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In Ihrer Firma werden täglich Dokumente erstellt, gedruckt, versendet, empfangen und müssen gemäß der gesetzlichen → Aufbewahrungsfristen teilweise bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden.

 

Warum Akten digitalisieren?


Wie lagern Sie Ihre Altakten? Wie sicher ist Ihr Aktenarchiv?

Die Mehrheit dieser Dokumente erstellen, erhalten und speichern Sie sicher bereits in elektronischer Form, doch:
Zahlreichen Altakten lagern in Papierform in Regalen, im Keller oder im Aktenarchiv und müssen noch für einige Jahre sicher aufbewahrt werden?

  • Wieviel Platz beanspruchen diese Akten und welche Lagerkosten sind damit verbunden?
  • Ist die Luftfeuchtigkeit in den Räumen für die langfristige Lagerung von Papierakten geeignet?
  • Können die Akten durch eindringende Nässe oder hohe Luftfeuchtigkeit schimmeln?
  • Sind die Akten durch entsprechende Sicherheitstechnik vor Verlust oder Beschädigung durch Einbruch, Feuer, Wasser oder Elementarschäden gesichert?
  • Wie lange müssen Sie suchen, um bestimmte Dokumente im Aktenarchiv zu finden?

 

Akten digitalisieren – sparen Sie Kosten und treffen Sie jetzt Vorsorge

  • Schaffen Sie jetzt Platz – erstellen Sie eine digitale Kopie Ihrer Papierdokumente
  • Sparen Sie Kosten – ein digitales Archiv benötigt keine Regale und keinen Lagerraum
  • Treffen Sie Vorsorge – keine Versicherung ersetzt Ihnen den Verlust wichtiger Dokumente
  • Keine Kosten für die Wiederbeschaffung beschädigter oder durch Elementarschäden vernichteter Dokumente
  • Keine zeitraubende Suche – Dokumente werden im digitalen Archiv oder am PC schnell gefunden
  • Effektiv arbeiten – mit einer zentralen, digitalen Dokumentenverwaltung

 

Aktenarchiv scannen lassen – gern übernehmen wir folgende Leistungen:

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen. Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt.
Diese Belegvorbereitung können Sie gern selbst übernehmen und somit Kosten sparen.

 

Durch die OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen übernehmen wir daher die Struktur Ihrer Aktenordner auch für die digitalen Dateien. Somit ist es im Bedarfsfall möglich, auch ohne OCR-Texterkennung Dokumente am PC schnell zu finden.

 

Im Rahmen der Indexierung speichern wir Ihre Unterlagen nach der Digitalisierung als mehrseitige PDF-Dateien und benennen diese entsprechend Ihrer Ordnerstuktur bzw. nach Ihren Vorgaben.

 

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

 

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern per DHL zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.