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Warum Dokumente scannen, Belege digitalisieren?

Angesichts zahlreicher Unwetterwarnungen vor Starkregen und der damit verbundenen Gefahr von Hochwasser und Überschwemmungen stellt sich die Frage:

Wie können wichtige Papier Dokumente vor Verlust oder Beschädigung durch Elementarereignisse oder durch Feuer und Einbruch geschützt werden?

Sicher sind auch Ihnen noch die Bilder aus den Medien in Erinnerung, wo aus einem kleinen Bach plötzlich ein reißender Strom wird oder wo nach einem Starkregen die  Straßen, Keller und Erdgeschosswohnungen überflutet werden?

Gut, wer vorgesorgt hat und gegen solche Elementarschäden versichert ist.

Doch leider werden bei diesen Elementarereignissen nicht nur ersetzbare Einrichtungsgegenstände, sondern auch persönliche Erinnerungen, die Familienchronik oder das komplette Aktenarchiv mancher Firma vernichtet – haben Sie auch hier Vorsorge getroffen?

Jetzt Dokumente scannen, Kaufbelege digitalisieren – denn keine Versicherung ersetzt Ihnen den Verlust wichtiger Papierdokumente und persönlicher Erinnerungen!

Dokumente scannen | Belege digitalisieren | Schutz vor Verlust oder Beschädigung

Dokumente scannen und digital archivieren

Im privaten Bereich eignen sich für die Digitalisierung kleinerer Mengen auch die recht günstigen Multifunktionsgeräte, welche neben den Funktionen Drucken und Kopieren auch über eine Scanfunktion verfügen.

Denken Sie dabei auch an die Digitalisierung der Kaufbelege Ihrer Möbel und Einrichtungsgegenstände sowie aller Elektrogeräte, denn im Schadensfall müssen Sie gegenüber der Versicherung das Eigentum an diesen Geräten nachweisen.

Altakten werden im täglichen Geschäftsablauf  zwar kaum noch benötigt, müssen aber aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oft über einen langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Das Aktenarchiv wird so jedes Jahr umfangreicher, benötigt viel Platz und muss organisiert werden.

Hier bietet sich die ebenfalls die Digitalisierung oder die datenschutzgerechte, externe Aktenlagerung an.  Auch bei einer Geschäftsaufgabe (z.B. aus Altersgründen) ist dies eine günstige Alternative, Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auch weiterhin nachzukommen.

Ersetzendes Scannen gemäß Richtlinie BSI TR-03138 (Resiscan) - was ist zu beachten?

Dokumente scannen ist günstiger als die Wiederbeschaffung

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente kostet in der Regel weniger, als die Wiederbeschaffung der durch Feuer, Wasser, Einbruch oder Vandalismus beschädigten oder vernichteten Dokumente.

Bedenken Sie auch die finanziellen Nachteile welche entstehen können, wenn Sie Ihr Eigentum bzw. das Kaufdatum hochwertiger Elektrogeräte und Einrichtungsgegenstände gegenüber der Versicherung im Schadensfall nicht nachweisen können.

Hinzu kommen die zahlreichen persönlichen Dokumente Ihrer Familienchronik  von hohem ideellem Wert für Sie, welche bei Verlust oder Beschädigung nicht wiederbeschafft werden können. Diese, für künftige Generationen wichtige Zeitzeugen sind für immer verloren.

So, wie Sie die Jahresbeiträge zu Ihrer Hausrat- oder Wohngebäudeversicherung oft gestaffelt bezahlen, können Sie auch Ihre Dokumenten-Vorsorge entsprechend Ihrer Möglichkeiten staffeln.

Digitale Buchhaltung


Nach dem Scannen übergeben wir Ihnen die digitalen Belege in dem von Ihnen benötigten Dateiformat.
Sie oder Ihr Steuerberater können diese zur Erstellung der Buchhaltung sofort in eine DATEV-Anwendung importieren.
Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen der GoB können die digitalen Belege ebenso in einem Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet und langfristig sicher archiviert werden.

Dokumente scannen lassen – unser Angebot:

Gern unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente mit folgenden Leistungen:

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen. Daher müssen im Rahmen der Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt.
Diese Belegvorbereitung können Sie gern selbst übernehmen und somit Kosten sparen.

Im Rahmen der OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen übernehmen wir daher die Struktur Ihrer Aktenordner auch für die digitalen Dateien. Somit ist es im Bedarfsfall möglich, auch ohne OCR-Texterkennung Dokumente am PC schnell zu finden.

Im Rahmen der Indexierung speichern wir Ihre Unterlagen nach der Digitalisierung als mehrseitige PDF-Dateien und benennen diese entsprechend Ihrer Ordnerstuktur bzw. nach Ihren Vorgaben.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern per DHL zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten. In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Unsere Dienstleistungen rund um Ihre Dokumente:


  • Abholung der Akten
  • Belegvorbereitung
  • Digitalisierung
  • Indexierung
  • OCR-Texterkennung
  • SOS Cloud-Service
  • Aktenvernichtung
Kontakt SOS Scanservice | Dokumente scannen, Akten digitalisieren - gern beantworten wir Ihre Fragen

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig
Dipl.-Verwaltungswirt (FH)

beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90 oder über unser → Kontaktformular