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Akten digitalisieren | Aktenordner scannen | Aktenscan

Akten digitalisieren und Platz sparen. In Ihrer Firma werden täglich Dokumente erstellt, gedruckt, versendet und empfangen.
Gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und den gesetzlichen → Aufbewahrungsfristen müssen diese Unterlagen teilweise bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Dadurch wird Ihr Aktenarchiv immer umfangreicher und verursacht für Kosten.

Akten digitalisieren | Aktenarchiv scannen | Akten digital archivieren | Scanservice

Warum Akten digitalisieren, Aktenarchive einscannen?

Wie lagern Sie Ihre Altakten? Wie sicher ist Ihr Aktenarchiv?

Die Mehrheit dieser Dokumente erstellen, erhalten und speichern Sie sicher bereits in elektronischer Form, doch:
Zahlreichen Altakten lagern in Papierform in Regalen, im Keller oder im Aktenarchiv und müssen noch für einige Jahre sicher aufbewahrt werden?

  • Wieviel Platz beanspruchen diese Akten und welche Lagerkosten sind damit verbunden?
  • Ist die Luftfeuchtigkeit in den Räumen für die langfristige Lagerung von Papierakten geeignet?
  • Können die Akten durch eindringende Nässe oder hohe Luftfeuchtigkeit schimmeln?
  • Sind die Akten durch entsprechende Sicherheitstechnik vor Verlust oder Beschädigung durch Einbruch, Feuer, Wasser oder Elementarschäden gesichert?
  • Wie lange müssen Sie suchen, um bestimmte Dokumente im Aktenarchiv zu finden?

Akten digitalisieren – sparen Sie Kosten und treffen Sie jetzt Vorsorge

  • Schaffen Sie jetzt Platz – erstellen Sie eine digitale Kopie Ihrer Papierdokumente
  • Sparen Sie Kosten – ein digitales Archiv benötigt keine Regale und keinen Lagerraum
  • Treffen Sie Vorsorge – keine Versicherung ersetzt Ihnen den Verlust wichtiger Dokumente
  • Keine Kosten für die Wiederbeschaffung beschädigter oder durch Elementarschäden vernichteter Dokumente
  • Keine zeitraubende Suche – Dokumente werden im digitalen Archiv oder am PC schnell gefunden
  • Effektiv arbeiten – mit einer zentralen, digitalen Dokumentenverwaltung

 

Aktenarchiv scannen lassen – gern übernehmen wir folgende Leistungen:

Zur Verarbeitung Ihrer Unterlagen auf modernen Einzugsscannern müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie Papier in den Drucker einlegen. Daher müssen im Rahmen der → Belegvorbereitung von allen Dokumenten die Heft- bzw. Büroklammern entfernt werden. Kleinere oder beschädigte Dokumente werden auf DIN-A4 Seiten aufgeklebt.
Diese Belegvorbereitung können Sie gern selbst übernehmen und somit Kosten sparen.

 

Durch die → OCR-Texterkennung werden digitale Dokumente durchsuchbar. Bitte beachten Sie, dass Handschriften oder ältere Schriftarten von der Texterkennung nicht erfasst werden können.
Bei der Digitalisierung Ihrer Unterlagen übernehmen wir daher die Struktur Ihrer Aktenordner auch für die digitalen Dateien. Somit ist es im Bedarfsfall möglich, auch ohne OCR-Texterkennung Dokumente am PC schnell zu finden.

Ersetzendes Scannen, was beschreibt dieser Brgriff? Was ist beim Scannen zu beachten?

Ersetzendes Scannen - was beschreibt dieser Begriff? Wie ist die Rechtssicherheit? Können die Originalbelege nach dem Scannen vernichtet werden?

Im Rahmen der Indexierung speichern wir Ihre Unterlagen nach der Digitalisierung als mehrseitige PDF-Dateien und benennen diese entsprechend Ihrer Ordnerstuktur bzw. nach Ihren Vorgaben.

Wir betreiben bei einem deutschen Rechenzentrum einen Cloud-Server. Hier richten wir Ihnen gern kostenlos einen geschützten Bereich ein, wo wir Ihnen die digitalen Aktenordner zum Download bereitstellen.

Nach Prüfung der digitalisierten Unterlagen durch Sie senden wir Ihnen die Papierdokumente gern per DHL zurück. Alternativ können wir Ihnen auch die Aktenvernichtung anbieten.

In Zusammenarbeit mit einem zertifizierten regionalen Partner übernehmen wir für Sie gern die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen.

Kontakt SOS Scanservice | Dokumente scannen, Akten digitalisieren - gern beantworten wir Ihre Fragen

Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig
Dipl.-Verwaltungswirt (FH)

beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90 oder über unser → Kontaktformular