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Ordner digitalisieren
Aktenordner einscannen
Akten-Scandienst

Warum Akten Ordner digitalisieren?

Im geschäftlichen und privaten Bereich müssen Sie wichtige Dokumente, so z.B. Versicherungs-, Renten- und Ausbildungsnachweise, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen, Notarielle Verträge u.a.m. teilweise ein Leben lang sicher aufbewahren.

Oder denken Sie an Ihr Firmen- bzw. Familienarchiv mit zahlreichen alten Dokumenten, welche bei Verlust oder Beschädigung nicht wiederbeschafft werden können und für die nächsten Generationen aufbewahrt werden sollten.

Im Verlauf der Jahre sammelt sich so eine beträchtliche Anzahl von Unterlagen und Ordnern an. Deren Verwaltung und Organisation erfordert eine effektive Ablage- und Ordnerstruktur, benötigt viel Platz und kostet somit auch Geld.
Daher digitalisieren große Unternehmen schon seit Jahren ihre Papierdokumente und archivieren alle Unterlagen digital.

Stellen auch Sie jetzt Ihre Papierablage um – erstellen Sie für Ihren Handwerksbetrieb oder für Ihre privaten Unterlagen ein digitales Archiv.
Der Aufwand und die Kosten für die Digitalisierung sind günstiger als der Aufwand und die Kosten für die Wiederbeschaffung von beschädigten oder verlorenen Dokumenten.

Ordner digitalisieren – wie sollten Sie vorgehen?

Prüfen Sie zunächst Ihr bestehendes Ablage- und Ordnersystem auf Zweckmäßigkeit und Effektivität.
Wie viel Zeit benötigen Sie, um ein bestimmtes Dokument, einen bestimmten Vertrag zu suchen bzw. zu finden?
Bei einer effektiven Ablagestruktur sollten Sie nicht lange suchen – die benötigten Unterlagen können nach wenigen Handgriffen eingesehen werden. In diesen Fall können Sie die in der Praxis bewährte Struktur Ihrer Papierablage auch für die digitale Ablage übernehmen.

Wenn Sie jedoch feststellen, dass Sie länger suchen als finden, sollte zunächst die Struktur Ihrer Ablage geprüft und optimiert werden. Hierbei unterstützen wir Sie gern mit unserem → SOS Büro-Sortierdienst.

Moderne Dokumentenscanner verarbeiten die Dokumente im Einzugsverfahren. Daher müssen vor dem Scannen alle Heft- und Büroklammern von den Dokumenten entfernt werden. Ältere oder beschädigte Dokumente müssen kopiert werden, oder sollten schonend über einen Flachbettscanner digitalisiert werden.

Aktenordner einscannen – Ihre Vorteile?

  • Schneller Zugriff auf Ihre Dokumente über Ihren PC
  • kein aufwändiges und langes Suchen in zahlreichen Aktenordnern
  • Platzsparende und langfristig sichere Archivierung
  • Schutz der Dokumente vor Verlust oder Beschädigung durch Feuer, Wasser, Diebstahl
  • Sie können weitere Sicherungskopien Ihrer digitalen Daten anlegen
  • Jährliche Aktualisierungen z.B. von Versicherungs- und Darlehnsverträgen oder Steuerunterlagen können leicht ergänzt werden
  • Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems zur effektiven Verwaltung und Archivierung großer Datenmengen bzw. von unterschiedlichen Daten.

Ordner digitalisieren lassen?

Wenn Sie Ihre Papierablage nicht selbst digitalisieren wollen oder können, finden Sie sachkundige Hilfe beim → SOS-Scanservice.
Sie übergeben uns Ihre Aktenordner mit einzeln einzugsfähigen Unterlagen und wir digitalisieren Ihre Unterlagen auf hochwertigen Dokumenten-Einzugsscannern – kostengünstig und schnell schon ab 17,50 € pro Ordner.

Rund um das Thema Ordner digitalisieren unterstützen wir Sie zuverlässig mit weiteren Dienstleistungen. Informieren Sie sich jetzt zu unseren → Leistungen und Preisen.

Für Ihre Fragen stehen wir Ihnen gern per Telefon oder im persönlichen Gespräch zur Verfügung.

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Ihr Ansprechpartner:

Thomas Flämig
Dipl.- Verwaltungswirt (FH)

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