Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen 5 Tipps

Was beschreiben die Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen?
Aktenordner, Scanner oder Papierkorb – welche Unterlagen müssen Selbständige aufbewahren?

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Ablage und Buchführung sind für die meisten Selbständigen Reizwörter, da diese Tätigkeiten knappe Ressourcen binden, scheinbar keinen ökonomischen Mehrwert schaffen und auch noch unsäglich langweilen. Totalverweigerung endet hier aber regelmäßig in Frustration.

Die nächste Steuererklärung ist schließlich unvermeidlich und selbst Kleinunternehmer sind vor einer Steuerprüfung nicht sicher. Betriebe, die auch nur einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen, müssen außerdem damit rechnen, dass früher oder später auch die Prüfer der Rentenversicherungsträger oder ihrer Einzugsstellen einmal vorbeischauen.

Wer dann die erforderlichen Unterlagen der letzten zehn Jahre nicht parat hat, merkt schnell, dass sich ein durchdachtes Belegwesen sehr wohl lohnen kann.

Das Horten von Papierbergen ist allerdings nicht nur nervenaufreibend, Stauraum kostet zudem Geld und ein Umzug wird nicht leichter, wenn das Archiv, das die Belge einer ganzen Dekade beherbergt, mit muss.

Selbständige sollten ihr Belegwesen deshalb professionell organisieren. Dazu ist nicht immer ein anspruchsvolles Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich, auch simplere Organisationstechniken führen zum Ziel.

Ausgangspunkt ist immer die Frage

• welche Dokumente
• wie lange aufbewahrt werden müssen und in
• welcher Form dies am wirtschaftlichsten erfolgt.

Aufbewahrungspflichten – welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten?

Unternehmerinnen und Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind, müssen eine ganze Reihe gesetzlicher Dokumentationsvorschriften beachten, insbesondere

• steuerliche
• handelsrechtliche
• arbeits- und sozialrechtliche sowie
• spezialgesetzliche

Aufbewahrungspflichten.

Für die meisten Unternehmen sind die steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften die mit großem Abstand wichtigsten, da deren Einhaltung vom Finanzamt regelmäßig kontrolliert wird. Verstöße können hier auch empfindliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Sind die Bücher oder bei nicht buchführungspflichtigen Unternehmen, die Aufzeichnungen, lückenhaft oder das zugrundeliegende Belegwesen ungeordnet, darf das Finanzamt Einnahmen und Ausgaben schätzen. Die Finanzbehörden haben hier einen beträchtlichen Ermessensspielraum, den sie meist zum Nachteil des Steuerpflichtigen ausnutzen.

Aufbewahrungspflichten – was darf weg, was gehört ins Archiv?

Die Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen bildet § 147 Abgabenordnung (AO). Diese Vorschrift gilt für alle Steuerpflichtigen, unabhängig von der Rechtsform.

Demnach müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

1. die externe Rechnungslegung (Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, etc.),
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Reklamationen)
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Eigenbelege, etc.)
5. bestimmte Zolldokumente
6. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (insbesondere Verträge, die Betriebseinnahmen- oder Ausgaben begründen).

Freiberufler und andere Selbständige, die ihren steuerlichen Gewinn auf Basis einer Einnahmenüberschussrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, müssen keine Bücher, sondern nur Aufzeichnungen führen und keine Jahresabschlüsse erstellen. Für sie sind die Dokumente nach Nummer 1 also irrelevant.

Alle anderen Unterlagen müssen aber entsprechend den gesetzlichen Fristen vorgehalten werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um physische oder um elektronische Dokumente handelt. E-Mails, die die Funktion eines klassischen Handelsbriefes erfüllen, müssen also ebenso archiviert werden, wie eine Standard-Rechnung auf Papier.

Nicht aufbewahrt werden müssen dagegen insbesondere:

• Sitzungsprotokolle, Mitschriften, Programme, Tagesordnungen, etc. (sofern keine spezialgesetzlichen oder satzungsmäßigen Vorschriften greifen, z.B. für Sitzungen des Aufsichts- oder des Betriebsrats)
• Berechnungen, Kalkulationen, Prognosen und Statistiken, die internen Zwecken dienen
• Präsentationen
• Publikationen, Blogbeiträge und andere Social Media Beiträge
• Werbemittel (Broschüren, Flyer, Mandantenrundschreiben, etc.)

Aufbewahrungspflichten – welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Die Frist beginnt am Ende des Jahres zu laufen, in dem das Dokument erstellt wurde.

Welche Aufbewahrungsform ist erlaubt?

Mit Ausnahme von Jahresabschlüssen und anderen Aufzeichnungen nach Nummer 1 sowie bestimmten Zolldokumenten dürfen alle steuerlich relevanten Unterlagen auch elektronisch aufbewahrt werden. Neben der Übereinstimmung mit dem Originalbeleg setzt dies voraus, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die Rechtgrundlage bildet hier § 147 Absatz 2 AO, der durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ergänzt wird. Bei den GoBD handelt es sich allerdings nur um eine Verwaltungsvorschrift. Diese Grundsätze sind für die Steuerpflichtigen deshalb nicht bindend, sie stellen aber eine Selbstverpflichtung der Finanzbehörden dar.

Einfach gesagt: Rechnungen, Kassenbelege, Quittungen, Verträge und andere Buchungsbelege, die nur körperlich vorliegen, dürfen fotografiert oder gescannt und in jedem Format, das eine unverzügliche elektronische Lesbarmachung erlaubt, zum Beispiel als PDF, aufbewahrt werden. Die Originalbelege können vernichtet werden.

Welche Archivierungsform ist die wirtschaftlichste?

Freiberufler, die Belege in eine Schuhschachtel packen und einmal im Quartal beim Steuerberater abgeben, sind keine Seltenheit. Wenn dieser nicht auch mit der Aufbewahrung der Belege betraut wurde und dafür bezahlt wird, kommt spätestens mit der ersten Steuerprüfung die große Ernüchterung.

Das Anhäufen von Papierbergen im eigenen Büro ist aber nur selten eine gute Alternative. Aktenordner brauchen viel Platz und sind nicht gerade ein sicheres Medium. Die Unterlagen können sehr leicht durch einen Brand, einen Wasserschaden oder durch Diebstahl und Vandalismus vernichtet werden oder verloren gehen.

Im Vergleich dazu hat eine Digitalisierung zahlreiche Vorteile. Die Unterlagen nehmen keinen physischen Raum ein, können jederzeit, und bei einer Server- oder Cloudlösung, sogar von überall aus aufgerufen werden. Ein Backup sorgt für Sicherheit im Krisenfall.

Wichtige Verträge sollten Sie natürlich nicht vernichten, diese können aber nach dem Scannen im Safe oder in einem externen Schließfach eingelagert werden.  Eine gute elektronische Kopie macht den Rückgriff auf das Original in aller Regel überflüssig.

Wer ein Buchführungssystem verwendet, kann die Buchungsbelege auch gleich dort hinterlegen, das macht nicht nur den Steuerprüfer glücklich. Vermeintliche Rechnungsunstimmigkeiten lassen sich so ebenfalls schnell klären. 

Elektronische Akten haben also viele Vorteile. Am Scanner stehen ist zwar auch keine spannende Tätigkeit, aber dafür gibt es zum Glück professionelle Dienstleister, die Ihnen diese Arbeit für wenig Geld abnehmen.