Ratgeber und Aktuelles – der Blog von SOS Bürodienste
Hier im Blog Ratgeber und Aktuelles beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um die Themen Dokumente, Akten, sortieren, ordnen, scannen, digitalisieren und informieren Sie zu aktuellen News und Angeboten der Firma SOS-Bürodienste.
Unsere aktuellen Ratgeber-Themen:
Ersetzendes Scannen gemäß Richtlinie BSI TR-03138 (Resiscan)
Was beschreibt der Begriff ersetzendes Scannen? Der Begriff ersetzendes Scannen beschreibt die Möglichkeit, dass im Unternehmen Papierbelege eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden können. Ziel ist es, die Papierbelege nach dem Scannen zu...
mehr lesen
Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen?
Was ist eine Verfahrensdokumentation? In den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) hat das Bundesministerium für Finanzen festgelegt, dass für...
mehr lesen
Akten digitalisieren | Aktenordner scannen | Aktenscan
Akten digitalisieren und Platz sparen. In Ihrer Firma werden täglich Dokumente erstellt, gedruckt, versendet und empfangen.Gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und den gesetzlichen → Aufbewahrungsfristen müssen diese Unterlagen teilweise bis zu 10...
mehr lesen
Studienunterlagen digitalisieren | Urkunden, Zeugnisse scannen
Studienunterlagen digitalisieren oder in Papierform aufbewahren?Sie haben Ihr Studium oder Ihre berufliche Weiterbildung schon vor einiger Zeit abgeschlossen? Sie sind stolz auf Ihren Abschluß und haben die Studienunterlagen nun schon über mehrere Jahre in...
mehr lesen
Dokumente scannen | Belege digitalisieren | Digitale Kopie
Warum eine digitale Kopie wichtiger Papierdokumente erstellen?Angesichts zahlreicher Unwetterwarnungen vor Starkregen und der damit verbundenen Gefahr von Hochwasser und Überschwemmungen stellt sich die Frage:Wie können wichtige Papier Dokumente vor Verlust oder...
mehr lesen
Kaufbelege digitalisieren | Rechnungen scannen und archivieren
Warum sollten Sie Kaufbelege digitalisieren? Im Schadensfall müssen Sie gegenüber der Versicherung nachweisen, dass die versicherten - also die gestohlenen bzw. beschädigten Gegenstände - Ihr Eigentum sind. Ihre Hausratversicherung ist nur sinnvoll, wenn Sie im...
mehr lesen
Belegvorbereitung | Akten, Belege zum Scannen vorbereiten?
Was versteht man unter Belegvorbereitung?Im Rahmen der Belegvorbereitung müssen die Unterlagen nach den von Ihnen vorgegebenen Themen bzw. Sachgebieten sortiert werden. Wenn Sie uns Aktenordner übergeben, werden die digitalen Daten in der Regel nach der Struktur der...
mehr lesen
Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Was sind die Grundsätze zum Datenzugriff? Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Dabei handelt es sich...
mehr lesen
PDF Dokumente erstellen, bearbeiten, verwalten, archivieren
Die Wahl des richtigen Dateiformats bei der Digitalisierung und Archivierung ist entscheidend für den Speicherplatz, den Ihre digitalen Daten benötigen.Des weiteren müssen digitale Daten in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahrt werden.Das heißt, digitale Daten...
mehr lesen
OCR Texterkennung | digitale Dokumente werden durchsuchbar
OCR Texterkennung (Optical Character Recognition) bedeutet übersetzt optische Zeichenerkennung. OCR-Texterkennung bezeichnet den Vorgang der Rückgewinnung der Textinformation aus einer Bilddatei.Diese Leistung unseres Scanservice wird für Sie wichtig, wenn Sie Ihre...
mehr lesen
Digitale Dokumente archivieren – was sollten Sie beachten?
Zur sicheren Archivierung Ihrer digitale Dokumente übergeben wir Ihnen diese nach dem Scannen gespeichert auf einem USB-Stick oder auf einer externen Festplatte. Bitte bedenken Sie, dass jedes Speichermedium eine endliche Lebensdauer hat und Vorteile bzw. auch...
mehr lesen
Aufbewahrungsfristen für Dokumente, Rechnungen, Belege
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen Jeder Selbstständige oder Gewerbetreibende der zur Buchhaltung verpflichtet ist, unterliegt bestimmten Aufbewahrungspflichten. Sie müssen Geschäftsdokumente zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen geordnet aufbewahren, so...
mehr lesen
Belegdigitalisierung – Akten scannen, Belege digital verwalten
Belegdigitalisierung macht Ihre Papierablage nahezu überflüssig und Sie kommen dem papierlosen Büro einen sehr großen Schritt näher. Ihre Papierberge wachsen nicht mehr, sie schrumpfen. Wenn Sie ein Dokument aus vergangenen Jahren benötigen, entfallen der Gang ins...
mehr lesen
Dokumente einscannen – wie werden Unterlagen digitalisiert?
Ein Scanner ist ein optisches Eingabegerät, welches mit Hilfe von modernsten Scansensoren die physikalische Papiervorlage abtastet.Beim Dokumente einscannen wird somit die Papiervorlage abgetastet, aufgezeichnet und digital abgespeichert. Die analogen Daten werden in...
mehr lesen
Unterlagen digitalisieren | Akten scannen | Belege einscannen
Sie wollen Unterlagen digitalisieren lassen? SOS Scanservice digitalisiert Ihre Unterlagen, Belege oder Akten, welche in Papierform bis zum Format DIN-A3 vorliegen - beim handschriftlichen Notizzettel angefangen bis hin zum mehrseitigen gebundenen Vertrag. Sinnvoll...
mehr lesen