Unterlagen digitalisieren lassen? Scanservice Leipzig
Unterlagen digitalisieren lassen – SOS Scanservice ist Ihr Partner für die Digitalisierung von Papierdokumenten mit individuellen Scandienstleistungen für Firmen, Handwerker, Freiberufler, Selbständige, Vereine und für Privatpersonen.
SOS Scanservice digitalisiert Ihre Unterlagen, Belege oder Akten, welche in Papierform bis zum Format DIN-A3 vorliegen – beim handschriftlichen Notizzettel angefangen bis hin zum mehrseitigen gebundenen Vertrag.
Sinnvoll ist eine Digitalisierung grundsätzlich für jedes Papierdokument, denn als digitale Kopie können Sie wichtige Unterlagen mehrfach gesichert und geschützt vor vor Verlust oder Beschädigung aufbewahren.
Unterlagen digitalisieren | Akten scannen für Firmen
Wie umfangreich und wie sicher ist Ihr Aktenarchiv? Welche Kosten verursachen Ihre Altakten?
Manches Dokument halten Sie lieber in Papierform in der Hand, eine bloße elektronische Sicherung würde Ihnen nicht ausreichen. Aber die Mehrheit Ihrer Dokumente erstellen und erhalten Sie sicher bereits in elektronischer Form.
Sie fertigen einen Ausdruck und vermerken eventuell etwas handschriftlich darauf – und das Dokument wandert zunächst in die Ablage und danach ins Archiv. Im Archiv warten Ihre Dokumente dann auf den Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Hier ist es sinnvoll zwischen Altakten, Bestandsakten und Akten im Bearbeitungsprozess zu unterscheiden.
Altakten bewahren Sie nur noch entsprechend der gesetzlichen Fristen auf oder archivieren Sie aus firmenhistorischen Gründen. Bestandsakten können im Geschäftsalltag zu Recherchezwecken oder zur Klärung von Unstimmigkeiten wichtig werden.
Akten im Bearbeitungsprozess sind für die Sachbearbeitung der täglichen Geschäftsvorfälle notwendig und müssen zur Hand sein. Wird ein Dokument benötigt, muss es schnell auffindbar sein.
Eine klar strukturierte elektronische Ablage ist immer zeiteffizienter und weniger raumfordernd gegenüber einer Papierablage.
Welche Dokumente und Akten Sie digitalisiert archivieren wollen, hängt von Ihren konkreten Bedürfnissen ab. Streben Sie das nahezu papierlose Büro an? Benötigen Sie Ihren Archivraum für andere Zwecke?
Wurden Ihre Dokumente schon einmal aufgrund höherer Gewalt beschädigt und Sie wollen Ihre Dokumente geschützt ablegen? Wollen Sie firmenhistorische Dokumente sichern?
Lesetipp:
Wie werden Dokumente und Akten beim SOS Scanservice digitalisiert?
Wann muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden?
Was versteht man unter dem Begriff „Ersetzendes Scannen?
Unterlagen digitalisieren – wir scannen für Ihre Firma:
Eingehende und ausgehende Rechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine, Produktbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Visitenkarten, Besprechungsnotizen, Verträge, Krankenscheine, Kontaktanschreiben, Bescheide, Erlasse, Zahlungsanweisungen, Versicherungsakten, Personalakten, Eingangs- und Ausgangspost, Patientenakten, Befunde, Zahlungsbelege, Quittungen, Preislisten, Bestellungen, Bestätigungen, Reisekostenabrechnungen, Bus-, Bahn- und Flugtickets, Prozessdokumentationen, Produktionshandbücher, Sitzungsprotokolle, Flyer, Zertifikate, Zeugnisse, Handbücher, Bestellungen, Buchhaltungsunterlagen, Mahnungen, Bedienungsanleitungen…
Hier erfahren Sie mehr zum Angebot → Belege scannen für Firmen
Unterlagen digitalisieren | Belege einscannen für Privatpersonen
Wie viele Ordner mit wichtigen Unterlagen haben Sie zu Hause? Wie sicher können Sie diese Dokumente aufbewahren?
Welches sind die wichtigsten Dokumente? Wie schnell finden Sie das Dokument, welches Sie suchen? Wie gut sind Ihre → Unterlagen sortiert?
Sicher gehen Ihnen jetzt viele Stichworte durch den Kopf und Ihr geistiges Auge wandert in Ihrem Aktenschrank: Arztbefunde, Urkunden, Steuer, Versicherungen, Bank, Hausbau oder –kauf, Auto, Urlaub, Kinder, Vollmachten, Rente, Behörden, Job…
Viele Dokumente gehören zu mehreren Vorgängen gleichzeitig, sind aber einzeln in verschiedenen Ordern abgeheftet?
Für einen Behördenantrag, Versicherungsfall, die Steuererklärung oder jeglichen anderen Vorgang suchen Sie dann aus Ihren verschiedenen Ordnern die entsprechend zu erbringenden Nachweisdokumente zusammen.
Wo habe ich das nur abgelegt?
Mit digitalisierten Dokumenten erleichtern Sie sich diesen Such-, Sortier- und Ablageaufwand. Gemeinsam mit Ihnen legen wir eine sinnvolle Ordnerstruktur fest, scannen Ihre Dokumente und speichern Sie unter den Stichpunkten, die Sie uns vorgeben.
So können Sie Ihre Dokumente mehrfach in verschiedenen thematischen Ordnern intuitiv speichern.
Sie finden schneller, was Sie suchen. Sie können sich Sicherheitskopien erstellen, die im Fall der Fälle einfach transportabel sind. Sie schützen Ihre Unterlagen vor höherer Gewalt.
Lesetipp:
Wie sichern Sie wichtige Papierdokumente vor Verlust oder Beschädigung?
Warum Kaufbelege und Rechnungen scannen?
Warum Studienunterlagen, Ausbildungsnachweise digitalisieren?
Unterlagen digitalisieren – wir scannen für Privatpersonen:
Arztbefunde, Versicherungsunterlagen, Urkunden, Zeugnisse, Baudokumente, Schul- und Studienunterlagen Ihrer Kinder, Immatrikulationsbescheinigungen, Behördenschreiben, Steuerbescheid, Rentenunterlagen, Verbrauchsabrechnungen Ihrer Versorger, Rechnungen, Zahlungsbelege, Vertragsunterlagen, Lohnabrechnungen, Werkstattrechnungen, Garantieunterlagen, Kaufbelege, handschriftliche Notizen, Diplom- Magister- Master- oder Bachelorarbeiten, Hochzeitszeitungen, Tauf-, Trau-, Geburtsurkunden, Bedienungsanleitungen, Bestellungen, Briefkorrespondenz mit Behörden, Krankenkasse, Anwalt, …
Hier erfahren Sie mehr zum Angebot → Private Akten einscannen
