Digitale Dokumente archivieren, 4 Optionen im Vergleich

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Digitale Dokumente archivieren, was ist dabei zu beachten? Welche Vor- und Nachteile haben die verschiedenen Speichermedien für die langfristige Archivierung von Daten?

Digitale Dokumente langfristig sicher archivieren? Was ist bei der Auswahl des Speichermediums zu beachten?

Zur sicheren Archivierung Ihrer digitale Dokumente übergeben wir Ihnen diese nach dem Scannen gespeichert auf einem USB-Stick oder auf einer externen Festplatte.

Bitte bedenken Sie, dass jedes Speichermedium eine endliche Lebensdauer hat und Vorteile bzw. auch Nachteile aufweist. Für die weitere Sicherung Ihrer digitalen Dokumente sind Sie selbst verantwortlich.

Digitale Dokumente archivieren – wir empfehlen immer dem Grundsatz der doppelten und externen Datensicherung zu folgen.

Das bedeutet, Sie sollten von Ihren digitalisierten Dokumenten weitere Sicherungskopien, idealerweise auf unterschiedlichen Speichermedien, erstellen, die Sie an verschiedenen Orten aufbewahren sollten.

Bitte beachten Sie immer die Lebensdauer des Speichermediums und erstellen Sie gegebenenfalls in bestimmten Zeitintervallen erneut Sicherungskopien. Auch sollten Sie auf die langfristige Lesbarkeit Ihrer Daten achten.

Beispielsweise sind Diskettenlaufwerke in heutigen PCs nicht mehr üblich. Die Entwicklungen in der Computer- und Softwaretechnologie geht rasant. Halten Sie Ihre Speichermedien im Auge und denken Sie rechtzeitig an eine Datenkonvertierung falls das notwendig wird.

Digitale Dokumente archivieren – Option 1: Cloud

Das hat den Vorteil, dass Sie jederzeit und an jedem Ort der Erde über das Internet mit einem Passwort auf Ihre Dokumente zugreifen können. Sie benötigen keine gesonderte Software auf Ihrem PC, Tablet oder Smartphone.

Digitale Dokumente organiseren | Dokumenten Management DMS

Online Archivierung kann dem Bereich des Cloud-Computing zugeordnet werden. Hierbei nutzen Sie die von externen Anbietern bereitgestellte IT-Infrastruktur, um Ihre eigenen Daten zu speichern. Sie mieten sozusagen einen Teil der Kapazitäten eines externen Diensteanbieters.

Zu dieser mietbaren Infrastruktur können beispielsweise Datenspeicher, Rechen- und Netzwerkkapazitäten aber auch fertige Software gehören.

Auf diesem Wege brauchen Sie keinen eigenen lokalen Speicherplatz schaffen oder in zusätzliche Software investieren. Der Zugriff auf Ihre Daten erfolgt über ein Netzwerk, zumeist das Internet.

Der Begriff der Cloud (zu deutsch Wolke) visualisiert die vielfach große geografische Entfernung zwischen Ihnen und dem Online-Archiv Anbieter und damit dem faktischen Standort des Datenspeichers.

Der Vorteil der Online-Archivierung ist, dass Ihre Dokumente mit Ihnen mobil werden. Sie können unterwegs jederzeit über das Internet auf Ihre Daten zugreifen.

Eine zusätzliche Software auf Ihrem Rechner oder Tablet ist dafür in der Regel nicht notwendig. Des Weiteren brauchen Sie sich nicht um kostenintensive Hardware, Softwareaktualisierungen, permanente Regelwerksüberprüfungen oder das Ausfallrisiko kümmern. Diese Punkte garantiert Ihnen der Online-Archiv Anbieter mit seinen Qualitätsstandards.

Sollten Sie erwägen, Ihre digitalisierten Dokumente online zu archivieren, stellen Sie sich zunächst immer die Frage:

Kann ich meine Daten in die Hände Dritter legen? Wie sensibel sind Ihre Dokumente? Stehen die Server des Anbieters in Deutschland? Vor dem Hintergrund der Datensicherheit empfehlen wir Ihnen, sich genauestens über den jeweiligen Diensteanbieter zu informieren.

Digitale Dokumente archivieren – Option 2: externe Festplatte

Eine eher konventionelle, aber dafür – in unseren Augen – sichere Variante ist die Datensicherung auf einer externen Festplatte.

Diese können Sie selbst im Computerfachhandel erwerben, mittels USB-Port bei Bedarf an Ihren PC anschließen und Ihre digitalen Dokumente speichern.

Der Vorteil dieser Sicherungsmethode liegt auf der Hand – sie haben genug Speicherkapazität für weitere Daten, wie Fotos oder zukünftig anfallende digitale Dokumente.

Eine externe Festplatte ist nicht ständig mit dem Internet verbunden. So schützen Sie Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen.

Bitte achten Sie unbedingt auf die mechanische Lebensdauer bei diesem Speichermedium.

Digitale Dokumente archivieren – Option 3: USB-Stick

Das Erstellen einer Sicherungskopie Ihrer digitalen Dokumente auf einem USB-Stick stellt – in unseren Augen – eine ebenso sichere und obendrein praktische Sicherungsvariante dar.

Ein USB-Stick ist kaum größer als ein Schlüssel, passt bequem in die Hosentasche, kann problemlos an einem externen Ort aufbewahrt werden und ist ebenso auf jedem PC auslesbar.

Hierbei ist allerdings zu beachten, dass eventuell spezielle Software auf dem auslesenden PC notwendig ist. Nachteilig für den USB-Stick ist die begrenzte Speicherkapazität.

Bitte achten Sie unbedingt auf die mechanische Lebensdauer bei diesem Speichermedium.

Digitale Dokumente archivieren – Option 4: CD-Rom oder DVD

Mit dem richtigen Dateiformat und entsprechenden digitalen Einstellungen lassen sich bis zu 7.000 Seiten auf einer CD-Rom speichern. Das entspricht einer Datenmenge von 700 MB.

Eine DVD hat ein Speichervolumen von 4,7 GB und das Speichervolumen einer BlueRay beginnt bei 25 GB. Wogegen der CD-Rom und der DVD eine Lebensdauer von 10 Jahren zugestanden werden, soll eine BlueRay bis zu 30 Jahre lagern können.

Fakt ist, diese Speichermedien weisen die gleichen Vorteile wie ein USB-Stick oder eine externe Festplatte auf. Sie sind aufgrund ihrer Größe praktisch transportierbar in jeder Handtasche und bequem extern zu lagern.

Jedoch bleibt der Nachteil, ob wirklich jeder PC über den Sie Ihre digitalisierten Dokumente von der CD, DVD oder BlueRay auslesen wollen über ein entsprechendes Laufwerk verfügt.

Ebenso könnte spezielle Software auf dem auslesenden Gerät notwendig sein. Bitte achten Sie auch bei diesen Speichermedien unbedingt auf die mechanische Lebensdauer und erstellen Sie rechtzeitig neue Sicherungskopien.

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