Warum Dokumente scannen und digitale Kopie archivieren?


Warum Dokumente scannen?
Von Ihren Daten auf dem PC erstellen Sie sicher regelmäßig eine Datensicherung? Doch wie schützen Sie wichtige Papierdokumente langfristig vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Einbruch, Vandalismus oder Elementarschäden?

Warum Dokumente scannen? Schützen Sie wichtige Papierdokumente vor Verlust durch Feuer, Wasser, Diebstahl. Erstellen Sie eine digitale Kopie.

Sicher sind auch Ihnen noch die Bilder aus den Medien in Erinnerung, wo aus einem kleinen Bach plötzlich ein reißender Strom wird oder wo nach einem Starkregen die  Straßen, Keller und Erdgeschosswohnungen überflutet werden?

Angesichts zahlreicher Unwetterwarnungen vor Starkregen und der damit verbundenen Gefahr von Hochwasser und Überschwemmungen stellt sich die Frage:

Wie können Sie wichtige Papier Dokumente vor Verlust oder Beschädigung durch Elementarereignisse, durch Feuer oder Einbruch schützen?

Gut, wer vorgesorgt hat und gegen Elementarschäden oder Einbruch versichert ist.

Doch leider werden bei diesen Elementarereignissen nicht nur ersetzbare Einrichtungsgegenstände, sondern auch persönliche Erinnerungen, die Familienchronik oder das komplette Aktenarchiv mancher Firma vernichtet – haben Sie auch hier Vorsorge getroffen?

Jetzt Dokumente scannen, Belege digitalisieren – denn keine Versicherung ersetzt Ihnen den Verlust wichtiger Papierdokumente und persönlicher Erinnerungen!

Welche Dokumente scannen und digital archivieren?

Im privaten Bereich eignen sich für die Digitalisierung kleinerer Mengen auch die recht günstigen Multifunktionsgeräte, welche neben den Funktionen Drucken und Kopieren auch über eine Scanfunktion verfügen.

Denken Sie dabei auch an die Digitalisierung der Kaufbelege Ihrer Möbel und Einrichtungsgegenstände sowie aller Elektrogeräte, denn im Schadensfall müssen Sie gegenüber der Versicherung das Eigentum an diesen Geräten nachweisen.

Altakten werden im täglichen Geschäftsablauf  zwar kaum noch benötigt, müssen aber aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oft über einen langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Das Aktenarchiv wird so jedes Jahr umfangreicher, benötigt viel Platz und muss organisiert werden.

Hier bietet sich die ebenfalls die Digitalisierung oder die datenschutzgerechte, externe Aktenlagerung an.  Auch bei einer Geschäftsaufgabe (z.B. aus Altersgründen) ist dies eine günstige Alternative, Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auch weiterhin nachzukommen.

Belege digitalisieren ist günstiger als die Wiederbeschaffung

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente kostet in der Regel weniger, als die Wiederbeschaffung der durch Feuer, Wasser, Einbruch oder Vandalismus beschädigten oder vernichteten Dokumente.

Bedenken Sie auch die finanziellen Nachteile welche entstehen können, wenn Sie Ihr Eigentum bzw. das Kaufdatum hochwertiger Elektrogeräte und Einrichtungsgegenstände gegenüber der Versicherung im Schadensfall nicht nachweisen können.

Hinzu kommen die zahlreichen persönlichen Dokumente Ihrer Familienchronik  von hohem ideellem Wert für Sie, welche bei Verlust oder Beschädigung nicht wiederbeschafft werden können. Diese, für künftige Generationen wichtige Zeitzeugen sind für immer verloren.

So, wie Sie die Jahresbeiträge zu Ihrer Hausrat- oder Wohngebäudeversicherung oft gestaffelt bezahlen, können Sie auch Ihre Dokumenten-Vorsorge entsprechend Ihrer Möglichkeiten staffeln.

Dokumente scannen lassen – wir helfen Ihnen gern:

Scanservice für Firmen | Akten digitalisieren | Buchhaltung scannen
Scanservice Privat | Private Unterlagen scannen
Scanservice Vereine | Mitgliederakten digitalisieren | Vereinsarchive scannen

Gern unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente mit folgenden Leistungen:

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen. Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt.
Diese Belegvorbereitung können Sie gern selbst übernehmen und somit Kosten sparen.

Im Rahmen der OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen übernehmen wir daher die Struktur Ihrer Aktenordner auch für die digitalen Dateien. Somit ist es im Bedarfsfall möglich, auch ohne OCR-Texterkennung Dokumente am PC schnell zu finden.

Wie lange müssen persönliche Dokumente, Rechnungen oder Kaufbelege aufbewahrt werden? Lesen Sie hier unsere Empfehlungen zu den Aufbewahrungsfristen für Dokumente.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Rechnungen und Belege

Im Rahmen der Indexierung speichern wir Ihre Unterlagen nach der Digitalisierung als mehrseitige PDF-Dateien und benennen diese entsprechend Ihrer Ordnerstuktur bzw. nach Ihren Vorgaben.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern per DHL zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Diese Beiträge könnten Sie auch interessieren:

  • Private Ablage organisieren, 4 Tipps bringen Ordnung
    Im abschließenden 3. Teil der Beitragsserie Private Unterlagen ordnen gebe ich Ihnen 4 Tipps, wie Sie nach dem Sortieren Ihrer Papiere Ihre private Ablage organisieren, mit einfachen Mitteln aktualisieren und so über lange Zeit effektiv nutzen können.
  • Private Ordnerstruktur anlegen, mit 7 Ordnern beginnen
    Nachdem alle Papierberge sortiert sind, erstellen wir im 2. Teil dieser Beitragsserie eine sinnvolle private Ordnerstruktur und heften die sortierten Unterlagen nach Themen und Datum ab.
  • Papiere sortieren, in 3 Schritten zum Erfolg
    Im 1. Teil meiner Beitragsserie zum Thema „Private Unterlagen ordnen mit System“ zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie private Papiere richtig sortieren. Wir klären die Frage, welche Kategorie-Struktur sinnvoll ist und wie diese erstellt wird.

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig,  Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90
oder über unser → Kontaktformular