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Unterlagen digitalisieren

Dokumente, Ordner einscannen

SOS Scandienstleistungen für Firmen und Privat

Unterlagen digitalisieren,
– welche Dokumente digitalisiert SOS Scanservice?

Prinzipiell können wir alle Unterlagen digitalisieren, welche in Papierform bis zum Format DIN-A3 vorliegen – beim handschriftlichen Notizzettel angefangen bis hin zum mehrseitigen gebundenen Vertrag.
Sinnvoll ist eine Digitalisierung grundsätzlich für jedes Dokument, denn so können Sie Ihre Dokumente mehrfach gesichert und geschützt vor höherer Gewalt aufbewahren.

Wir stellen allerdings gemeinsam mit Ihnen die Frage, welche Arten von Dokumenten Sie besitzen und für welche Dokumente eine Digitalisierung sinnvoll ist. Wir unterscheiden zunächst grundsätzlich zwischen Privatkunden und gewerblichen Kunden. Beide Kundengruppen haben unserer Erfahrung nach unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse an ihre zu digitalisierenden Daten.

Unterlagen digitalisieren
Belege scannen für Firmen

Sicher fallen Ihnen als Gewerbetreibenden viele Dokumente ein, die Sie in Ihrem Geschäftsalltag erstellen, drucken, versenden, empfangen, lesen, aufbewahren…

Manches Dokument halten Sie lieber in Papierform in der Hand, eine bloße elektronische Sicherung würde Ihnen nicht ausreichen. Aber die Mehrheit Ihrer Dokumente erstellen und erhalten Sie sicher bereits in elektronischer Form. Sie fertigen einen Ausdruck und vermerken eventuell etwas handschriftlich darauf – und das Dokument wandert zunächst in die Ablage und danach ins Archiv. Im Archiv warten Ihre Dokumente dann auf den Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Hier ist es sinnvoll zwischen Altakten, Bestandsakten und Akten im Bearbeitungsprozess zu unterscheiden.

Altakten bewahren Sie nur noch entsprechend der gesetzlichen Fristen auf oder archivieren Sie aus firmenhistorischen Gründen. Bestandsakten können im Geschäftsalltag zu Recherchezwecken oder zur Klärung von Unstimmigkeiten wichtig werden. Und Akten im Bearbeitungsprozess sind für die Sachbearbeitung der täglichen Geschäftsvorfälle notwendig und müssen zur Hand sein. Wird ein Dokument benötigt, muss es schnell auffindbar sein. Eine klar strukturierte elektronische Ablage ist immer zeiteffizienter und weniger raumfordernd gegenüber einer Papierablage.

Welche Dokumente und Akten Sie digitalisiert archivieren wollen, hängt von Ihren konkreten Bedürfnissen ab. Streben Sie das nahezu papierlose Büro an? Benötigen Sie Ihren Archivraum für andere Zwecke? Wurden Ihre Dokumente schon einmal aufgrund höherer Gewalt beschädigt und Sie wollen Ihre Dokumente geschützt ablegen? Wollen Sie firmenhistorische Dokumente sichern?

 

Unterlagen digitalisieren – wir scannen für Ihre Firma:

Eingehende und ausgehende Rechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine, Produktbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Visitenkarten, Besprechungsnotizen, Verträge, Krankenscheine, Kontaktanschreiben, Bescheide, Erlasse, Zahlungsanweisungen, Versicherungsakten, Personalakten, Eingangs- und Ausgangspost, Patientenakten, Befunde, Zahlungsbelege, Quittungen, Preislisten, Bestellungen, Bestätigungen, Reisekostenabrechnungen, Bus-, Bahn- und Flugtickets, Prozessdokumentationen, Produktionshandbücher, Sitzungsprotokolle, Flyer, Zertifikate, Zeugnisse, Handbücher, Bestellungen, Buchhaltungsunterlagen, Mahnungen, Bedienungsanleitungen…

Hier erfahren Sie mehr zum Angebot  → Belege scannen für Firmen

Unterlagen digitalisieren
Akten einscannen für Privatpersonen

Haben Sie schon einmal über folgende Fragen nachgedacht?

Wie viele Ordner haben Sie mit wichtigen Unterlagen bei sich zu Hause gefüllt? Wo stehen diese Ordner – an einer Stelle oder in Ihrer Wohnung verteilt? Welches sind die wichtigsten Dokumente? Wie schnell finden Sie das Dokument, welches Sie suchen? Wie gut sind Ihre Unterlagen sortiert?

Sicher gehen Ihnen jetzt viele Stichworte durch den Kopf und Ihr geistiges Auge wandert in Ihrem Aktenschrank: Arztbefunde, Urkunden, Steuer, Versicherungen, Bank, Hausbau oder –kauf, Auto, Urlaub, Kinder, Vollmachten, Rente, Behörden, Job…

Viele Dokumente gehören zu mehreren Vorgängen gleichzeitig, sind aber einzeln in verschiedenen Ordern abgeheftet. Für einen Behördenantrag, Versicherungsfall, die Steuererklärung oder jeglichen anderen Vorgang suchen Sie dann aus Ihren verschiedenen Ordnern die entsprechend zu erbringenden Nachweisdokumente zusammen. Wo habe ich das abgelegt – ist eine nicht seltene Frage.

Mit digitalisierten Dokumenten erleichtern Sie sich diesen Such-, Sortier- und Ablageaufwand. Gemeinsam mit Ihnen legen wir eine sinnvolle Ordnerstruktur fest, scannen Ihre Dokumente und speichern Sie unter den Stichpunkten, die Sie uns vorgeben.

So können Sie Ihre Dokumente mehrfach in verschiedenen thematischen Ordnern intuitiv speichern. Sie finden schneller, was Sie suchen. Sie können sich Sicherheitskopien erstellen, die im Fall der Fälle einfach transportabel sind. Sie schützen Ihre Unterlagen vor höherer Gewalt.

 

Unterlagen digitalisieren – wir scannen für Privatpersonen:

Arztbefunde, Versicherungsunterlagen, Urkunden, Zeugnisse, Baudokumente, Schul- und Studienunterlagen Ihrer Kinder, Immatrikulationsbescheinigungen, Behördenschreiben, Steuerbescheid, Rentenunterlagen, Verbrauchsabrechnungen Ihrer Versorger, Rechnungen, Zahlungsbelege, Vertragsunterlagen, Lohnabrechnungen, Werkstattrechnungen, Garantieunterlagen, Kaufbelege, handschriftliche Notizen, Diplom- Magister- Master- oder Bachelorarbeiten, Hochzeitszeitungen, Tauf-, Trau-, Geburtsurkunden, Bedienungsanleitungen, Bestellungen, Briefkorrespondenz mit Behörden, Krankenkasse, Anwalt, …

Hier erfahren Sie mehr zum Angebot → Private Akten einscannen

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