsanleitungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Prozessdokumentationen
  • Produktionshandbücher
  • Krankenscheine

Scanservice für Firmen
→ mehr erfahren ..

SOS Bürodienste untersützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen. Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema → Scanservice für Firmen

Sorgen Sie vor – erstellen Sie eine digitale Kopie wichtiger Dokumente

Dokumente scannen – Aktenarchive nicht vergessen

Sorgen Sie jetzt vor und erstellen Sie eine digitale Kopie aller wichtigen Papier Dokumente.

Im privaten Bereich eignen sich für kleine Mengen dafür auch die recht günstigen Multifunktionsgeräte, welche neben den Funktionen Drucken und Kopieren auch über eine Scanfunktion verfügen.

Denken Sie dabei auch an die Digitalisierung der Kaufbelege Ihrer Möbel und Einrichtungsgegenstände sowie aller Elektrogeräte, denn im Schadensfall müssen Sie gegenüber der Versicherung das Eigentum an diesen Geräten nachweisen.

Altakten werden im täglichen Geschäftsablauf  kaum noch benötigt und müssen aber aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oft über einen langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Das Aktenarchiv wird so jedes Jahr umfangreicher, benötigt viel Platz und muss organisiert werden.

Hier bietet sich die datenschutzgerechte, externe Aktenlagerung an.  Auch bei einer Geschäftsaufgabe (z.B. aus Altersgründen) ist dies eine günstige Alternative, Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auch weiterhin nachzukommen.

Starten Sie jetzt Ihre Dokumentenvorsorge

Dokumente scannen – starten Sie jetzt mit Ihrer Dokumenten-Vorsorge

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente kostet in der Regel weniger, als die Wiederbeschaffung der durch Feuer, Wasser, Einbruch oder Vandalismus beschädigten oder vernichteten Dokumente.

Bedenken Sie auch die finanziellen Nachteile welche entstehen können, wenn Sie Ihr Eigentum bzw. das Kaufdatum hochwertiger Elektrogeräte und Einrichtungsgegenstände gegenüber der Versicherung im Schadensfall nicht nachweisen können.

Hinzu kommen die zahlreichen persönlichen Dokumente Ihrer Familienchronik  von hohem ideellem Wert für Sie, welche bei Verlust oder Beschädigung nicht wiederbeschafft werden können. Diese, für künftige Generationen wichtige Zeitzeugen sind für immer verloren.

So, wie Sie die Jahresbeiträge zu Ihrer Hausrat- oder Wohngebäudeversicherung oft gestaffelt bezahlen, können Sie auch Ihre Dokumenten-Vorsorge entsprechend Ihrer Möglichkeiten staffeln.

Belegvorbereitung, Digitalisieren, Indexieren, SOS-Cloud, Aktenvernichtung …

Dokumente scannen – SOS-Scanservice ist Ihr Partner

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen. Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt.
Diese Belegvorbereitung können Sie gern selbst übernehmen und somit Kosten sparen.

Im Rahmen der OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen übernehmen wir daher die Struktur Ihrer Aktenordner auch für die digitalen Dateien. Somit ist es im Bedarfsfall möglich, auch ohne OCR-Texterkennung Dokumente am PC schnell zu finden.

Im Rahmen der Indexierung speichern wir Ihre Unterlagen nach der Digitalisierung als mehrseitige PDF-Dateien und benennen diese entsprechend Ihrer Ordnerstuktur bzw. nach Ihren Vorgaben.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern per DHL zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Für eine erste Kalkulation finden Sie eine Übersicht zu unseren Leistungen und Preisen auf der Seite » Preise Scanservice. Gern erstelle ich Ihnen nach persönlicher Abstimmung ein kostenloses und für Ihre Aufgabenstellung passendes Angebot.

Sie haben Fragen zum Angebot?
Rufen Sie mich an, oder senden Sie mir eine Mail.

Ihr Ansprechpartner:

Thomas Flämig
Dipl.- Verwaltungswirt (FH)

Sie erreichen mich per
Telefon 0341 / 652 32 90 oder über
unser → Kontaktformular

SOS Ratgeber-Blog

Im Blog Ratgeber und Aktuelles beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um das Thema Dokumente digitalisieren und informieren Sie zu aktuellen News und Angeboten der Firma SOS-Bürodienste.