Notfallordner für Privat oder Firma, 6 Tipps zum Inhalt

Niemand will sich diesen Fall vorstellen, doch was passiert, wenn Sie als Inhaber eines Unternehmens, als Handwerksmeister, Freiberufler oder als Privatperson aufgrund von Krankheit oder Unfall plötzlich ausfallen?  
Haben Sie für diesen Notfall schon vorgesorgt? Finden Ihre Mitarbeiter oder Angehörige schnell alle wichtigen Dokumente und Verträge, z.B. in einem Notfallordner? Welche Vorsorgedokumente werden benötigt? Ist ein digitaler Notfallordner die Alternative zum Papier?

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Notfallordner erstellen, Ihre Vorsorge für den Fall der Fälle

Ihre Unterlagen und Verträge sind übersichtlich und strukturiert in beschrifteten Aktenordnern abgelegt. Sie müssen nicht lange nach einem bestimmten Dokument suchen. Wichtige Kontakte haben Sie im Kopf oder auf dem Handy gespeichert. Doch was passiert, wenn Sie plötzlich ausfallen?

Niemand will sich diesen Fall vorstellen, doch es passiert immer wieder:
Egal, ob Sie Inhaber eines Unternehmens, Handwerksmeister, Freiberufler oder Privatperson sind. Was passiert, wenn Sie sich aufgrund von Unfall oder Krankheit plötzlich nicht mehr um die Belange der Firma oder der Familie kümmern können?

Gut, wer für diese Situation vorgesorgt und alle wichtigen Dokumente für einen Notfall in einem entsprechenden Notfall- bzw. Vorsorgeordner zusammengestellt hat.
Dieser Notfallordner ist das erste Handlungsinstrument für Ihre Angehörigen, Mitarbeiter oder Bevollmächtigte.

Entgegen der Annahme vieler, ist es aufgrund des §1896 BGB  nicht so, dass im Notfall automatisch Ihre nächsten Angehörigen für Sie Entscheidungen treffen können.

Daher ist im Rahmen Ihrer privaten Vorsorge die Erstellung und Hinterlegung von Vorsorgedokumenten die wichtigste Voraussetzung dafür, dass sich im Notfall Ihr Ehepartner oder Ihre Kinder um Ihre Angelegenheiten kümmern können.

Vorsorgeordner – alle Dokumente an einem Ort

Der Inhalt Ihres Vorsorgeordners ist zum einen abhängig von Ihrer persönlichen Vermögens-, Lebens- und Familiensituation. Zum anderen unterscheidet sich der Inhalt des Ordners für eine Privatperson von dem eines Unternehmers oder Freiberuflers. Daher kann ich an dieser Stelle nur Empfehlungen zu den wichtigsten Inhaltsthemen geben.

Inhalt Vorsorgeordner für Privatpersonen

Persönliche Daten

Hier hinterlegen Sie alle wichtigen Kontaktdaten des Ehe- bzw. Lebenspartners, der Eltern, Geschwister und Kinder. Empfehlenswert ist auch eine Kopie Ihres Ausweises und des Familienstammbuches.
Ebenso gehört in diesen Bereich eine Auflistung wichtiger Ansprechpartner, wie Hausarzt, Rechtsanwalt, Versicherungsagent oder Finanzberater.
Für Ihre Angehörigen ist weiterhin eine Zusammenstellung wichtiger Verträge, Abos und Mitgliedschaften hilfreich.

Versicherungen | Rente | Vorsorge

Listen Sie alle für den Krankheits- und Todesfall wichtigen Versicherungen auf. Dazu gehören u.a. die gesetzliche Rentenversicherung, die Krankenversicherung, sowie private Unfall-, Lebens- und Todesfallversicherungen.
Sofern Sie keine Kopien abheften, vermerken Sie bei jeder Versicherung, in welchen Ordner die jeweilige Original Versicherungspolice abgeheftet ist.

Vermögen | Verbindlichkeiten

Dieser Bereich beinhaltet zuerst eine Übersicht Ihrer Bankverbindungen (alle Giro-, Tagesgeld- und Sparkonten), Wertpapiere, Bausparvertrag, Beteiligungen sowie die Zugangsdaten zu Bankschließfächern.
Sollten Sie Immobilien besitzen,  heften Sie hier Kopien der Grundbuchauszüge ab, bzw. vermerken Sie, in welchen Aktenordnern diese abgelegt sind.
Nicht vergessen sollten Sie auch eine Auflistung aller Wertgegenstände, Fahrzeuge, Boote u.a.m.

Abschließend enthält dieser Abschnitt eine Zusammenstellung Ihrer Verbindlichkeiten, Darlehn, Bürgschaften oder Hypotheken.

Verfügungen und Vollmachten

Schon vor der Erstellung Ihrer persönlichen Vorsorgedokumente sollten Sie aufgrund Ihrer Lebenssituation entscheiden, ob die Einbeziehung eines Notars ratsam ist.

Wichtig ist, dass Ihre Patientenverfügung, Vorsorge- und Betreuungsvollmacht, Ihr Testament oder auch die Bankvollmachten klar formuliert sind und somit im Notfall ohne Umschweife akzeptiert werden.

Erkrankungen und Medikamente

Erstellen Sie eine Liste mit:

• dem Namen des Hausarztes und ggf. wichtiger Fachärzte
• Medikamenten | Unverträglichkeiten | Allergien
• Krankheiten (z.B. Schilddrüse, Diabetes)
• Operationen
• Blutspende- / Organspendeausweis

Inhalt Vorsorgeordner für Unternehmer, Handwerker, Freiberufler

Da Ihre Mitarbeiter oder Bevollmächtigten in der Regel keinen Zugang zu Ihren persönlichen Daten und Verträgen haben sollten, empfehle ich, hierfür einen Notfallordner „Meine Firma“ anzulegen.

Ziel Ihrer Vorsorge sollte sein, dass beim Ausfall des Inhabers die Geschäfte für einen gewissen Zeitraum weitergeführt, oder im schlimmsten Fall sauber beendet werden können. Dazu müssen Sie für den Notfall Regelungen zu folgenden Fragen treffen:

• Wer kann in Ihrer Abwesenheit welche Entscheidungen treffen?
• Wer hat Handlungs- bzw. Bankvollmachten?
• Wo sind Zugangsdaten | Passwörter | Schlüssel hinterlegt?
• Wo sind wichtige Verträge abgelegt?

In Abhängigkeit von der Art und Größe Ihrer Firma könnte der Notfallordner folgende inhaltliche Struktur aufweisen:

• Unternehmensdaten, Rechtsform, Niederlassungen
• Ansprechpartner im Unternehmen, Unternehmensstruktur
• Steuerberater, Rechtsanwalt, Versicherungsagent
• Verträge, Vollmachten, Zugehörigkeit zu Kammern
• Versicherungen der Firma
• Bankverbindungen und Vollmachten
• Verbindlichkeiten, Darlehn
• Kunden und Lieferanten
• Passwörter, Zugangsdaten

Wo sollten Sie Ihre Vorsorgedokumente aufbewahren?

Im Notfall- bzw. Vorsorgeordner sind alle wichtigen persönlichen Dokumente Ihres Lebens bzw. Ihrer Firma enthalten. Daher sollte dieser Ordner nicht für jedermann zugänglich sein und an einem sicheren Ort, z.B. im Tresor aufbewahrt werden.

Als wichtiger Bestandteil Ihrer Notfallplanung und dient dieser Ordner insbesondere Ihrer Familie, Ihrer Vertrauensperson oder Ihren Mitarbeitern als Handlungsgrundlage im Notfall. Daher sollten diese Personen auch uneingeschränkt Zugriff zu diesen Unterlagen haben.

Ein sicher im Tresor hinterlegter Notfallordner hilft keinem, wenn nur Sie die Kombination zum Tresor kennen.

Digitalen Notfallordner erstellen, was ist zu beachten?

Zur langfristig sicheren und platzsparenden Aufbewahrung von Papierdokumenten haben viele Unternehmen und  Privatpersonen bereits wichtige Dokumente digitalisiert. Warum also nicht auf Grundlage der vorhandenen digitalen Daten mit wenig Aufwand auch einen digitalen Ordner mit wichtigen Vorsorgedokumenten erstellen?

Dazu richten Sie sich am PC die passende Ordnerstruktur gemäß der zuvor genannten Schwerpunkte  ein, oder passen diese individuell an Ihre Bedürfnisse an.
Verschieben Sie nun jeweils eine digitale Kopie wichtiger Vorsorgedokumente, Verträge und Vollmachten in den entsprechenden Themenordner „Verfügungen und Vollmachten“ oder „Versicherungen“.  Zur besseren Übersicht, bietet sich hier auch die Erstellung weiterer Unterordner nach der Art der Versicherung an.

Für die Bereiche Persönlichen Daten, Vermögen oder Krankengeschichte erfassen Sie Ihre persönlichen Informationen strukturiert auf verschiedenen Word-Dokumenten. Um spätere unberechtigte Änderungen auszuschließen, können Sie diese als PDF/A-Datei im passenden Themenordner „Persönliche Daten“ speichern.

Gern bin ich Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen und Verträge behilflich. Weitere Informationen zu meinen Leistungen finden Sie unter private Unterlagen digitalisieren und auf der Seite Scanservice für Firmen, Handwerk und Freiberufler.

Sichere Aufbewahrung der digitalen Daten

Ebenso wie der Papierordner, enthält auch der digitale Ordner vertrauliche persönliche Daten. Daher sollten Sie genau überlegen, wie Sie diese Daten sichern und wer Zugang erhält.
Der Vorteil eines digitalen Notfall- bzw. Vorsorgeordners ist, dass digitale Daten platzsparend und mehrfach gesichert  aufbewahrt werden können.
Ein USB-Stick mit den digitalen Vorsorgedokumenten kann im Tresor oder im Bankschließfach hinterlegt, oder einer Vertrauensperson direkt übergeben werden.
Ob eine Sicherung dieser persönlichen Daten in einer Cloud sinnvoll ist, muss hingegen jeder für sich selbst entscheiden.

Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Im Bedarfsfall lassen Sie sich bitte von einem Rechtsanwalt oder Notar beraten.