Private Ordnerstruktur anlegen, mit 7 Ordnern beginnen

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Im ersten Teil dieser Artikelserie zum Thema Private Papiere sortieren, wie fange ich an? habe ich Ihnen Schritt für Schritt gezeigt, wie Sie Ihre Papierberge richtig sortieren.

Sicher, das war sehr aufwändig. Die Unterlagen wurden zunächst nach Hauptkategorien vorsortiert. Anschließend erfolgte die Sortierung in den Unterkategorien nach Sachgebieten.
Nachdem im letzten Schritt alle Papiere nach Datum aufsteigend sortiert sind, kann nun die Ordnerstruktur erstellt und die Unterlagen strukturiert abgeheftet werden.

Welche private Ordnerstruktur ist sinnvoll?

Ziel jeder Dokumentenablage ist es, dass benötigte Unterlagen schnell und ohne langes Suchen gefunden werden. In jeder Firma gibt es daher klare Regeln, wo welches Dokument abgelegt wird.

Auch für den privaten Bereich sollten Sie solche Regeln erstellen und in der Familie entscheiden, wer sich um die Ablage und Aktualisierung der privaten Papiere kümmert.

Viele Köche verderben den Brei, oder anders ausgedrückt – jeder sortiert nach einem anderen System und schon beginnt die Suche aufs Neue.

In Abhängigkeit von der Größe Ihrer Familie, von Ihrer persönlichen Situation und von Ihren Hobbys, kann nicht pauschal festgelegt werden, wie die Struktur der Aktenablage aufgebaut sein soll. Diese Frage müssen Sie nach dem individuellen Bedarf entscheiden.

Private Ordnerstruktur anlegen – was brauche ich?

• Aktenordner (neu, oder Ihre gebrauchten)
• Ordnerrückenschilder zum Beschriften der Ordner
• Locher und Heftmaschine
• Ordnungsmittel wie Trennstreifen und Trennblätter

Private Ordnerstruktur – mit 7 Ordnern starten

Daher knüpfe ich an dieser Stelle an die im 1. Teil dieser Beitragsserie bei der Sortierung der Papiere erstellte Kategorie-Struktur an. Sie erinnern sich, wir haben alle Papiere in sieben Hauptkategorien sortiert:

• Arbeit und Beruf
• Fahrzeuge
• Finanzen und Steuern
• Gesundheit
• Persönliche Dokumente
• Versicherungen
• Wohnen oder Immobilien

Diese sieben Kategorien bilden nun die Grundlage für unsere Ordnerstruktur. Wir erstellen für jede Hauptkategorie einen Ordner, insgesamt also 7 Ordner.

Was gehört in welchen Ordner?

Auch hier haben Sie beim Sortieren schon gute Vorarbeit geleistet. Für jede der sieben Hauptkategorien haben Sie – individuell nach der Art Ihrer Unterlagen – Papiere zu weiteren Unterkategorien zusammengefasst.

Unter Verwendung von Trennstreifen, welche Sie mit der jeweiligen Unterkategorie beschriften, heften Sie nun die Papiere sortiert nach dem folgenden Ordner-System ab:

Ordner 1:  Arbeit und  Beruf
Zeugnisse, Studienunterlagen, Diplome, Arbeits- und Ausbildungsverträge, Fortbildungsmaßnahmen, Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen

Ordner 2:  Fahrzeuge
Fahrzeugpapiere, Unterlagen Kfz-Steuer, Rechnungen Reparatur, Belege zu Unfällen, Mitgliedschaften Automobilclub, TÜV- und ASU-Belege

Ordner 3:  Finanzen und Steuern
Steuererklärungen, Steuerbescheide, Kontoeröffnungen, Kontoauszüge, Freistellungsaufträge, Vermögenswirksame Leistungen, Kreditverträge, Aktien, Geldanlagen

Ordner 4:  Gesundheit
Krankenversicherung, Schreiben Krankenkasse, Impf- oder Mutterpass, Auslandskrankenversicherung, Pflegeversicherung, Rechnungen zu Behandlungen, Ärztliche Gutachten

Ordner 5: Persönliche Dokumente
Heirats- und Geburtsurkunden, Familienstammbuch, Reisepass, Meldebestätigungen, Lebenslauf, Testament, Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Meldungen zur Sozialversicherung

Ordner 6:  Versicherungen
Versicherungsverträge jeder Art, Versicherungsnachträge, Unterlagen zur privaten und gesetzlichen Rentenversicherung

Ordner 7:  Wohnen oder Immobilien
Mietverträge, Belege für Kaution, Nebenkostenabrechnungen, Verträge mit Versorgungsträgern (Strom, Gas, Wasser) und Telefonanbietern, Rundfunkbeiträge, Kaufbelege Wohnungseinrichtung und Elektrogeräte, Notarielle Verträge und Urkunden zum Eigenheim bzw. zur   Eigentumswohnung,  Grundbuchauszug, Rechnungen zu Reparaturen und Modernisierung

Bei Bedarf sollten Sie weitere Ordner anlegen. Diese könnten z.B. sein:

Kinder
Für jedes Kind wird ein Ordner mit folgenden Dokumenten angelegt:
Geburtsurkunde, Impfausweis, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise, Hobby, Mitgliedschaften in Vereinen

Hobby, Freizeit und Sport
Verträge zu Mitgliedschaften im Fitnessstudios oder Vereinen, Kaufbelege für Sportgeräte oder –Ausrüstung

Mein Lesetipp:

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Wie lege ich Unterkategorien im Ordner an?

Beim Abheften der Unterlagen trennen Sie die Unterkategorien durch entsprechend beschriftete Trennblätter. Im Ordner „Versicherungen“ sollte die Trennung z.B. nach der Art der Versicherung erfolgen:

• Leben | Gesellschaft | Vertrags-Nummer
• Haftpflicht | Gesellschaft | Vertrags-Nummer
• Hausrat | Gesellschaft | Vertrags-Nummer
• Rechtsschutz | Gesellschaft | Vertragsnummer

Aufgrund dieser Angaben auf dem Trennblatt ist es Ihnen später leicht möglich, Nachträge dem richtigen Vertrag schnell zuzuordnen.

Nach diesem Prinzip heften Sie nun alle Unterlagen in die einzelnen Ordner ab.

Wie werden die Ordner beschriftet? 

Nachdem alle Papiere in die Ordner abgeheftet sind, beschriften Sie abschließend die Ordnerrückenschilder mit der Hauptkategorie und einigen Unterkategorien Ihrer Wahl.

Tipp 1: Beim Kauf der Ordnerrückenschilder sollten Sie beachten, dass es diese selbstklebend oder als Einsteckschilder gibt. Achten Sie auf die für Ihren Ordnertyp passende Ausführung.

Tipp 2: Nicht jeder von uns hat eine perfekte Druckschrift. Daher verwende ich gern die selbstklebenden Ordnerrückenschilder der Firma AVERY-Zweckform. Diese werden auf DIN-A4 Bögen angeboten, können mit der Etikettensoftware des Herstellers am PC individuell gestaltet und anschließend ausgedruckt werden. So erhalten Sie ein perfektes Ergebnis für Ihre neue Aktenablage.

Private Ordnerstruktur erstellen – das sollten Sie beachten?

• Ordner zu maximal 75% füllen:
  Aktenordner sollten nur zu 50% bis 75 % gefüllt werden. Das erleichtert das Nachheften von Dokumenten und das blättern im Ordner bei der Suche nach bestimmten Unterlagen.
  
• Ablaufdatum der Dokumente vermerken
  Beim Abheften der Unterlagen vermerken Sie gut sichtbar (oben rechts) das Ablaufdatum für jedes Dokument. Dieses Datum errechnet sich aus den Aufbewahrungsfristen und gibt an, ab welchen Zeitpunkt diese Belege entsorgt werden können.
  
• Große Kategorien trennen
  Umfangreiche Kategorien und Sachgebiete, z.B. der Bereich Versicherung besser in zwei Ordner aufteilen.
  
• Inhaltsverzeichnisse anlegen
  Bei zahlreichen Unterkategorien in einem Ordner hilft ein Inhaltsverzeichnis als Deckblatt zur schnellen Suche im Ordner.
  
• Farbige Ordnerrückenschilder
  Farbige Rückenschilder können helfen, Ihre Aktenablage nach Themen noch übersichtlicher zu strukturieren.
  

So geht es weiter – Ablagesysteme aktualisieren

Auch ein privates Ablagesystem muss regelmäßig aktualisiert werden. Neu eingehende Unterlagen müssen dem Ordnersystem einmal im Monat zugeordnet werden. Einmal im Jahr sollten „abgelaufene Dokumente“ entfernt werden.

Damit Sie Ihr privates Ablagesystem über lange Zeit effektiv nutzen können, gebe ich Ihnen im 3. Teil dieser Beitragsserie einige Tipps zum Thema: „Private Ablage organisieren – …“

Dieser Artikel ist der 2. Teil der Serie „Private Unterlagen ordnen„. Dies könnte Sie auch interessieren:

Mein Lesetipp: