Belegdigitalisierung – Akten scannen, Belege digital verwalten


Belegdigitalisierung – sind digitale Dokumente der Weg zum papierlosen Büro?

Digitale Belege - die Zukunft im Büro?

Belegdigitalisierung macht Ihre Papierablage nahezu überflüssig und Sie kommen dem papierlosen Büro einen sehr großen Schritt näher. Ihre Papierberge wachsen nicht mehr, sie schrumpfen. Wenn Sie ein Dokument aus vergangenen Jahren benötigen, entfällt der Gang ins Aktenarchiv. Auch die Suche zwischen verstaubten und verblassten Ordnern ist nicht mehr notwendig.

Sie greifen bequem von Ihrem Schreibtisch auf Ihre Unterlagen zu. Die Papierablage ist in verschiedenen digitalen Ordnern strukturiert abgelegt. Sie und autorisierte Mitarbeiter haben schnellen Zugriff auf die Dokumente.

Belegdigitalisierung – Papierakten scannen

Mit der Digitalisierung Ihrer Akten und Belege behalten Sie den Überblick über sämtliche Dokumente. Alle Unterlagen zu einem bestimmten Vorgang liegen strukturiert vor.

Sie trennen nicht mehr nach Papier- und elektronischen Dokumenten. Die Briefkorrespondenz und die Emails werden gemeinsam gesichert.

Das optimiert Ihre Bearbeitungsprozesse, reduziert Ihren Suchaufwand und erlaubt Ihnen eine zeitliche und eine quantitative Vorstellung über Ihre Schriftkorrespondenz.

Elektronische Dokumente erhalten Rechtscharakter

Immer mehr Daten werden in unserer täglichen Arbeit bereits elektronisch generiert oder digital ausgegeben.

Das Papier als Träger der Informationen ist somit nur noch ein mögliches Ausgabeformat eines ursprünglich elektronischen Dokuments.

Die bereits vielfach genutzten elektronischen Signaturen verleihen elektronischen Dokumenten Rechtscharakter und sind damit ebenso rechtskräftig wie handschriftlich unterzeichnete Dokumente.

Belegdigitalisierung – so schützen Sie Papierdokumente vor Verlust oder Beschädigung

Digitale Dokumente verstauben nicht, am Papier nagt der Zahn der Zeit, es vergilbt und verblasst.

Kopieren Sie ein archiviertes Papierdokument, geht das immer mit einem Qualitätsverlust einher. Ziehen Sie die Kopie von einem digitalen Dokument erhalten Sie nahezu Originalqualität.

Des weiteren können Sie digitalisierte Dokumente platzsparend und langfristig sicher archivieren.

Vorteile von Dokumenten Management Systemen

Bestands- und Altakten in einem Dokumenten-Management-System verwalten? Viele Dokumente im täglichen Büroalltag erhalten Sie schon in elektronischer Formund archivieren diese auch so.

Sie haben sich bereits eine Verzeichnisstruktur überlegt, eventuelle Schlagworte zur Recherche hinterlegt und die Bezeichnung Ihrer Dokumente festgelegt.

Zu vielen Vorgängen gehören jedoch auch Belege aus der Vergangenheit, die in schriftlicher Form vorliegen oder Daten, die Sie in Papierform erhalten haben.

So bildet ein digitales Archiv in Form eines Dokumenten-Management-Systems einen Vorgang vollständig ab, während die Papierakte unvollständig bleibt, da sie um die elektronisch vorliegenden Dokumente meist nicht mehr ergänzt wird.

Die Trennung zwischen elektronischer Ablage und Papierablage ist nicht mehr sinnvoll. Die mechanische Lebensdauer elektronischer Dokumente ist einfach unschlagbar gegenüber der Lagerfähigkeit von Papier.