Private Unterlagen scannen, Papiere digitalisieren

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Warum private Unterlagen scannen, Papiere digitalisieren?

Im privaten Bereich müssen zahlreiche Papier Dokumente über einen sehr langen Zeitraum sicher aufbewahrt werden. Notarielle Urkunden und Kaufverträge, Steuerunterlagen, Versicherungsverträge, Nachlassdokumente, Ausbildungs-Nachweise sowie Ihre Rentenunterlagen müssen ein Leben lang sicher aufbewahrt werden.

Von Ihren Dateien auf dem PC erstellen Sie regelmäßig eine Datensicherung. Doch wie sichern Sie wichtige Papierunterlagen langfristig vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Diebstahl oder Elementarschäden?
Wie viele Ordner mit wichtigen Unterlagen haben Sie aktuell zu Hause? Wo stehen diese Aktenordner – in einem feuerfesten Stahlschrank, oder in der Wohnung bzw. im Keller verteilt?

Welche Vorteile bieten digitale Dokumente?

Wie lange müssen Sie suchen, um ein bestimmtes Papierdokument für einen Behördenantrag oder für die Steuererklärung zu finden? Reduzieren Sie diesen Such-, Sortier- und Ablageaufwand durch die Umstellung auf digitale Dokumente.

In digitaler Form können Sie Ihre Unterlagen leicht thematisch am PC ordnen und verwalten. Zusätzlich können Sie die digitale Kopie wichtiger Papierdokumente platzsparend, mehrfach gesichert und langfristig geschützt auf verschiedenen Medien speichern.

Private Unterlagen scannen, was sollten Sie beachten?

Handelsübliche Multifunktionsgeräte verfügen oft auch über eine Scan-Funktion und können somit zur Digitalisierung persönlicher Dokumente verwendet werden.

Jeder, der mit diesen Geräten schon einmal Dokumente gescannt hat wird mir zustimmen, dass sich diese aufgrund der Scangeschwindigkeit nur zur Verarbeitung kleiner Mengen eignen.
Wenn Sie schon ein digitales Archiv persönlicher Dokumente haben und nur einmal im Monat den aktuellen Posteingang scannen, ist dies mit Multifunktionsgeräten oder mit einer San-App auf Ihrem Smartphone leicht realisierbar.

Wenn Sie jedoch erst neu mit der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente beginnen, rechnet sich die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Egal, ob Sie 5, 10 oder 20 Ordner digitaliseren lassen möchten, wir übernehmen gern die fachlich korrekte und datenschutzgerechte Ausführung Ihres Auftrages.

Private Unterlagen scannen, welche Dokumente sollten Sie digitalisieren?

Wenn Sie mit der Digitalisierung Ihrer privaten Unterlagen beginnen, müssen Sie nicht alle Unterlagen sofort scannen. Vielmehr sollten Sie zunächst die Dokumente nach Ihrer persönlichen Relevanz und entsprechend der Aufbewahrungsfristen auswählen.

Als kleine Entscheidungshilfe habe ich Ihnen nachfolgend eine Auswahl der aus meiner Sicht wichtigen privaten Dokumente zusammengestellt:

Bewerten Sie Ihre persönlichen Unterlagen mit den folgenden Fragen:

• Wie lange muss ich diese Unterlagen sicher aufbewahren?
• Wie wichtig sind mir diese Belege persönlich?
• Kann ich diese Unterlagen bei Verlust oder Beschädigung leicht wiederbeschaffen?
• Werden die Unterlagen zur Rentenberechnung/Kontenklärung benötigt?

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Private Unterlagen scannen, Akten digitalisieren – unsere Leistungen und Preise

Vertrauen Sie unserer Erfahrung. Wir bieten Ihnen den kompletten und fachkundigen Service rund um Ihre Dokumente.

Starten Sie jetzt und erstellen Sie eine digitale Kopie wichtiger Papierdokumente. Private Unterlagen scannen lassen kostet in der Regel weniger, als die Wiederbeschaffung der durch Feuer, Wasser, Einbruch, Vandalismus oder Elementarschäden beschädigten oder vernichteten Dokumente.

Die Mehrzahl Ihrer privaten Unterlagen können wir über unsere moderne Dokumentenscanner schnell und kostengünstig digitalisieren.

Private Unterlagen scannen – wie ist der Ablauf und welche Leistungen bieten wir Ihnen?

• Abhol- und Lieferservice: Im Grossraum Leipzig bieten wir einen Abhol- und Lieferservice für Ihre Unterlagen an. Dafür berechnen wir 0,50 €* pro gefahrenen Kilometer.
• Versand der Unterlagen. Alternativ können Sie uns die Unterlagen auch mit einem Paketdienst Ihrer Wahl zusenden. Bitte fügen Sie Ihrer Sendung einen schriftlichen Auftrag und ggf. einen Datenträger zum speichern der digitalisierten Dokumente bei.
• Belegvorbereitung: Moderne Dokumentenscanner verarbeiten die Belege im Einzugsverfahren. Daher müssen alle Dokumente als einzeln einzugsfähige Seiten vorliegen – so, wie Sie z.B. Papier in den Drucker einlegen.
  Im Rahmen der Belegvorbereitung müssen u.a. alle Heft- und Büroklammern, sowie Haftnotizen von allen Dokumenten entfernt werden. Wir prüfen Ihre Aktenordner und bereiten Ihre Dokumente zum Scannen vor.
  Alternativ können Sie diese Arbeiten gern selbst übernehmen und Geld sparen. Bitte informieren Sie sich über den nachfolgenden Link, welche Arbeiten die Belegvorbereitung beinhaltet.
• Digitalisierung: Wir scannen Ihre Aktenordner zum günstigen Festpreis und bieten Ihnen zwei Optionen: Scanservice BASIC (Sie übernehmen die Belegvorbereitung) und Scanservice KOMPLETT.
• Indexierung: Wir speichern die Daten in mehrseitigen PDF-Dateien, welche wir entsprechend Ihrer Ordnerstruktur oder nach Ihren Vorgaben benennen.
• Datensicherung: Die digitalen Daten werden auf einem von Ihnen bereitgestellten Speichermedium (USB-Stick/externe Festplatte/DVD) gesichert. Preis: 6,50 €*
• SOS-Cloud: Auf Wunsch stellen wir Ihnen die digitalisierten Daten in einem geschützten Bereich auf unserem Cloud-Server bei einem deutschen Rechenzentrum zum Download bereit. Sie erhalten von uns per eMail einen Link und ein individuelles Passwort und haben unmittelbar nach der Digitalisierung Zugriff zu Ihren Daten. Preis: 6,50 €*
• Aktenvernichtung: In Zusammenarbeit mit für die Aktenvernichtung zertifizierten Partnern übernehmen wir nach der Digitalisierung gern die datenschutzgerechte Vernichtung Ihrer Altakten zum Preis von 1,95 €* pro Aktenordner.
  Die Vernichtung Ihrer Akten erfolgt erst, nachdem Sie die digitalen Daten geprüft und uns die Freigabe zur Vernichtung erteilt haben.
• Rückversand Ihrer Unterlagen: Sofern die Unterlagen nicht vernichtet werden sollen, senden wir Ihnen diese mit DHL zurück. Dafür berechnen wir die DHL-Versandkosten und einer Pauschale in Höhe von 4,50 €* pro Paket.

Nach dem Eingang der digitalen Daten bei Ihnen überprüfen Sie die Daten. Erst nach Ihrer Bestätigung vernichten wir Ihre Papierakten (sofern beauftragt). Anschließend löschen wir die Sicherungskopie Ihrer digitalen Daten auf unseren Systemen. Nach der Übergabe der Daten sollten Sie daher unbedingt eine Datensicherung vornehmen.

Nach dem Abschluß der Digitalisierung erhalten Sie unsere Rechnung. Diese können Sie per Banküberweisung oder PayPal begleichen. Nach Zahlungseingang auf unserem Konto übersenden wir Ihnen Ihre Papierdokumente im Original zusammen mit den digitalen Daten zurück.

Private Unterlagen scannen zum Festpreis

Aktenordner digitalisieren für Privatpersonen – Scanservice BASIC	Preis*
Ihre Leistungen: Sie übernehmen die Vorbereitung der Dokumente zum Scannen und liefern uns Aktenordner mit einzeln einzugsfähigen Belegen. Unsere Leistungen: – Digitalisierung der Dokumente eines Aktenordners mit bis zu 350 Blatt DIN-A4 – Auflösung: 300 dpi | Farbscan – Speichern aller Dokumente in einer mehrseitigen PDF-Datei – Duplexscan (beidseitiger Scan)	18,50 € pro Ordner

Aktenordner digitalisieren für Privatpersonen – Scanservice KOMPLETT

Preis*

Ihre Leistungen: Lieferung der Aktenordner zum SOS Scanservice. Unsere Leistungen: – Vorbereitung der Dokumente und Belege zum Scannen – Digitalisierung der Dokumente eines Aktenordners mit bis zu 350 Blatt DIN-A4 – Auflösung: 300 dpi | Farbscan – Speichern der Dokumente als mehrseitige PDF-Datei – Duplexscan (beidseitiger Scan) – Indexierung (Erstellung bis zu 5 mehrseitigen PDF-Dateien pro Ordner)

29,50 € pro Ordner

Private Unterlagen scannen – optionale Leistungen

Individuelle Leistungen nach Ihren Bedarf	Preise*
Heft- bzw. Büroklammern nach dem Scannen der Dokumente wieder anbringen	5,50 € pro Ordner
Gemischtes Beleggut verarbeiten Im Ordner befinden sich Belege in unterschiedlichen Formaten z.B. Kassen-, Bankbelege oder Quittungen	4,50 € pro Ordner
Dokumente aus Klarsichthüllen (Folien) oder von Heftstreifen entnehmen, scannen und wieder Rückheften	6,50 € pro Ordner
Erstellung zusätzlicher PDF-Dateien zur Indexierung	0,35 € pro Datei

So unterschiedlich wie Ihre Dokumente, so unterschiedlich sind die notwendigen Arbeiten zur Erstellung einer digitalen Kopie. Gern berate ich Sie zu all Ihren Fragen telefonisch oder per eMail.

Private Urkunden und gebundene Dokumente scannen

Gebundenen Dokumente, z.B. Notarielle Verträge oder bestimmte Versicherungspolicen, wo die Bindung nicht entfernt werden kann, werden einzeln auf einem Flachbettscanner verarbeitet. Da dies mit einem weitaus höheren Zeitaufwand verbunden ist, muss der Scanservice nach Aufwand und Anzahl der Seiten kalkuliert werden.

Gebundene Dokumente/Urkunden scannen	DIN-A4	DIN-A3
1 bis 99 Seitem	0,35 €	0,55 €
100 bis 199 Seiten	0,30 €	0,45 €
ab 200 Seiten	0,25 €	0,35 €

*Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Private Unterlagen scannen, wie schützt SOS Bürodienste meine persönlichen Daten?

SOS Bürodienste ist ein inhabergeführtes Einzelunternehmen. Egal, ob wir Ihre Dokumente sortieren oder digitalisieren, nur der Inhaber und dessen Ehefrau bearbeiten Ihre Unterlagen.

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten gemäß der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung ist Grundlage unserer täglichen Arbeit.

Ihre persönlichen Daten wie Name, Adresse und eMail werden nur zur Bearbeitung Ihres Auftrages gespeichert und verwendet. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie erhalten von uns keine Werbesendungen per eMail oder Post.

Ihre digitalisierten Daten werden nicht auf unseren PC-Systemen gespeichert. Die Sicherung erfolgt auf einer externen Festplatte, welche unter Verschluss aufbewahrt wird. Nach Abschluß des Auftrages wird diese Sicherungskopie restlos gelöscht.

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Private Unterlagen scannen – Ihr Ansprechpartner:
Herr Thomas Flämig, Dipl.-Verwaltungswirt (FH)
beantwortet gern Ihre Fragen per Telefon 0341 / 652 32 90
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