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Akten digitalisieren
Akten scannen
Aktenarchiv einscannen

Warum Akten digitalisieren?
Wie lagern Sie Ihre Altakten?
Wie sicher ist Ihr Aktenarchiv?

In Ihrer Firma werden täglich Dokumente erstellt, gedruckt, versendet, empfangen und müssen gemäß der gesetzlichen → Aufbewahrungsfristen teilweise bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden.

Die Mehrheit dieser Dokumente erstellen, erhalten und speichern Sie sicher bereits in elektronischer Form.

Doch denken Sie bitte auch an Ihre zahlreichen Altakten, welche in Papierform in Regalen, im Keller oder im Aktenarchiv lagern und noch für einige Jahre sicher aufbewahrt werden müssen:

 

  • Wieviel Platz beanspruchen diese Akten und welche Lagerkosten sind damit verbunden?
  • Ist die Luftfeuchtigkeit in den Räumen für die langfristige Lagerung von Papierakten geeignet?
  • Können die Akten durch eindringende Nässe oder hohe Luftfeuchtigkeit schimmeln?
  • Sind die Akten durch entsprechende Sicherheitstechnik vor Verlust oder Beschädigung durch Einbruch, Feuer, Wasser oder Elementarschäden gesichert?
  • Wie lange müssen Sie suchen, um bestimmte Dokumente im Aktenarchiv zu finden?

Akten scannen –
sparen Sie Kosten und
treffen Sie jetzt Vorsorge

  • Schaffen Sie jetzt Platz – erstellen Sie eine digitale Kopie Ihrer Papierdokumente
  • Sparen Sie Kosten – ein digitales Archiv benötigt keine Regale und keinen Lagerraum
  • Treffen Sie Vorsorge – keine Versicherung ersetzt Ihnen den Verlust wichtiger Dokumente
  • Keine Kosten für die Wiederbeschaffung beschädigter oder durch Elementarschäden vernichteter Dokumente
  • Keine zeitraubende Suche – Dokumente werden im digitalen Archiv oder am PC schnell gefunden
  • Effektiv arbeiten – mit einer zentralen, digitalen Dokumentenverwaltung

Akten digitalisieren
Aktenarchiv einscannen lassen?

 

Wir übernehmen:
– Belegvorbereitung
– Digitalisieren
– Indexieren
– Aktenvernichtung …

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen. Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt.
Diese Belegvorbereitung können Sie gern selbst übernehmen und somit Kosten sparen.

Im Rahmen der OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen übernehmen wir daher die Struktur Ihrer Aktenordner auch für die digitalen Dateien. Somit ist es im Bedarfsfall möglich, auch ohne OCR-Texterkennung Dokumente am PC schnell zu finden.

Im Rahmen der Indexierung speichern wir Ihre Unterlagen nach der Digitalisierung als mehrseitige PDF-Dateien und benennen diese entsprechend Ihrer Ordnerstuktur bzw. nach Ihren Vorgaben.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern per DHL zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Akten digitalisieren lassen?

SOS Scandienstleistungen nach Ihren Bedarf

SOS Scanservice – Scandienstleistungen rund um das Thema Akten digitalisieren, Aktenarchiv einscannen.

Gern erstellen wir Ihnen ein kostenloses Angebot – individuell und passend für Ihre Aufgabenstellung.

Aktenordner digitalisieren - Leistungen:Preise
(incl. 19% MWSt.)
Aktenordner mit bis zu 350 Blatt DIN-A4
einzeln einzugsfähigen Vorlagen scannen
und in bis zu drei mehrseitigen PDF-Dateien speichern
17,90 € pro Ordner
Belegvorbereitung
Entheften, entklammern, glätten der Dokumente
9,50 € pro Ordner
Rückheften
Heft- bzw. Büroklammern wieder anbringen oder
einzelne Dokumente in Folien abheften
4,00 € pro Ordner
Gemischtes Beleggut verarbeiten
Im Ordner befinden sich Dokumente verschiedener Größe,
wie z.B. Kassenbelege bei Buchhaltungsunterlagen
3,50 € pro Ordner
Scannen der Dokumente in Farbeinclusive
Duplexscan
Dokumente beidseitig scannen - Leerseiten werden gelöscht
inclusive
Indexierung
Erstellung zusätzlicher PDF-Dateien pro Ordner.
(die Erstellung von bis zu drei Dateien pro Ordner ist im Preis inclusive)
0,35 € pro Datei

Eine Zusammenstellung unserer Leistungen im Zusammenhang mit den verschiedenen Scanverfahren finden Sie in unserer → Preisliste Scanservice

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