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Digitale Dokumente

Papierberge schrumpfen

Prozesse optimieren

Digitale Dokumente
– die Zukunft im Büro?

Digitale Dokumente machen Ihre Papierablage nahezu überflüssig und Sie kommen dem papierlosen Büro einen sehr großen Schritt näher. Ihre Papierberge wachsen nicht mehr, sie schrumpfen. Wenn Sie ein Dokument aus vergangenen Jahren benötigen, entfallen der Gang ins Papierarchiv und die Suche zwischen verstaubten und verblassten Ordnern.

Sie greifen bequem von Ihrem Schreibtisch auf Ihre Unterlagen zu, die Sie genauso wir Ihre Papierablage in verschiedenen Ordnern klar strukturiert und sortiert abgelegt haben, durchsuchen Sie nach den von Ihnen festgelegten Kriterien. Dabei können nicht nur Sie, sondern auch Ihre autorisierten Mitarbeiter jederzeit und schnell Ihre Dokumente ausdrucken, per Email oder Fax versenden.

Mit der Digitalisierung Ihrer Unterlagen behalten Sie den Überblick über sämtliche Dokumente, die zu einem bestimmten Vorgang gehören, denn alle Dokumente liegen in gleicher digitalisierter Form vor und können zusammengehörig in einem Ordner gespeichert werden.
Sie legen nicht mehr getrennt nach Papierdokumenten, wie Briefkorrespondenz und elektronischen Daten, wie Emails ab, sondern haben alle Unterlagen in einem Medium. Das optimiert Ihre Bearbeitungsprozesse, reduziert Ihren Suchaufwand und erlaubt Ihnen eine zeitliche und eine quantitative Vorstellung über Ihre Schriftkorrespondenz.

 

Elektronische Dokumente erhalten Rechtscharakter

Immer mehr Daten werden in unserer täglichen Arbeit bereits elektronisch generiert oder digital ausgegeben. Das Papier als Träger der Informationen ist somit nur noch ein mögliches Ausgabeformat eines ursprünglich elektronischen Dokuments.

Die bereits vielfach genutzten elektronischen Signaturen verleihen elektronischen Dokumenten Rechtscharakter und sind damit ebenso rechtskräftig wie handschriftlich unterzeichnete Dokumente.

Digitale Dokumente
– langlebig, fälschungssicher und geschützt

Digitale Dokumente verstauben nicht, am Papier nagt der Zahn der Zeit, es vergilbt und verblasst. Kopieren Sie ein archiviertes Papierdokument, geht das immer mit einem Qualitätsverlust einher. Ziehen Sie die Kopie von einem digitalen Dokument erhalten Sie nahezu Originalqualität.

Des weiteren sind digitalisierte Dokumente mehrfach sicherbar und besser schützbar vor Elementarschäden durch Feuer, Hochwasser, Rohrbruch, Sturm etc.

Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen DMS

Für die Übertragung von Bestands- und Altakten in ein Dokumenten-Management-System spricht, dass viele Dokumente im täglichen Büroalltag sowieso schon in elektronischer Form eingehen und versendet werden. Entsprechend archivieren Sie bereits viele Dokumente in elektronischer Form.

Sie haben sich bereits eine Verzeichnisstruktur überlegt, eventuelle Schlagworte zur Recherche hinterlegt und die Bezeichnung Ihrer Dokumente festgelegt.

Zu vielen Vorgängen gehören jedoch auch Belege aus der Vergangenheit, die in schriftlicher Form vorliegen oder Daten, die Sie in Papierform erhalten haben.

So bildet ein digitales Archiv in Form eines Dokumenten-Management-Systems einen Vorgang vollständig ab, während die Papierakte unvollständig bleibt, da sie um die elektronisch vorliegenden Dokumente meist nicht mehr ergänzt wird.

Die Trennung zwischen elektronischer Ablage und Papierablage ist nicht mehr sinnvoll. Die mechanische Lebensdauer elektronischer Dokumente ist einfach unschlagbar gegenüber der Lagerfähigkeit von Papier.

Außerdem ist für jedes, insbesondere für historische Dokumente, die Wiederherstellbarkeit gewährleistet.

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