Belegvorbereitung | Akten, Belege zum Scannen vorbereiten?
In Abhängigkeit von der Art der Dokumente, müssen diese auf verschiedene Art gescannt werden. Welche Scanverfahren gibt es? Wie müssen Akten, Belege und Dokumente im Rahmen der Belegvorbereitung zum Scannen vorbereitet werden?
Zur Digitalisierung von Dokumenten mit modernen Einzugsscannern müssen die Unterlagen als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie z.B. einen Stapel Papier in den Drucker einlegen.
Welche Arbeiten sind vor dem Scannen notwendig?
Im Rahmen der Belegvorbereitung müssen die Unterlagen nach den von Ihnen vorgegebenen Themen bzw. Sachgebieten sortiert werden.
Wenn Sie uns Aktenordner übergeben, werden die digitalen Daten in der Regel nach der Struktur der Aktenordner gespeichert.
Da moderne Einzugsscanner nur einzeln einzugsfähige Seiten verarbeiten können, sind vor der Digitalisierung u.a. folgende Arbeiten notwendig:
- Heft- und Büroklammern müssen entfernt werden
- beschädigte Seiten glätten (Brüche, Risse, Ecken .. entfernen)
- Haftnotizen, Lochverstärkungsringe u.a. entfernen
- kleine Belege (z.B. Quittungen) auf DIN-A4 Seiten aufkleben bzw. kopieren
Gern können Sie diese Arbeiten selbst übernehmen und optimal für das Scannen vorbereitete Dokumente bereitstellen – was den Preis unserer Dienstleistung erheblich verringert.
Nach der Belegvorbereitung können die Unterlegen digitalisiert werden:
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