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PDF Dokumente – Vorteile für die Achivierung digitaler Unterlagen

 

Die Wahl des richtigen Dateiformats bei der Digitalisierung und Archivierung ist entscheidend für den Speicherplatz, den Ihre digitalen Daten benötigen.
Des weiteren müssen digitale Daten in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahrt werden. Das heißt, digitale Daten müssen maschinell gelesen, sortiert und gefiltert werden können. Wir empfehlen, Dokumente im PDF-Format zu speichern.

 

PDF steht für Portable Document Format und bedeutet Austauschformat für fertiggestellte Dokumente (wörtlich übersetzt: transportables Dokumentenformat).

Die Firma Adobe Systems entwickelte Anfang der 1990er Jahre dieses Format mit dem Ziel, ein elektronisches Darstellungsformat zu schaffen, welches unabhängig von der verwendeten Software und Hardware ist.

PDF Dokumente können unabhängig vom Betriebssystem gelesen und dargestellt werden.

Schriftart, Farben, Grafiken, Textfelder, Seitenumbrüche etc. bleiben beim Austausch des Dokuments zwischen verschiedenen Programmen so erhalten, wie sie ursprünglich vom Autor erstellt wurden.

Das PDF-Format ist ein offener Standard, der aufgrund der kostenlosen Verfügbarkeit eine sehr hohe Verbreitung erreicht hat.

PDF-Dokumente kommen in vielen Bereichen unseres Alltags zum Einsatz, wie zum Beispiel der Rechnungsversand bei Internetbestellungen, elektronische Veröffentlichung von Flyern, Preislisten, Wegbeschreibungen, Vorlesungsskripte in Hochschulen usw.

PDF-Dokumente sind auf fast jedem Rechner problemlos zu öffnen und können jederzeit ausgedruckt oder gespeichert werden.

Das sogenannte PDF/A–Format ist ein speziell entwickelter PDF-Standard für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, der mit der ISO Norm 19005-1:2005 definiert wird.

Die Idee des PDF-A Standards ist, eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit von Dokumenten und die Minimierung notwendiger Papierausdrucke. Die Regelungen dieser ISO-Norm stellen sicher, dass die Eigenschaften eines PDF-A Dokuments den Merksätzen der revisionssicheren Archivierung folgen.

Die Kerneigenschaften zur elektronischen Archivierung sind

– Exakte Reproduzierbarkeit
– Langfristige Lesbarkeit und Zugänglichkeit
– Unveränderbarkeit

Da das PDF-A Format auf exakte Reproduzierbarkeit abzielt, können keine Audio oder Movie Dateien gespeichert werden. Die sichere zukünftige Abspielbarkeit solcher Daten ist nicht gegeben. Da Inhalte der PDF-A Dokumente jederzeit zugänglich sein müssen, sind Verschlüsselungen durch Passwörter nicht möglich.

Denn es ist nicht sicher, dass die Personen, die die Passwörter kennen jederzeit verfügbar sind.

Außerdem sind Referenzen auf Dateien außerhalb des Dokuments (Links) oder eingebettete Aktionen, die die Darstellung des Dokuments verändern oder beeinflussen nicht möglich. Der Grund hierfür liegt in der Forderung der Unveränderbarkeit.

PDF Dokumente – grundlegende Vorteile des PDF-A Formats:

– Möglichkeit der Volltextsuche
– Daten unabhängig von Betriebssystem, Produkt oder Hersteller darstellbar
– Daten sind in sich abgeschlossen und vollständig
– sämtliche Dokumentenarten sind in PDF-A wandelbar
– bereits weit verbreitetes Archivierungsformat in öffentlichen Verwaltungen

Des weiteren sieht der PDF-A Standard eine Rückwärtskompatibilität zukünftiger Anzeigenprogramme vor, d.h., früher erstellte PDF-A Dokumente sind auch zukünftig mit neueren Programmen lesbar.

So haben Sie als Privatperson wie auch als Selbstständiger die Möglichkeit, elektronische Dokumente langfristig lesbar, unveränderbar, exakt reproduzierbar und für berechtigte Dritte zugänglich aufzubewahren.

 

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