Private Ablage organisieren, 4 Tipps bringen Ordnung

Im abschließenden 3. Teil der Beitragsserie private Unterlagen ordnen gebe ich Ihnen 4 Tipps, wie Sie nach dem Sortieren Ihrer Papiere die private Ablage und Ihren Posteingang organisieren, mit einfachen Mitteln aktualisieren und so über lange Zeit effektiv nutzen können.

In Firmen gibt es klare Regeln, wie Dokumente abgelegt und organisiert werden. Eingehende Papierdokumente werden in der Regel Digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten in Dokumenten Management Systemen (DMS) zentral verwaltet und archiviert.

Keine Angst, ich will die Ordnung in diesem Beitrag nicht übertreiben. Fakt ist jedoch, dass auch im privaten Bereich oder im Home-Office ein vernünftiges Maß an strukturierten Ablagesystemen für Ihre privaten Unterlagen unumgänglich ist.

Für die private Ablage sind Sie Ihr eigener Dokumenten-Manager. So, wie Sie heute Dokumente ablegen, werden Sie diese in drei Wochen wieder finden!

Private Ablage organisieren – Tipp 1: Eingangspost ordnen

Ablagesystem für Ihre Eingangspost erstellen

Für die Ablage Ihrer Post eignen sich stapelbare Briefablagen, welche in vielen Farben im Bürobedarfshandel angeboten werden.
Beginnen Sie mit einem System von drei Briefablagen, welche Sie wie folgt beschriften:

• Ablage 1 – Posteingang
  Eingangspost, Kataloge, Prospekte (außer Werbung) gehört in dieses Fach
• Ablage 2 – Rechnungen
  Das Fach für alle eingehenden Rechnungen, Quittungen und Kaufbelege
• Ablage 3 – Bearbeitung
  Alle Unterlagen, welche noch geprüft bzw. bearbeitet werden muss.

Wichtig: Jedes Familienmitglied beachtet diese Regeln. Die Eingangspost wird nur noch in der Ablage 1 gesammelt – an keinem anderen Ort in der Wohnung.

Postablage regelmäßig bearbeiten

Ein Familienmitglied wird als Dokumenten-Manager „berufen“ und bearbeitet wenigstens einmal in der Woche die eingegangene Post. Ziel ist, dass z.B. Sontag Abend alle drei Ablagefächer leer sind.

• Dokumente, welche keine weitere Bearbeitung erfordern, wie z.B. Nachträge zu Versicherungen, werden geprüft und im entsprechenden Ordner abgeheftet
• Rechnungen werden geprüft und möglichst unter Abzug von Skonto überwiesen. Bezahlte Rechnungen, Kaufbelege und Quittungen (Thermobelege bitte kopieren) der letzten Woche werden abgeheftet.
• Termine werden im persönlichen Kalender jedes Familienmitgliedes gespeichert
• Schreiben von Behörden beantworten, angeforderte Unterlagen ergänzen.
• Kontoauszüge kontrollieren, ordnen und abheften

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Private Ablage organisieren – Tipp 2: Dokumente richtig abheften

Bei vielen Belegen müssen Sie entscheiden, wo diese abgelegt (und gefunden) werden. Ein gutes Beispiel dafür ist die Rechnung für die KFZ-Versicherung.
Im Teil 2 dieser Beitragsserie haben wir eine private Ordnerstruktur für 7 Aktenordner erstellt. Demnach wird diese Rechnung im Ordner „Fahrzeuge“ eingeordnet – nicht in den Ordner „Versicherungen“. Im Zweifelsfall sollten Sie sich immer nur für eine Kategorie entscheiden. In die zweite, ebenfalls passende Kategorie heften Sie einen Vermerk „Rechnung KFZ-Steuer ist im Ordner Fahrzeuge abgelegt“.

Ablaufdatum der Dokumente vermerken

Beim Abheften der Unterlagen vermerken Sie gut sichtbar (oben rechts) das Ablaufdatum für jedes Dokument. Dieses Datum errechnet sich aus den Aufbewahrungsfristen und gibt an, ab welchen Zeitpunkt diese Belege entsorgt werden können.

Dokumente chronologisch abheften

Alle Dokumente werden in den jeweiligen Sachgruppen immer chronologisch geordnet abgelegt. Das Dokument mit dem aktuellsten Datum liegt somit immer obenauf.
Dieses System erleichtert Ihnen die schnelle Suche nach einem bestimmten Dokument. Außerdem hilft es bei der einmal jährlich notwendigen Aktualisierung Ihrer Ablage.

Private Ablage organisieren – Tipp 3: Ordnerstrukturen pflegen

Vermeiden Sie Ordner „Sonstiges“

Einen Ordner mit der Bezeichnung „Sonstiges“ sollten Sie unbedingt vermeiden. In der Regel werden hier alle möglichen Belege abgeheftet und nie wieder gefunden. 

Aktenordner zu maximal 75% füllen

Aktenordner sollten nur zu 50% bis 75 % gefüllt werden. Das erleichtert das Nachheften von Dokumenten und das blättern im Ordner bei der Suche nach bestimmten Unterlagen.

Aktenablage regelmäßig aktualisieren

Im Laufe eines Jahres heften Sie zahlreiche neue Dokumente chronologisch im Ordner ab und vermerken darauf das Ablaufdatum.
Einmal im Jahr sollten Sie daher Ihre Ablage prüfen und aktualisieren. In jeder Sachgruppe liegen ältere Dokumente ganz hinten. Aufgrund des darauf vermerkten Ablaufdatums können Sie jetzt leicht prüfen, welche Belege entsorgt werden können.

Sie haben Angst Unterlagen zu entsorgen, welche Sie später evtl. doch noch brauchen könnten? Versuchen Sie es doch mal mit Papiere wegwerfen auf Probe.

Private Ablage organisieren – Tipp 4: Digitales Ablagesystem auf dem PC

Nachdem Sie Ihre Papierablage sortiert und optimiert haben, sollten Sie Ihre digitale Ablagestruktur auf dem PC überprüfen. Wäre es nicht sinnvoll, die Ablage Ihrer digitalen Dokumente nach dem gleichen System wie in den Aktenordnern zu organisieren?

Papierdokumente digitalisieren

Zahlreiche persönliche Dokumente müssen ein Leben lang sicher aufbewahrt werden. Wie lagern Sie wichtige Papierdokumente sicher vor Verlust oder Beschädigung durch Einbruch, Vandalismus, Feuer, Wasser oder Elementarschäden?
Meine Empfehlung: Erstellen Sie von den Unterlagen der Ordner „Persönliche Dokumente“, „Beruf und Arbeit“ sowie von allen Notariellen Urkunden eine digitale Kopie.
Diese digitalen Belege können Sie mehrfach gesichert auf einem Datenträger Ihrer Wahl über einen langen Zeitraum sicher aufbewahren.

PS: Die Digitalisierung privater Unterlagen beim SOS Scanservice ist günstiger, als die Wiederbeschaffung beschädigter Dokumente.

Dokumenten Management Systeme für Privat

Sofern Sie zahlreiche private Dokumente verwalten, organisieren und archivieren wollen, kann sich der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) lohnen.
Auch für Privatpersonen gibt es zahlreiche Angebote solcher Systeme am Markt. Bei Interesse werde ich mich in einem späteren Artikel mit diesem Thema beschäftigen.
Bei Interesse kann ich Ihnen aus meiner bisherigen Erfahrung das DMS Gonz@les vom Softwarebüro Krekeler, oder Office-n-PDF von JBSoftware empfehlen.

Dieser Beitrag ist der 3. Teil der Artikelserie zum Thema private Papiere ordnen. Diese Beiträge dazu könnten Sie auch interessieren:

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