Rechtssicheres ersetzendes Scannen gemäß BSI TR-03138

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Was beschreibt der Begriff ersetzendes Scannen? Können die original Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden? Was ist zu dabei beachten?

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Ersetzendes Scannen – was ist bei der Digitalisierung zu beachten?

Der Begriff ersetzendes Scannen beschreibt die Möglichkeit, dass im Unternehmen Papierbelege eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Ziel ist es, die Papierbelege nach dem Scannen zu vernichten und Aktenberge zu reduzieren. Doch, ist das so einfach möglich?

Ja, das ist prinzipiell möglich, wenn der komplette Scan-Prozess und auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege spätere Manipulationen ausschließen.

Voraussetzung ist somit die umfängliche Dokumentation der Scan-, Arbeits- und Archivierungs-Prozesse im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.

Warum Dokumente ersetzend Scannen?

Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen zahlreiche Unterlagen, Belege und Akten über einen sehr langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden.

Diese Papierarchive verursachen in Unternehmen, Behörden oder Kliniken jährlich hohe Verwaltungs- und Organisationskosten.

Mit den heutigen technischen Möglichkeiten Papierdokumente mittels eines Scanners preiswert zu digitalisieren und in eine PDF- oder Bilddatei umzuwandeln, ist es an der Zeit, auf digitale Akten umzustellen und die Papierarchive durch ersetzendes Scannen aus den Kellern zu verbannen.

Die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung muss auf der Grundlage der Vorgaben der Finanzverwaltung zur Belegsicherung und Belegaufbewahrung erfolgen.

Wie ist die Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen?

Auf dem Weg zur digitalen Akte muss man zunächst die Frage nach der Rechtssicherheit beim ersetzenden Scannen stellen:

  • Wie können Papierakten in ein digitales Archiv überführt werden, ohne die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu verletzen?
  • Geht durch die Digitalisierung die Beweiskraft des originalen Dokuments verloren?

In der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erlassenen Richtlinie TR-03138 (Resiscan) können Sie alle erforderlichen Maßnahmen zur rechtssicheren Umsetzung des ersetzenden Scannens im Unternehmen nachlesen.

Richtlinie BSI TR-03138
Hier erhalten Sie weitere Informationen zu der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erlassenen → Richtlinie TR-03138 (Resiscan) zum ersetzenden Scannen.

Ersetzendes Scannen gemäß Richtlinie BSI TR-03138 (Resiscan)

Weil durch das ersetzende Scannen die spätere Vernichtung der originären Belege möglich wird, sind besondere rechtliche Bedingungen zu berücksichtigen, damit das beim Scanvorgang entstandene elektronische Abbild das papiergebundene Originaldokument ersetzen kann.

Unter diesen Bedingungen können auch sensible Dokumente, steuerrelevante Belege, Sozialversicherungsdokumente, sowie Personal- und Patientenakten ersetzend gescannt und digital aufbewahrt werden.

Die Richtlinie BSI TR-03138 empfiehlt ein dreistufiges Verfahren, um die technischen, organisatorischen und personellen Strukturen zu schaffen, die eine angemessene und sichere Gestaltung des Scanprozesses ermöglichen:

  • Strukturanalyse: Das für den Digitalisierungsprozess eingesetzte Scansystem und alle IT-Systeme, Anwendungen und Netze werden für das sichere ersetzende Scannen geprüft.
  • Schutzbedarfsanalyse: Die zu scannenden Papierdokumente müssen nach ihren Schutzbedarf analysiert und in die Schutzbedarfskategorien „normal“, „hoch“ oder „sehr hoch“ eingestuft werden.
  • Sicherheitsmaßnahmen: Aus der Schutzbedarfskategorie der zu verarbeitenden Dokumente ergeben sich die Sicherheits- und Prüfmaßnahmen, welche beim ersetzenden Scannen dieser Dokumentenart anzuwenden sind.

Vorgehensweise beim ersetzenden Scannen

Den Prozess des ersetzenden Scannens sollten Sie stets mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Für eine rechtssichere Umsetzung sind folgende Arbeitsschritte notwendig:

Welche Dokumente sollen gescannt werden?

Legen Sie zuerst fest, ob alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente gescannt werden sollen, oder nur die mit Belegcharakter.

Dokumente mit Belegcharakter dienen der Dokumentation von Geschäftsvorfällen im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

In Anwendung der Richtlinie BSI TR-03138 (Resiscan) müssen im nächsten Schritt die zum scannen ausgewählten Dokumente einer Schutzbedarfsanalyse unterzogen werden.

Dabei müssen Sie feststellen, ob beim Scannen besondere Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden müssen und ob bestimmte Dokumente nach dem Scannen nicht vernichtet werden dürfen. Dies betrifft z.B. Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse, Zollanmeldungen, Notarverträge und Dokumente mit Urkundencharakter.

Bitte informieren Sie sich dazu bei Ihrem Steuerberater oder Ihrer Berufsgenossenschaft und entscheiden Sie Weitsicht, welche Dokumente nach dem Scannen originär in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Wann werden die Dokumente digitalisiert?

Natürlich können Papierdokumente zu jedem Zeitpunkt digitalisiert werden.

Aufgrund Ihrer Verpflichtung, Belege unverändert und gegen Verlust zu sichern, sollte die Digitalisierung zeitnah nach dem Eingang oder der Entstehung der Papierdokumente erfolgen.

Daher wird in vielen Unternehmen schon der Posteingang gescannt und die Dokumente digital an die Bereiche und Abteilungen weitergeleitet.

Wie werden die Dokumente digitalisiert?

Alle für den Digitalisierungsprozess verwendeten IT-Systeme, Anwendungen und Netze sind auf Eignung für das sichere ersetzende Scannen zu prüfen.

Weiterhin sind die für das Scannen verantwortlichen Personen festzulegen.

Beim Scannen selbst sind die Forderungen der Finanzverwaltung zu beachten. So ist z.B. farbiges Scannen nur dann erforderlich, wenn der Farbe eine Beweisfunktion zukommt.

Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel werden von der Finanzverwaltung nicht verlangt.

Unmittelbar nach dem Scannen sind die digitalisierten Dokumente auf Vollständigkeit und Lesbarkeit von den verantwortlichen Personen zu prüfen.

Wie werden die digitalisierten Belege archiviert?

Bei der Archivierung der digitalisierten Daten ist von Ihnen der Grundsatz der Unveränderbarkeit der Dokumente zu beachten.

Im Rahmen des ersetzenden Scannens ist es somit nicht möglich, die digitalen Daten zum Zwecke der Langzeitarchivierung lediglich in einem Dateisystem abzulegen.

Mit den heutigen technischen Möglichkeiten ist es z.B. kein Problem, ein gescanntes und als PDF gespeichertes Dokument nachträglich zu bearbeiten – also zu verändern – und wieder als PDF zu speichern.

Um den Anforderungen der Finanzverwaltung zu entsprechen, sollten Sie ein passendes Archivierungs- oder Dokumenten-Management System einsetzen.

Diese Systeme gewährleisten, dass Ihre Daten auch über einen langen Zeitraum unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar sind.

Nach dem ersetzenden Scannen der Buchhaltungsunterlagen tritt das digitale Dokument an die Stelle des Papierdokumentes und wird zur Buchung der Geschäftsvorfälle verwendet.

Dabei sollten Sie, bzw. Ihr Steuerbüro die Lesbarkeit und Vollständigkeit der digitalen Belege nochmals prüfen.

Digitale Buchhaltung
Nach dem Scannen übergeben wir Ihnen die digitalen Belege in dem von Ihnen benötigten Dateiformat.
Sie oder Ihr Steuerberater können diese zur Erstellung der Buchhaltung sofort in eine DATEV-Anwendung importieren.
Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen der GoB können die digitalen Belege ebenso in einem Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und langfristig sicher archiviert werden.

Wie erfolgt die Vernichtung der originalen Papierbelege?

Nachdem alle Papierdokumente digitalisiert, geprüft, gebucht und archiviert wurden, sollten Sie vor der Vernichtung der originären Papierbelege folgende Punkte prüfen:

  • wurde eine ordnungsgemäße Datensicherung der digitalisierten Belege angefertigt?
  • können aus der Datensicherung ggf. Dokumente wiederhergestellt werden?
  • wurden alle in Papierform aufbewahrungspflichtigen Dokumente nach dem Scannen entnommen und in ein entsprechendes Archivsystem abgelegt? (siehe Pkt. 1 / Schutzbedarfsanalyse)

Bei Buchhaltungsunterlagen können die originalen Papierbelege frühestens vier Wochen nach der Erstellung und Abgabe der Voranmeldungen durch Ihren Steuerberater vernichtet werden.

Bei der Vernichtung der Papierdokumente denken Sie bitte auch an den Schutz Ihrer Daten und verwenden Sie nur einen Aktenvernichter mit entsprechend hoher Schutzklasse (Partikelschnitt) oder beauftragen Sie bei größeren Mengen ein zertifiziertes Entsorgungsunternehmen.

Datenschutzgerechte Aktenvernichtung
Nach dem Scannen Ihrer Dokumente übernehmen wir in Zusammenarbeit mit einem zertifizierten, regionalen Partner gern die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Welche Dokumentationspflichten müssen Sie beachten?

Ihre Maßnahmen zur Umsetzung der zuvor genannten fünf Arbeitsschritte beschreiben alle Arbeiten, welche für die Umwandlung eines Papierdokuments in ein digitales Dokument, für die rechtssichere Archivierung der digitalen Dokumente und für die datenschutzgerechte Vernichtung der Papierbelege notwendig sind.

Diese Maßnahmen müssen Sie in einer Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen erfassen und verständlich beschreiben.

Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation ist Voraussetzung, um das ersetzende Scannen gemäß Richtlinie BSI TR-03138 (Resiscan) durchführen zu können.

Wenn Sie SOS Bürodienste mit dem Scannen Ihrer Dokumente beauftragen, erstellen wir die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen.

Verfahrensdokumentation
Hier erfahren Sie mehr zum Thema Verfahrensdokumentation erstellen. Dieser Beitrag beinhaltet einen Link zu der von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) erstellten Muster-Verfahrensdokumentation.

Dieser Beitrag wurde auf der Grundlage aktueller Veröffentlichungen zum Thema ersetzendes Scannen erstellt. Die Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellen keine rechtliche Beratung dar. Bitte informieren Sie sich zu aktuellen Richtlinien und Ergänzungen.

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