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Dokumente einscannen

wie werden Ihre Unterlagen digitalisiert ?

 

Dokumente einscannen, scannen, digitalisieren?

Ein Scanner ist ein optisches Eingabegerät, welches mit Hilfe von modernsten Scansensoren die physikalische Papiervorlage abtastet.Beim Dokumente einscannen wird somit die Papiervorlage abgetastet, aufgezeichnet und digital abgespeichert.

Die analogen Daten werden in einzelne Bildpunkte, die in Zeilen und Spalten angeordnet sind, übertragen.

Diese Punktanordnung wird Rastergrafik genannt und ist Ihnen vielleicht im Zusammenhang mit dem Begriff Pixel (Bildpunkte) bereits bekannt. Diese Rastergrafik beschreibt das digital gespeicherte Bild in vom Computer lesbarer Form.

SOS-Bürodienste Leipzig bietet Ihnen mit der Dienstleistung Scanservice eine Erfassungsmethode für Ihre Papier Dokumente an. Mit unserer Scandienstleistung werden Ihre Papierdokumente in digitale Daten gewandelt und platzsparend auf einem Informationsträger gesichert.

Dokumente einscannen
Ihre Unterlagen werden dabei nicht beschädigt

In Abhängigkeit von der Art der Dokumente, welche gescannt werden sollen, kommen folgende Scanverfahren zur Anwendung:

Automatischer Stapel-Scan:

Beim Stapel-Scan wird eine größere Menge Papier (ein Papier-Stapel) in den Scanner eingelegt, welcher jede Seite einzeln einzieht (wie beim Drucker) und scannt. Voraussetzung für dieses Verfahren sind einzeln einzugsfähige Seiten, welche nicht geklammert oder geheftet sein dürfen.

In den automatischen Vorlageneinzug eines Einzugs-Scanners wird ein Stapel einzelner Dokumente eingelegt, automatisch eingezogen und verarbeitet.

  • Vorteil:  schnelle Verarbeitung und daher sehr kostengünstig
  • Nachteil:  es können nur einzeln einzugsfähige Seiten verarbeitet werden Belegvorbereitung  ist notwendig
  • Findet Anwendung z.B. bei Rechnungen, Lieferscheinen, Kaufbelegen, Steuerunterlagen, Lohnabrechnungen u.a.w.


Manueller Einzel-Scan:

Geheftete oder gebundene Dokumente, z.B. Notarielle Urkunden, welche nicht geöffnet werden sollten, werden im Manuellen Einzel-Scan verarbeitet. Dabei wird jede Seite einzeln über einen Flachbettscanner gescannt.
Jede Seite des Dokuments wird einzeln in einen Flachbettscanner eingelegt, gescannt und gespeichert.

  • Vorteil:  geringer Aufwand hinsichtlich der Belegvorbereitung
  • Nachteil:  jede Seite wird einzeln manuell verarbeitet und gespeichert = hoher Arbeitsaufwand
  • Dieses Verfahren findet Anwendung bei gebundenen Dokumenten – z.B. bei notariellen Urkunden/Verträgen – welche nicht getrennt werden können.


Dokumente einscannen und archivieren

Archivieren ist das zeitlich unbegrenzte Aufbewahren und Erhalten von Informationsträgern sowie das benutzbar machen der darin befindlichen Informationen.

Elektronische Archivierung ist die datenbankgestützte, zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Informationen, die jederzeit wieder verfügbar gemacht werden können. Wichtig dabei ist, dass die aufbewahrten Informationen langfristig sicher und unveränderbar sind.

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