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Die Wahl des richtigen Dateiformats bei der Digitalisierung und Archivierung ist entscheidend für den Speicherplatz, den Ihre digitalen Daten benötigen.

Des weiteren müssen digitale Daten in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahrt werden.

Das heißt, digitale Daten müssen maschinell gelesen, sortiert und gefiltert werden können. Wir empfehlen, Dokumente im PDF-Format zu speichern.

 

Was sind PDF Dokumente?

PDF steht für Portable Document Format und bedeutet Austauschformat für fertiggestellte Dokumente (wörtlich übersetzt: transportables Dokumentenformat).

Die Firma Adobe Systems entwickelte Anfang der 1990er Jahre dieses Format mit dem Ziel, ein elektronisches Darstellungsformat zu schaffen, welches unabhängig von der verwendeten Software und Hardware ist.

Somit können diese Dokumente unabhängig vom Betriebssystem gelesen und dargestellt werden.

Schriftart, Farben, Grafiken, Textfelder, Seitenumbrüche etc. bleiben beim Austausch des Dokuments zwischen verschiedenen Programmen so erhalten, wie sie ursprünglich vom Autor erstellt wurden.

Das PDF-Format ist ein offener Standard, der aufgrund der kostenlosen Verfügbarkeit eine sehr hohe Verbreitung erreicht hat.

Es kommt mittlerweile in vielen Bereichen unseres Alltags zum Einsatz, wie zum Beispiel der Rechnungsversand bei Internetbestellungen, elektronische Veröffentlichung von Flyern, Preislisten, Wegbeschreibungen, Vorlesungsskripte in Hochschulen usw.

 

PDF Dokumente im PDF/A-Format

Das sogenannte PDF/A–Format ist ein speziell entwickelter PDF-Standard für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, der mit der ISO Norm 19005-1:2005 definiert wird.

Die Idee des PDF-A Standards ist, eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit von Dokumenten und die Minimierung notwendiger Papierausdrucke.

Die Regelungen dieser ISO-Norm stellen sicher, dass die Eigenschaften eines PDF-A Dokuments den Merksätzen der revisionssicheren Archivierung folgen.

Die Kerneigenschaften zur elektronischen Archivierung sind

– Exakte Reproduzierbarkeit
– Langfristige Lesbarkeit und Zugänglichkeit
– Unveränderbarkeit

Da das PDF/A Format auf exakte Reproduzierbarkeit abzielt, können keine Audio oder Movie Dateien gespeichert werden.

Die sichere zukünftige Abspielbarkeit solcher Daten ist nicht gegeben.

Da Inhalte der PDF-A Dokumente jederzeit zugänglich sein müssen, sind Verschlüsselungen durch Passwörter nicht möglich. Der Grund hierfür liegt in der Forderung der Unveränderbarkeit.