Dokumente einscannen, Papierbelege werden digital


Dokumente einscannen, wie werden Papierdokumente digital? Die Art Ihrer Dokumente bestimmt das Scanverfahren, mit welchen die Digitalisierung erfolgen kann. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr zu den Vor- und Nachteilen der eingesetzten Verfahren.

Dokumente einscannen, Papierdokumente scannen - wie werden Dokumente digitalisiert?

Ein Scanner ist ein optisches Eingabegerät, welches mit Hilfe von modernsten Scansensoren die physikalische Papiervorlage abtastet. Beim Scannen wird die Papiervorlage abgetastet, der Inhalt wird aufgezeichnet und digital abgespeichert.

Die analogen Daten werden in einzelne Bildpunkte, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind, übertragen.

Diese Punktanordnung wird Rastergrafik genannt und ist Ihnen sicher im Zusammenhang mit dem Begriff Pixel (Bildpunkte) bekannt. Diese Rastergrafik beschreibt das digital gespeicherte Bild in vom Computer lesbarer Form.

Dokumente einscannen – wie erfolgt das Scannen?

SOS Bürodienste bietet Ihnen mit der Dienstleistung Scanservice die Digitalisierung für Ihre Papier Dokumente an. Mit unserer Scandienstleistung werden Ihre Papierdokumente in digitale Dokumente umgewandelt und platzsparend auf einem Informationsträger gesichert.

Wenn wir Ihre Dokumente einscannen, kommen in Abhängigkeit von der Art der Dokumente folgende Scanverfahren zur Anwendung:

Automatischer Stapel-Scan

Beim Stapel-Scan wird eine größere Menge Papier (ein Papier-Stapel) in den automatischen Vorlageneinzug des Dokumentenscanners eingelegt. Der Scanner zieht jede Seite einzeln ein (wie beim Drucker) und scannt das Dokumenmt.

Voraussetzung für dieses Verfahren sind einzeln einzugsfähige Seiten, welche nicht geklammert oder geheftet sein dürfen.

  • Vorteil:  schnelle Verarbeitung und daher sehr kostengünstig
  • Nachteil:  es können nur nur einzeln einzugsfähige Seiten verarbeitet werden
  • im Rahmen der Belegvorbereitung  müssen zuvor alle Büro- und Heftklammern von den Belegen entfernt werden
  • Findet Anwendung z.B. bei Rechnungen, Lieferscheinen, Kaufbelegen, Steuerunterlagen, Lohnabrechnungen u.a.m.

Manueller Einzel-Scan:

Geheftete oder gebundene Dokumente, z.B. Notarielle Urkunden, werden im manuellen Einzel-Scan verarbeitet. Jede Seite des Dokuments wird einzeln auf einen Flachbettscanner aufgelegt, gescannt und gespeichert.

  • Vorteil:  in der Regel entfällt die Belegvorbereitung
  • Nachteil:  jede Seite wird einzeln manuell verarbeitet und gespeichert = hoher Arbeitsaufwand
  • Dieses Verfahren findet Anwendung bei gebundenen Dokumenten – z.B. bei notariellen Urkunden/Verträgen – welche nicht getrennt werden können.

Dokumente langfristig sicher archivieren

Archivieren ist das zeitlich unbegrenzte Aufbewahren und Erhalten von Informationsträgern sowie das benutzbar machen der darin befindlichen Informationen.

Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Informationen, die jederzeit wieder verfügbar gemacht werden können. Wichtig dabei ist, dass die aufbewahrten Informationen langfristig sicher und unveränderbar sind.

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